Terwijl de kosten in de GHZ en VVT behoorlijk onder druk staan, lopen bij veel zorginstellingen de personeelskosten alleen maar op. Door een tekort aan personeel en ziekteverzuim lijkt een forse inzet van overuren en externe inhuur onvermijdelijk. Toch rijst de vraag of je hier niet tijdig op kunt ingrijpen.

Sommige instellingen lukt dit wel. Door de teamleiders zelf gericht inzicht te geven en te laten bijsturen op capaciteit. Met enorme besparingen tot gevolg. Een grotere ouderenzorginstelling bespaarde bijvoorbeeld al 700.000 euro per jaar met een pilottraject over 21 teams. De verwachting is dat dat gaat oplopen tot wel 3,5 miljoen als het nieuwe systeem voor capaciteitsmanagement in de hele organisatie is uitgerold. Een slimme aanpak voor structureel capaciteitsmanagement is daarbij essentieel. Zo bouw je het op, in 3 stappen.

Stap 1: Combineer gegevens uit meerdere bronnen, en krijg inzicht in de oorzaken van je dure uren

Minder extern inhuren is in de dagelijkse praktijk moeilijk, omdat de informatie die teamleiders nodig hebben om te sturen in veel verschillende systemen wordt bijgehouden. Daardoor kunnen ze bezettingseisen niet matchen met de beschikbare capaciteit en is het onmogelijk om externe en overuren te beperken, zonder dat de zorg eronder lijdt.

Om dat op te lossen is een centrale oplossing voor capaciteitsmanagement nodig, waarin gegevens over beschikbaarheid, bezettingseisen, verzuim, contracten, zorgvraag, etc. bij elkaar komen. Zodat je op één plek inzicht krijgt in de gevraagde inzet, de daadwerkelijke inzet en de mismatch daartussen. En dat kan niet in Excel. Je hebt een structurele oplossing nodig, die automatisch informatie bijwerkt, de capaciteit op weekbasis inzichtelijk maakt, en die eenvoudig te gebruiken is. ValueCare doet dat in het dashboard capaciteitsmanagement (zie hieronder, klik om te vergroten).

Stap 2: Doe tactische aanpassingen om overuren en externe uren terug te dringen

Zodra je inzicht hebt in de oorzaken van je dure uren, kun je structureel aanpassingen maken om overuren en externe inhuur terug te dringen. Zonder dat de kwaliteit van de zorg daaronder gaat lijden. Als bijvoorbeeld blijkt dat je nu structureel meer zorg inzet dan je verwachtingen, dan kan het zijn dat de zorgzwaarte niet goed geïndiceerd is. Als die oorzaak boven water is, kun je de zorgzwaarte ophogen.

Als er mismatches tussen bezettingseisen en beschikbaarheid zichtbaar worden, kan het bijvoorbeeld lonen om te schuiven met cliënten over locaties en groepen, om tot een betere verdeling te komen. Half gevulde dagbestedingsgroepen kunnen flink op de capaciteit drukken. Met minder (maar wel goed gevulde) groepen heb je dan minder externe inzet nodig. Of als duidelijk wordt dat er in een team veel indirecte uren gemaakt worden door overleggen met veel reistijd, zou je die afspraken slimmer kunnen inrichten en daarmee flink wat capaciteit vrijmaken. Daarnaast kun je met beter inzicht in je capaciteit meer vooruit plannen. Als je tijdig inzicht hebt in de gaten in je roosters, kun je van daaruit kijken wat je kunt opvullen door slim te schuiven met vast personeel, voordat je flexkrachten of externen inzet.

Stap 3:Bewaak de kosten en de begrotingsnorm actief

Door de hoge kosten voor externe mensen en overuren plus de complexiteit van de planningen, ga je zonder goed capaciteitsmanagement al snel over de begrotingsnorm heen. En dat gaat niet met tientjes, maar met tonnen tegelijk. Omdat controllers en teamleiders pas achteraf de totale kosten zien, kunnen ze nauwelijks bijsturen als de kosten te ver oplopen. En kosten terugdraaien is onmogelijk: uitgegeven is uitgegeven.

Om meer grip te krijgen op de kosten, heb je informatie nodig waarmee je de kosten actief kunt bewaken en structureel kunt ingrijpen waar het mis gaat. Met heldere dashboards voor externe kosten en overuren, kun je altijd zien waar in de organisatie de knelpunten zitten en aan welke knoppen je moet draaien om de kosten onder controle te houden.

Met het capaciteitsmanagement dashboard van ValueCare kun je:

• De inzet van personeel beter afstemmen op de zorgvraag en bezettingseisen en ingrijpen als er een mismatch is
• Beter sturen op de verhouding vast/flexibel personeel, zodat dit goed aansluit bij de benodigde inzet vanuit de zorgbehoefte
• Eerder gaten in de roosters zien, zodat je meer vooruit kunt plannen, en die gaten kunt opvullen vanuit andere teams in plaats van met externen

Daardoor wordt het eenvoudig om structurele knelpunten in de bezetting op te lossen, bij te sturen op externe inhuur waar dat nodig is, en de begrotingsnorm te bewaken.

Wil je meteen aan de slag met capaciteitsmanagement? Vraag dan hieronder een vrijblijvende demo aan.