Datagedreven werken is een trend waar gemeenten niet meer aan ontkomen. Sturen op data kan veel opleveren, maar stelt gemeenten ook voor een uitdaging. Behalve het ontsluiten van de data, het kiezen van geschikte tooling, en het inrichten van controles en rapportages, is de cultuurverandering die nodig is om van datagedreven werken een succes te maken voor veel gemeenten een behoorlijke opgave.

Die cultuurverandering is voor sommige gemeenten reden om het implementeren van datagedreven werken uit te stellen. Managementteams willen vaak wel, maar vrezen dat hun organisatie er nog niet klaar voor is of dat de verandering teveel weerstand zou oproepen bij medewerkers. Begrijpelijk, maar het zorgt ook dat er een kip-ei situatie ontstaat. De cultuurverandering komt niet op gang, omdat de tooling niet werkt, en de implementatie van de tooling komt niet op gang, omdat de cultuur niet is aangepast.

Wat is er nodig om dat te doorbreken en wél succesvol te zijn met datagedreven werken?

Marc Schellekens, verandermanager bij de GO Academy heeft tientallen organisaties geholpen om succesvolle cultuurveranderingen door te voeren. 

“Als je als gemeente echt stappen wilt zetten in datagedreven werken, moet je techniek en cultuur beide aanpakken. Tooling en cultuur tegelijk oppakken levert verreweg het meeste op.”

Succesfactor 1: Begin vóór alles klaar staat

De cultuur in een organisatie verandert niet door workshops of vergaderingen, maar door op de nieuwe manier bezig te zijn. Stel de start van het project dus niet uit tot iedereen er klaar voor is, maar begin met datagedreven werken zodra de eerste tools voor de eerste medewerkers beschikbaar zijn. Breek de overgang naar datagedreven werken op in kleine stappen en kies een eerste stap die niet alleen voor de directie interessant is, maar juist de mensen op de werkvloer iets oplevert.

Succesfactor 2: Maak gebruik van dagelijkse feedback

Mensen hebben incentives nodig om te veranderen. We doen dingen vanwege de consequenties. Veranderen zonder feedback op hoe het gaat is daardoor heel moeilijk. Om van een nieuwe manier van werken een succes te maken, moet je dus steeds laten zien wat werkt en wat niet. En hoe vaker die feedback komt, hoe beter. Positieve feedback werkt verslavend.

Als medewerkers bijvoorbeeld dagelijks zien dat de doorlooptijden steeds korter worden, stimuleert dat om aanvragen nog sneller af te handelen. Daarvoor kun je als gemeente de Risicobeheersing software van ValueCare inzetten. Met dagelijkse controles zien medewerkers het meteen als iets afwijkt van de norm. Daardoor kunnen ze direct verbeteringen doorvoeren en dat vergroot het gevoel van eigenaarschap.

Succesfactor 3: Praat elke dag over de data

Cultuur volgt wat je aandacht geeft. Geef dus als management elke dag aandacht aan datagericht werken. Bespreek de KPI’s dagelijks en maak daarbij vooral tijd om verbeteringen en successen te vieren. Maak helder wat je wilt bereiken en wat je van je mensen verwacht en kom daar steeds weer op terug. Hoe vaker je een onderwerp als manager ter sprake brengt, hoe belangrijker het in de ogen van je medewerkers wordt.

Succesfactor 4: Geef mensen invloed op hun doelen

Koppel de acties van medewerkers direct aan zichtbare KPI’s. Daarmee laat je zien dat acties resultaat hebben. Als medewerkers wel doelen krijgen, maar daar geen directe invloed op uit kunnen oefenen, is het veel lastiger om een verandering tot stand te brengen.

Door de dashboards van ValueCare in te richten op alle lagen in de organisatie, wordt het mogelijk om op ieder niveau de voortgang op doelen te zien. Dat maakt het voor zowel het management als de medewerkers direct duidelijk welke acties het meeste bijdragen aan het behalen van de doelen.

Succesfactor 5: Zoek de weerstand op

Bij een cultuurverandering komt altijd weerstand kijken. De beste manier om die te overwinnen, is hem op te zoeken. Ga de weerstand dus niet uit de weg, maar betrek de medewerkers met de grootste bezwaren bij het project. Maak een plan om met obstakels om te gaan en besteed expliciet aandacht aan de bezwaren die leven op de werkvloer. Daarmee voorkom je dat je cultuurverandering na anderhalf jaar alsnog vastloopt, omdat de weerstand onder water zo gegroeid is dat hij niet meer te doorbreken is.

Dit jaar nog aan de slag met datagedreven werken?

Vraag dan nu een demo aan. Met Risicobeheersing van ValueCare krijg je grip op je processen. Onze dagelijkse controles en dashboards maken datagedreven werken eenvoudig en helpen medewerkers eigenaarschap te nemen over hun werk.