Vanaf 1 oktober 2020 is de IC-subsidieregeling ingegaan. Dit is een tijdelijke subsidieregeling met als doel om de opschaling van IC- en klinische capaciteit naar aanleiding van COVID-19 te bekostigen. In ons klantennetwerk merken we dat er veel vragen leven over de IC-subsidieregeling. In dit artikel beantwoorden we de volgende vragen uit ons klantennetwerk:

• Welke risico’s zijn er rondom het terugbetalen en herdeclareren van IC-dagen?
• Hoe maak je een risico-analyse omtrent creditatie en herdeclaratie van IC-dagen?
• Hoe kun je een correcte, volledige en tijdige facturatie borgen?

Risico’s terugbetaling en herdeclaratie IC-subsidie

Samengevat loop je risico wanneer het ziekenhuis te weinig IC-dagen vastlegt, te veel IC-dagen vastlegt of IC-dagen in een onjuiste fase vastlegt. Dit kan leiden tot terugbetalingen en herdeclaraties, zoals in de toegelicht wordt in de onderstaande risico's.

Risico: Beddenaantal per fase komt niet overeen
Het aantal bedden per fase in het ziekenhuis komt niet overeen met die genoemd in 'Subsidie Covid-19: Opschaling en beschikbaarheid Intensive Care en klinische capaciteit' van het Ministerie van VWS. Als het aantal bedden in het landelijke document afwijkt van het aantal bedden dat intern gehanteerd wordt, kan dit leiden tot terugbetalingen.

Risico: De volgorde van toekenning aan een fase is incorrect
De formule rondom de toedeling van patiënten aan fases is incorrect gehanteerd. De formule werkt als volgt: ‘…waarbij de langst op de IC verblijvende patiënt als eerste aan een fase wordt toegekend, totdat die fase vol is', enzovoorts. Dit betekent dat voor de laatst opgenomen patiënt de kans op hogere fase groter is’ (Bron: 'Subsidie Covid-19: Opschaling en beschikbaarheid Intensive Care en klinische capaciteit, p.9) Het opnieuw toepassen van de formule kan leiden tot herdeclaraties.

Risico: Incorrecte declaratie IC-dagen
Gemiste IC-dagen worden later gedeclareerd, daardoor is de toekenning van patiënten aan fases op die dag incorrect. Met andere woorden, het kan zijn dat je de formule opnieuw moet toepassen en de registratie moet corrigeren. Dit kan leiden tot herdeclaraties.

Risico: Onrechtmatige creditatie IC-dagen
Onrechtmatige IC-dagen worden later gecrediteerd. Hierdoor kan het aantal gesubsidieerde IC-dagen én de toekenning van andere patiënten aan fases op die dag incorrect zijn. Dit kan zowel tot creditaties als herdeclaraties leiden.

Risico-analyse creditatie en herdeclaratie IC-dagen

Neem de volgende stappen om gericht een risico-analyse te maken:

Stap 1: Inzicht in acties op de IC
Maak een inschatting van het aantal acties op basis van actielijsten rondom de IC in 2019 en 2020. Hoeveel acties zijn opgelost op deze actielijsten? Dit geeft een beeld van het aantal IC-dagen dat jaarlijks gecrediteerd en gedeclareerd wordt naar aanleiding van actielijsten.

Stap 2: Gemiddelde oplostijd IC acties
Zorg voor inzicht in de oplostijd, dit kan aan de hand van de actielijsten. Staan acties op IC controles gemiddeld lang open? Dan is het risico op creditaties en herdeclaraties ook groter. 

Stap 3: Afwijzingen IC
Bekijk de afwijzingen op declaraties aan de hand van stuurinformatie. Vallen bepaalde afwijsredenen op? En is hier al risicobewaking op?

Stap 4: Risicobewaking IC
Doe een check op de risicobewaking rondom de IC. Zijn alle risico’s afgedekt? Op normenkaderzorg.nl staat een groot deel van onze IC-controles toegelicht.

Borging correcte, volledige en tijdige facturatie

Zorg dat je facturen rechtmatig, volledig en tijdig de deur uitgaan aan de hand van onderstaande stappen:

Stap 1: Uitbreiding risicobewaking IC
Ga aan de slag met een check van de risicobewaking rondom IC-dagen. Missen er nog controles? Geef deze dan voorrang binnen het testproces.

Stap 2. Prioriteer IC acties
Prioriteer het oplossen van acties op álle IC-controles. In het ValueCare portaal kun je een kenmerk meegeven aan acties met prioriteit, zodat medewerkers weten dat ze deze acties voorrang moeten geven bij het oplossen.

Stap 3: Facturatieblokkade IC-controles
Neem alle IC-controles op in je facturatieblokkade (mits je hier gebruik van maakt). De facturatieblokkade helpt bij First Time Right verbeteren.

Stap 4: Gebruik stuurinformatie
Maak gebruik van stuurinformatie om te monitoren en op tijd te interveniëren wanneer nodig. Daily Auditing dashboards helpen bij het monitoren van het oplossen van acties (voor de volgende factuurrun). BI dashboards geven inzicht in de registratie en declaratie van IC-subsidiedagen. Hier wordt het verloop van de IC-dagen ten opzichte van de verschillende uitbreidingsfases inzichtelijk gemaakt.

Ben je benieuwd welke risicobeheersing ValueCare biedt? Of heb je vragen over stuurinformatie en risico-analyses? Ik help je graag!