Horizontaal Toezicht door de ogen van koploper Mediant

Als een van de eerste GGZ instellingen van ons land is Mediant per 2020 volledig overgegaan op Horizontaal Toezicht. In een openhartig gesprek met intern auditor Odette Broekmaat willen wij scherp krijgen of het Mediant gebracht heeft wat ze er vooraf van hadden verwacht. En welke praktische tips Mediant heeft voor andere GGZ instellingen die de overgang naar Horizontaal Toezicht willen maken.

Allereerst zijn we benieuwd naar welk aspect van Horizontaal Toezicht jullie het meest heeft verrast. Wat zijn de voordelen voor jullie medewerkers en organisatie? 

Zodra je met elkaar het besluit neemt om volledig over te gaan op Horizontaal Toezicht (HT) dient het eerste voordeel zich aan: je creëert een natuurlijk moment - met de bijbehorende aandacht en focus - om echt álle processen aan te pakken.

“Bij Mediant heeft het besluit om over te gaan op Horizontaal Toezicht direct geholpen om zaken binnen het zorgproces te verbeteren”, valt Odette direct met de deur in huis. “Nu we overgegaan zijn op Horizontaal Toezicht ontstaat er bij Mediant veel meer ruimte om te sturen op de inhoud. Dit komt omdat de herziene procesbeschrijvingen nu ook écht van de betrokken afdelingen zelf zijn. Hierdoor ontstaat er eigenaarschap om kritisch te blijven kijken naar onze zorgprocessen.

Het continu zoeken naar verbetering doen we niet alleen binnen afdelingen, maar nu ook veel vaker en actiever tussen afdelingen en tijdens overleggen met onze samenwerkingspartners zoals met Menzis.“, vervolgt Odette bevlogen. “In de gesprekken met de verzekeraar gaat het nu minder over de NZa regelgeving en juist veel meer over de inhoud: waarom we doen wat we doen.

Wat zien jullie als een mooie toevoeging van deze nieuwe manier van verantwoorden?

"Sinds de overgang op Horizontaal Toezicht ervaar ik dat wij echt samen met onze partners op zoek zijn naar oplossingen om de beste zorg te leveren. Dit in tegenstelling tot de oude systematiek van verantwoording achteraf waar ik het gevoel had dat we veel vaker tegenover elkaar stonden. Onder Horizontaal Toezicht doen we géén controles meer achteraf, maar bekijken we per maand of kwartaal wat er is gebeurd. Hierdoor kunnen we veel sneller bijsturen. De PDCA-cyclus is daardoor veel korter.

Het is een gigantische open deur, maar het is voor alle partijen prettiger om het over actuele situaties te hebben in plaats van situaties die ons een jaar of langer geleden speelden. En zo komen we dankzij Horizontaal Toezicht vaker tot gewoon goede zorg, en daar doen we het tenslotte voor.”, besluit Odette met een knipoog naar het motto van Mediant.

Heeft Horizontaal Toezicht ook nadelen?

Ieder voordeel heeft een nadeel. Dus ook over een nadeel van HT hoeft Odette niet lang na te denken. “Alles wat je aandacht geeft groeit. Hiermee bedoel ik dat behandelaren en secretariaten nu worden geconfronteerd met wet- en regelgeving, omdat er aandacht voor is. Veel regels waren er natuurlijk al eerder, maar daar werden ze veel minder mee belast."

Als je HT nog een keer zou implementeren, wat zou je dan anders doen? Of anders verwoord, welke concrete tips heb je voor andere GGZ instellingen die overgaan op HT?

“Voor GGZ instellingen die aan de slag willen met HT is mijn belangrijkste tip dat ze álle beweegredenen en keuzes moeten vastleggen. Van nature doe je dat vermoedelijk al bij de risico’s, maar je doet jezelf een groot plezier als je dit óók doet bij zaken die je wat sneller terzijde schuift. Bijvoorbeeld omdat ze geen risico vormen. Door ook deze zaken goed vast te leggen bespaar je jezelf verderop in het proces veel tijd en afstemming. Bijvoorbeeld tijdens de overleggen met de 2de verzekeraar.".

Voor het registratieproces zelf heeft Odette ook nog een tip: “Stel jezelf continu de ‘waarom’ vraag. Waarom doen we dit? Waarom doen we dit niet? Zo houd je de focus scherp op HT.”.

Inmiddels mag Mediant zich op basis van Horizontaal Toezicht verantwoorden. Hoe ziet dat er precies uit, verantwoording via Horizontaal Toezicht en voor welke uitdagingen staan jullie daarbij?

"Om iedereen maar direct uit de droom te helpen: de verantwoording is nog erg arbeidsintensief. De verantwoordingsrapportage aan onze verzekeraar heeft nu de eerste keer plaatsgevonden en we zijn nog met elkaar op zoek naar de juiste vorm.

Ik ervaar nu dat het verleidelijk is om in de bekende ‘controle modus’ te schieten waarbij we op basis van geanonimiseerde schermprints verantwoorden. Deze reflex moeten we onderdrukken. Verantwoording moet namelijk plaats vinden op de activiteiten die in het controleplan zijn vastgelegd.

Ik heb er vertrouwen in dat we in de komende tijd samen met onze verzekeraar een vorm van verantwoording vinden waarbij wij aantonen dat onze beheersmaatregelen die we hebben beschreven ook echt werken. En ik streef ernaar om dit rechtstreeks te kunnen doen vanuit de tooling van ValueCare.”

Bij ValueCare ontwikkelen ze door ervaringen actief te delen. Merk je dat?

“Ja! Dat merk ik bijvoorbeeld tijdens het intercollegiaal overleg met instellingen die ongeveer net zo ver zijn als Mediant. Door aan te schuiven tijdens het overleg met de andere HT koplopers liften we mee op de kennis en ervaring van anderen. Dit levert ons veel op. Omgekeerd kunnen andere instellingen profiteren van onze ervaringen.”

“Door ervaringen actief te delen en samen te werken ontwikkelen we - in ons geval op het domein van Horizontaal Toezicht - een standaard. Een groot voordeel voor andere GGZ instellingen is dat ze direct kunnen aanhaken. Ze hoeven dus niet zelf opnieuw het wiel uit te vinden.”

Waarom hebben jullie voor ValueCare gekozen?

“Onze belangrijkste overwegingen om voor ValueCare te kiezen was de inhoudelijk kennis van wet- en regelgeving en de snelle ontsluiting van het EPD USER. Daarnaast is met de keuze voor ValueCare onze volledige HT tooling gegarandeerd gecertificeerd. Deze certificering geeft zorgverzekeraars garantie dat de HT-tool voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen en dat de gecertificeerde beheersmaatregelen betrouwbaar zijn."