Het nieuwe jaar is aangebroken en het is daarmee tijd om terug te blikken en vooruit te kijken. Wat heeft 2020 ons gebracht? En wat gaat 2021 ons brengen? Het afgelopen jaar was alles behalve normaal. De crisissituatie maakte eens en te meer duidelijk hoe belangrijk het is dat actuele stuurinformatie beschikbaar is voor locatiehoofden en teamleiders, zodat zij tijdig kunnen bijsturen waar nodig. Daarbij moet je soms de details in kunnen om zaken goed te doorgronden. Door COVID-19 is het gebruik van onze dashboards flink toegenomen en veel meer gebruikers waren op zoek naar informatie in ons portaal. De top 3 meest geraadpleegde dashboards in de VVT & GHZ zijn:

1. Prestatiekaart voor locatiehoofden
2. Productiecijfers voor locatiehoofden en lijnmanagers
3. Verzuimrapportages voor locatiehoofden en verzuimregisseurs

Prestatiekaart voor locatiehoofden

Begin dit jaar hebben we een nieuwe KPI prestatiekaart gelanceerd die is gebaseerd op elementen die een locatiehoofd/operationeel leidinggevende nodig heeft om grip te hebben op de locatie die men aanstuurt.

Dit dashboard geeft o.a. direct zicht op;

• het actueel aantal cliënten dat op dit moment in zorg is.
• de ontwikkeling van de productie ten opzichte van de begroting
• het verloop van het verzuimpercentage.

Aan deze inzichten kunnen direct acties worden ontleend. Heb ik meer personeel nodig? Moeten we de interne flexpool aanspreken om de verwachte drukte aan te kunnen?

Roept de KPI méér vragen op dan is meer informatie binnen 1 klik beschikbaar. Elk thema binnen de prestatiekaart heeft daarom een of meerdere onderliggend dashboards. Deze staan in directe relatie met de KPI. Als centraal startpunt voor de spreekwoordelijke thermometer van jouw locatie/ afdeling is het niet verwonderlijk dat deze kaart met stipt op nummer 1 staat in gebruik!

Productiecijfers voor locatiehoofden en lijnmanagers

De maatregelen rondom COVID-19 hebben direct effect gehad op de zorg die cliënten hebben ontvangen. Zo zagen we dat vooral dagbestedingslocaties geheel dicht waren of aangepast opengingen. Hierdoor werd de informatievraag rondom dagbesteding heel actueel: Wie is wel geweest en wie niet? Het antwoord op deze vraag in ons portaal zijn de productie dashboards op verschillende doorsneden.

Deze dashboards geven bijvoorbeeld zicht op;

• het aantal cliënten dat zorg heeft ontvangen de afgelopen periode
• welke zorg er op dit moment wordt afgenomen in termen van de zorgproducten

Met deze inzichten kan snel bekeken worden hoe de zorg zich ontwikkelt op een locatie. Wat voor zorg levert mijn locatie? Ontstaat er ruimte en moet er gekeken worden naar de wachtlijst?

Dit jaar werd vooral belangrijk om de informatie op een niveau dieper inzichtelijk te hebben. Het portaal voorziet hierin doordat je vanuit de dashboards naar de onderliggende data kan doorklikken. Gebruikers kunnen zo op cliëntniveau en op dagniveau zien wie naar de dagbesteding is geweest. Met behulp van deze informatie waren medewerkers snel instaat de aftekenlijsten te valideren.

Verzuimrapportages voor locatiehoofden en verzuimregisseurs

De COVID-crisis zette ook het zorgpersoneel flink onder druk: omscholingen, aangescherpte regels, collega’s die niet beschikbaar zijn omdat zij ziek waren. We zien dan ook een toename in de verzuimregistratie ten opzichte van eerdere jaren. We zien dat vooral terug in het gebruik van het dashboard verzuimfrequentie.

Verzuimpercentages is vaak de eerste maatstaf waar je naar kijkt. Een hoog of laag verzuimpercentage geeft een indicatie, maar zoals hierboven al blijkt is verzuim complex en laat het zich niet altijd uitdrukken in percentages. Het dashboard verzuimfrequentie voorziet hierin. Bij verzuimfrequentie kijk je naar het aantal verzuimmeldingen per aantal medewerkers. Dat wil zeggen verzuimfrequentie geeft als inzicht hoe vaak medewerkers verzuimen.

Een verzuimfrequentie van 1 geeft aan dat elke medewerker zich de afgelopen periode heeft verzuimd, bij een getal rond de 0 zie je dat juist een klein deel van de medewerkers verzuimd hebben. Dit geeft duiding bij verzuimpercentage en zie je snel wat het verzuimpercentage veroorzaakt. Zeker in combinatie met het dashboard op nulverzuimers is het mogelijk om te kijken wat het verzuim veroorzaakt en aan welke knoppen gedraaid moet worden.

Conclusie en vooruitblik

Deze top drie laat zien dat het aanbod van de dashboards en inzichten in het ValueCare portaal flexibel genoeg is om ook relevant te blijven in een crisissituatie waarin de informatievoorziening actueel moet zijn en waar ook specifiek op onderdelen moet worden ingezoomd en elk beetje informatie naar boven gehaald moet worden.

Deze relevantie en flexibiliteit willen we in 2021 verder uitbouwen door (nog) nog meer vanuit het perspectief van locatiehoofd en teamleider stuurinformatie aan te bieden. Zowel op gebied van cliënt, zorg, personeel en financiën.

Daarnaast zien we dat wanneer cliënten van financiering wisselen (bijvoorbeeld jeugdwet naar WMO) het volgen van de cliënt soms lastig is. Het verder uitbouwen van inzichten op in-, door- en uitstroom over verschillende financieringsstromen is ook een belangrijk thema dat we vanuit ons netwerk verder oppakken in 2021.

Oproep

Voorzie jij nog bepaalde thema’s die komend jaar een grote rol gaan spelen? En die je graag ondersteund ziet door (nieuwe) dashboards en inzichten? Stuur me dan een bericht.

De wereld heeft in bepaalde opzichten even stilgestaan in 2020, maar raakt (gelukkig!) weer volop in beweging in 2021!