Het jaarrekeningtraject is voor veel zorginstellingen een enorme klus. Het valt niet mee om alle productie achteraf te verantwoorden en de accountant tevreden te stellen.

Veel te vaak komen er achteraf nog risico’s naar boven die niet voorzien waren, blijkt bij de accountantscontrole pas dat gegevens van cliënten onjuist zijn ingevuld en lukt het niet om alle productie te verantwoorden.

Dat levert enorm veel correctiewerk op, zorgt voor hoge accountantskosten en heeft in sommige gevallen ook nog tot gevolg dat niet alle zorg gefactureerd kan worden.

Dat kan volgend jaar makkelijker

De belangrijkste reden dat het jaarrekeningtraject ieder jaar weer zo’n stressvolle klus blijkt, is dat veel zorginstellingen door het jaar heen geen gestructureerde controles uitvoeren. Het échte controleren begint pas als het jaar voorbij is en het dus eigenlijk te laat is om bij te sturen. Het aantal fouten en het benodigde correctiewerk stapelen zich dan razendsnel op.

Dat kan makkelijker. Met geautomatiseerde controles die dagelijks draaien, het hele jaar door.

KwadrantGroep stapte vorig jaar al over op geautomatiseerde controles

Zoals veel instellingen in de ouderen- en gehandicaptenzorg merkte ook KwadrantGroep dat de controledruk toeneemt. Dat maakte het jaarrekeningtraject erg tijds- en kostenintensief. Vooral in de jaarverantwoording over de WMO, Jeugd, het kwaliteitskader en de WNTi ging veel tijd zitten.

Om de tijd die het kost om aan alle controles en vragen van de accountant te voldoen te verkorten, startte KwadrantGroep met dagelijkse, geautomatiseerde risicobeheersmaatregelen, samen met ValueCare en KPMG. KwadrantGroep ziet daar nu de eerste resultaten van. Na een jaar werken met Daily Auditing van ValueCare zien ze een afname in de benodigde administratieve inspanning én in de accountantskosten.

Hoe zien die geautomatiseerde controles eruit?

De controles die de accountant achteraf doet, draaien het hele jaar dagelijks en geautomatiseerd op je productie- en cliëntregistratie. Hierdoor worden fouten vroeg in het proces ontdekt en direct toegewezen aan de verantwoordelijk medewerker. Deze pakt de meldingen op en lost de fouten direct na ontstaan op. Dat voorkomt eindeloos correctiewerk bij het opstellen van de jaarrekening.

Ondertussen stuurt het management middels dashboards dagelijks op de voortgang en de actuele beheersing van de belangrijkste risico’s.

De interne controle afdeling steunt voor haar controlewerkzaamheden op een gestructureerd controleproces en zet van daaruit acties in gang om al gedurende het jaar de registratie te verbeteren.

Bij ValueCare ligt onder dit geautomatiseerde proces ook een audittrail, zodat voor de interne controle en de accountant alles navolgbaar is. Bij het opmaken van de jaarrekening hoeft dus alleen nog maar te worden aangetoond dat het risico niet (meer) aanwezig is.

Om te zorgen dat de accountant op de geautomatiseerde controles van ValueCare kan steunen worden deze meegenomen in de jaarlijkse ISAE3000 assurance.

Hoe komen de controles van ValueCare tot stand?

De controles van ValueCare worden gezamenlijk ontwikkeld binnen een netwerk van 100 zorginstellingen. Steeds meer VVT- en GHZ-instellingen in dat netwerk maken gebruik van onze ondersteuning bij het opstellen van de jaarrekening.

Kwadrantgroep maakte in 2020 al gebruik van de geautomatiseerde controles van ValueCare bij de jaarrekening. In 2021 ondersteunt ValueCare naast de Kwadrantgroep ook Ipse de Bruggen, Rivas Zorggroep en Zorggroep Alliade bij dit proces.

Met deze koplopergroep is gezamenlijk afgestemd welke ondersteuning ValueCare komend jaar gaat bieden om de productieverantwoording en jaarrekeningcontrole nog verder te vereenvoudigen en hoe we risico’s vanuit de jaarrekening binnen het netwerk kunnen delen.

Hoe kan ik starten met geautomatiseerde controles? 

We gaan graag met je in gesprek om te bespreken welke stappen nodig zijn om geautomatiseerde controles ook in te voeren in jouw organisatie.

In een persoonlijk gesprek bespreken we:

• waar in jouw organisatie nu de meeste fouten, correcties en extra kosten vandaan komen
• welke geautomatiseerde controles je kunt inzetten om die te voorkomen
• wat de eerste stappen zijn om je jaarrekening makkelijker te maken met automatische controles