Zo stel je volgend jaar zonder stress de jaarrekening op (en bespaar je tonnen aan accountantskosten)

Het jaarrekeningtraject. Voor veel zorginstellingen is het elk jaar weer een enorme klus om alle productie te verantwoorden en de accountant tevreden te stellen.

Veel te vaak komen er achteraf nog risico’s naar boven die niet voorzien waren, blijkt bij de accountantscontrole pas dat gegevens van cliënten onjuist zijn ingevuld, en lukt het niet om alle productie te verantwoorden.

Dat levert enorm veel correctiewerk op, zorgt voor hoge accountantskosten en heeft in sommige gevallen ook nog tot gevolg dat niet alle zorg gefactureerd kan worden.

Kan het volgend jaar beter?

Ja.

De belangrijkste reden dat het jaarrekeningtraject ieder jaar weer zo’n stressvolle klus blijkt, is dat veel zorginstellingen door het jaar heen geen gestructureerde controles uitvoeren.

Het échte controleren begint pas als het jaar voorbij is en het dus eigenlijk te laat is om bij te sturen. Het aantal fouten en het benodigde correctiewerk stapelen zich dan razendsnel op.

Dat kan makkelijker. Met geautomatiseerde controles die dagelijks draaien, het hele jaar door.

Hoe zien die geautomatiseerde controles eruit?

De controles die de accountant achteraf doet, draaien het hele jaar dagelijks en geautomatiseerd op je productie- en cliëntregistratie. Hierdoor worden fouten vroeg in het proces ontdekt en direct toegewezen aan de verantwoordelijk medewerker.

Deze pakt de meldingen op en lost de fouten direct na ontstaan op. Dat voorkomt eindeloos correctiewerk bij het opstellen van de jaarrekening.

Ondertussen stuurt het management middels dashboards dagelijks op de voortgang en de actuele beheersing van de belangrijkste risico’s.

De interne controle afdeling steunt voor haar controlewerkzaamheden op een gestructureerd controleproces en zet van daaruit acties in gang om al gedurende het jaar de registratie te verbeteren.

Bij ValueCare ligt onder dit geautomatiseerde proces ook een audittrail, zodat voor de interne controle en de accountant alles navolgbaar is. Bij het opmaken van de jaarrekening hoeft dus alleen nog maar te worden aangetoond dat het risico niet (meer) aanwezig is.

Om te zorgen dat de accountant op de geautomatiseerde controles van ValueCare kan steunen worden deze meegenomen in de jaarlijkse ISAE3000 assurance.

Een voorbeeld

Tijdens de jaarrekeningcontrole toetst de accountant o.a. op registratie en declaratie van zorg boven de vastgestelde legitimatie. Met andere woorden: ontvangt een cliënt onterecht meer zorg dan waar hij of zij recht op heeft.

ValueCare brengt dit risico per financieringsstroom in beeld met een geautomatiseerde controle. Deze controles worden gepubliceerd op normenkaderzorg.nl, zodat voor alle betrokkenen navolgbaar is hoe een bepaald risico gecontroleerd wordt.

Zo is er voor de WLZ extramuraal bijvoorbeeld de controle R45237, waarmee gecontroleerd wordt of en in welke mate WLZ cliënten met een modulair pakket thuis (MPT) zorg ontvangen boven de toegekende omvang.

De meldingen op deze controle worden gedurende het jaar opgepakt, zodat aan het eind van het jaar op basis van de in- en uitstroom van acties aangetoond kan worden dat alle meldingen netjes zijn afgehandeld en er geen WLZ cliënten meer zijn die zorg boven de toegekende indicatie hebben ontvangen.

Dat scheelt niet alleen veel tijd en extra kosten bij het opstellen van de jaarrekening, het zorgt er ook voor dat alle zorg vergoed wordt of dat de zorglevering op tijd beëindigd wordt.

Wat zijn de voordelen van geautomatiseerde controles?

• De controles worden dagelijks geautomatiseerd uitgevoerd, in plaats van handmatig achteraf
• Verantwoordelijke medewerkers krijgen direct de juiste meldingen toegewezen (dus geen losse lijstjes meer in de organisatie)
• Management kan direct sturen op voortgang middels een dashboard met actuele informatie
• Interne controle kan steunen op een gestructureerd controleproces waardoor de focus verschuift van het controleren van de registratie naar het verbeteren van de registratie
• Altijd een navolgbaar audit trail voor interne controle en accountant
• Extra zekerheid over processen en controles door assurance (ISAE3000)
• Alle geleverde productie wordt ook betaald
• En geen stress meer bij het opstellen van de jaarrekening

Hoe komen de controles van ValueCare tot stand?

De controles van ValueCare worden gezamenlijk ontwikkeld binnen een netwerk van 100 zorginstellingen. Steeds meer VVT- en GHZ-instellingen in dat netwerk maken gebruik van onze ondersteuning bij het opstellen van de jaarrekening.

Kwadrantgroep maakte in 2020 al gebruik van de geautomatiseerde controles van ValueCare bij de jaarrekening. In 2021 ondersteunt ValueCare naast de Kwadrantgroep ook Ipse de Bruggen, Rivas Zorggroep en Zorggroep Alliade bij dit proces.

Met deze koplopergroep is gezamenlijk afgestemd welke ondersteuning ValueCare komend jaar gaat bieden om de productieverantwoording en jaarrekeningcontrole nog verder te vereenvoudigen en hoe we risico’s vanuit de jaarrekening binnen het netwerk kunnen delen.

Hoe kan ik vanaf nu ook geautomatiseerd controles uitvoeren?

Als je de jaarrekening over 2022 geautomatiseerd wilt controleren, is dit hét moment om de eerste stap te zetten.

We gaan graag met je in gesprek om te bespreken welke stappen nodig zijn om geautomatiseerde controles ook in te voeren in jouw organisatie.

In een persoonlijk gesprek bespreken we:

• waar in jouw organisatie nu de meeste fouten, correcties en extra kosten vandaan komen
• welke geautomatiseerde controles je kunt inzetten om die te voorkomen
• wat de eerste stappen zijn om je jaarrekening 2021 makkelijker te maken met automatische controles