In mijn vorige artikel heb ik laten zien welke vragen een grote spelen in de eerste voorbereidende fase van rechtmatigheidsverantwoording: de inventarisatie. En dat de risicomatrix een handige manier is om de antwoorden op deze vragen vast te leggen. In dit artikel ga ik in op de verschillen tussen twee beheersmaatregelen: de 100% controle en de steekproef.

Wil je écht aan de slag met interne beheersing en het herstel van fouten vroeg in het proces, optimalisatie van processen én een lerende organisatie, dan zijn 100% controles het meest effectief. 100% controles vinden geautomatiseerd plaats over alle brondata. Een eventuele afwijking wordt vroeg in het proces automatisch gesignaleerd en direct aan de verantwoordelijke medewerker en/of manager teruggekoppeld. Deze manier van controleren verdient de voorkeur.

Als een 100% controle niet mogelijk is (bijv. door het ontbreken van gedigitaliseerde data), dan kan je werken met een steekproef. Bij ValueCare leveren we een volledig geautomatiseerde en effectieve steekproefmodule als onderdeel van onze dienstverlening.

"Fouten maken mag en overal gaat wel eens iets mis. Dankzij de 100% controles zien we nu dagelijks waar afwijkingen zijn, zodat we het gelijk kunnen oppakken."

Marijke Schiks, Toewijzingscoördinator, gemeente Nissewaard.

Gegarandeerde zekerheid

100% controle

• Geeft gegarandeerde zekerheid
• Is volledig neutraal
• Jaagt continu lerend vermogen aan
• Verlaagt de administratieve lasten
• Leidt tot directe verbetering van interne beheersing
  
• Vermindert repeterende taken voor medewerkers
• Kan alleen bij aanwezigheid digitale data

Gedeeltelijke zekerheid

steekproef

• Kan altijd worden toegepast
• Geeft de mogelijkheid tot kwalitatieve beoordeling
• Is een middel voor de externe verantwoording
• Leidt tot incidentele verbetering van de interne beheersing
  
• Gestructureerde vastlegging van bevindingen en documenten
  
• Is interpretabel