Aantoonbaar correct declareren: zó maak je fun van je facturatierun

Eén van de pijlers van Horizontaal Toezicht (HT) is het aantoonbaar correct declareren van DBC’s. Bij ValueCare zien we dat dit voor veel zorginstellingen één van de grootste uitdagingen vormt. Het is namelijk vaak al een hele uitdaging om correct te declareren. Een fout - bijvoorbeeld het verkeerd registeren van een DBC of het niet valideren van verzekeringsgegevens van een patiënt - is immers snel gemaakt. Maar hoe toon je aan dat alleen correcte facturen worden gedeclareerd?

Wat is Aantoonbaar Correct Declareren precies?

Om fouten in het declaratieproces te voorkomen worden er risicoanalyses gemaakt waar vervolgens - vaak in overleg met de verzekeraar en de accountant - beheersmaatregelen aan worden gekoppeld zodat er geen onjuiste facturen worden verstuurd.

Aantoonbaar correct declareren betekent dat een zorginstelling aantoont de afgesproken beheersmaatregelen rondom het declaratieproces ook na te komen. Het spreekt voor zich dat het van belang is dat deze verantwoording op een transparante en onafhankelijke wijze gebeurt. Het is onze ervaring, dat dit proces zorginstellingen circa 4 uur per facturatierun kost. Met gemiddeld één facturatierun per twee weken, kan dat oplopen tot ruim 100 uur op jaarbasis. Uren die in het Horizontaal Toezicht traject zeer kostbaar zijn.

Kunnen we het proces rondom aantoonbaar correct declareren niet verbeteren? Bijvoorbeeld door het te automatiseren? En als we dat doen, wat levert dat dan op?

Wij hebben ons deze vragen ook gesteld. Samen met HT koploper Rijnstate hebben we een module ontwikkeld waarmee we het proces van aantoonbaar correct declareren automatiseren. Het resultaat is een module waarbij het automatische blokkade proces van foutieve facturen, gecertificeerd wordt aangetoond in de ValueCare portal.

• Per facturatierun scheelt dit Rijnstate uren administratief werk in het handmatig aantonen van correcte declaraties.
• Daarnaast vergroot Rijnstate met iedere geblokkeerde foutieve factuur haar financiële zekerheid.
• Overall: medewerkers van de zorgadministratie ervaren meer grip op het proces van de declaratie.

Hoe werkt dat automatisch blokkeren van facturen?

ValueCare heeft de stappen van actielijst naar te blokkeren DBC’s volledig geautomatiseerd en biedt de blokkadelijst dagelijks aan bij het ZIS van het ziekenhuis. Het ZIS blokkeert uiteindelijk de daadwerkelijke factuurregel (bijv. d.m.v. een blokkademodule, of een robot gebouwd door ValueCare).

Hoe transparant is deze werkwijze? Ik wil geen grip op het proces van facturatie verliezen.

Volledige transparantie is belangrijk in het proces van verantwoording. Daarom wordt in de ValueCare portal het resultaat van iedere geautomatiseerde blokkadestap getoond en aangesloten. Zo kunnen zorginstellingen altijd exact volgen wat er gebeurt en blijven zij ‘in control’. Wij zien dan ook dat zorginstellingen met deze module de grip op het proces van facturatie aanzienlijk vergroten.

Hoe onafhankelijk is deze module? En accepteren zorgverzekeraars deze werkwijze?

Alle stappen in onze module zijn onderdeel van de ISAE 3000 Type II certificering van ValueCare. De zorgverzekeraars en assurance partijen steunen op deze certificering in het beoordelen van de beheersmaatregelen. Ook is de aantoonbaarheid van het blokkadeproces onlangs met HT koploper Rijnstate en de zorgverzekeraar Menzis besproken. Naar aanleiding van dit overleg heeft Menzis, aangegeven de technische aansluiting in de ValueCare portal voldoende te vinden wat betreft de aantoonbaarheid van het blokkade proces.

Werkt dit voor elke zorginstelling?

Ja, wij kunnen voor elke zorginstelling de vertaling maken naar de gerelateerde DBC’s. Ook het aanleveren van een export blokkade bestand is dan mogelijk, en zodoende ook de aansluiting en aantoonbaarheid.

Waar kan ik een demo van deze module bekijken?

Je kunt een demo aanvragen door een mail te sturen naar Michiel Jongbloed.

Heb je vragen over de automatische blokkade of Horizontaal Toezicht in het algemeen, neem dan contact op met Michiel Jongbloed – michiel.jongbloed@valuecare.nl.