Rivas is een brede zorgorganisatie, met ziekenhuiszorg, langdurige zorg, wijkverpleging en revalidatie. Dat zorgt soms voor uitdagingen, maar geeft ook kansen om de verschillende soorten zorg goed op elkaar af te stemmen. Om de kwaliteit van de zorg te blijven verbeteren, maakt Rivas steeds meer gebruik van data.

Twan van den Munckhof, directeur Wijkverpleging bij Rivas: “Er is veel data beschikbaar, maar het is pas stuurinformatie als je de zorg ermee kunt beïnvloeden.” Samen met ValueCare werkt Rivas aan steeds betere informatievoorziening.

Dashboards voor elke rol

Om goed te kunnen sturen op data is het belangrijk dat iedereen de gegevens ziet die voor hem of haar relevant zijn. Daarom is er voor elke rol een eigen dashboard waarop de belangrijkste indicatoren zichtbaar zijn. Twan beaamt dit. “Het is belangrijk dat wijkverpleegkundigen kunnen zien welke zorg we leveren bij een cliënt en wat het resultaat daarvan is.

De teammanagers zien de uitnutting van het budget, en hoe het gaat met de bijsturing daarop. Het bestuur wil vooral een overall beeld: wat zijn de trends en wat betekent dat voor het strategisch beleid. Ik vind bijvoorbeeld de gemiddelde uren zorg per cliënt heel interessant, en dit dan weer uitgesplitst per doelgroep en verzekeraar. We hebben dat nu actueel beschikbaar.”

Foutloze registratie

Naast het vergroten van het inzicht in de zorgkwaliteit en bedrijfsvoering heeft de samenwerking met ValueCare ook de registratie in de wijkverpleging verbeterd. Twan: “Binnen de wijkverpleging registreren we aan de bron, de medewerkers zorgen zelf voor de registratie. Maar dat zijn wel 1100 medewerkers. We hadden behoefte aan goede signalering, zodat we direct kunnen zien of die administratie op orde is.”

Rivas haalt die informatie nu via ValueCare op. Er wordt automatisch gesignaleerd of er bijvoorbeeld een handtekening mist of een dubbele doelgroep geregistreerd is. De wijkverpleegkundige ziet in één oogopslag waar er moet worden bijgestuurd op de dossiervorming.

Mirelle Keinemans, adviseur Wijkverpleging bij Rivas legt dit uit. “Voorheen moesten wij zelf controleren of alle dossiers kloppend waren. Nu krijgen we vanuit ValueCare direct een melding als er iets mis is. We hoeven dus niet meer te kijken naar wat wel goed gaat. En we kunnen zorgen dat het de volgende keer niet weer misgaat doordat we trends uit de signaleringslijsten kunnen halen.”

Gratis zorg

De overzichten uit ValueCare hebben ook geholpen om de onderregistratie terug te dringen. Dat is heel succesvol geweest. Mirelle is er tevreden over: “Voorheen kwam het soms voor dat we zorg leverden die we niet declareerden, waardoor we gratis zorg aan het leveren waren. Niemand is de zorg ingegaan om veel administratie te doen, maar het is wel belangrijk. Medewerkers realiseren zich niet altijd wat de impact is van het niet registreren van de werkzaamheden die zij uitvoeren. Die ene medewerker die tien minuten is vergeten, dat lijkt niet zo veel. Maar in totaal is het dat wel.”

Verantwoording op orde

Door de controles in ValueCare is ook de urenverantwoording flink verbeterd. Mirelle: “Urenverantwoording van medewerkers is ook een mooi voorbeeld. Het management wilde beter inzicht in de verantwoording van de uren. Niet altijd was duidelijk voor ons wat de medewerker precies had gedaan had binnen de gewerkte uren die zij declareerden. We hebben samen met de medewerkers gekeken wat zij nodig hebben om hun eigen uren beter te kunnen registreren en verantwoorden naar de organisatie toe. Ook hierbij stond de overtuiging dat een medewerker niet de zorg in is gaan werken bezig te zijn met administratie voorop. 

Samen met ValueCare hebben we data uit verschillende systemen gehaald en gekeken hoe we dat zo weergeven, dat medewerkers het als helpend zien. Het gaat niet om controleren, maar om faciliteren. Uiteindelijk zijn we allemaal gebaat bij goede resultaten.”

Ongeplande zorg

Ook de registratie van ongeplande zorg is nu beter op orde. Mirelle legt uit: “Wij werken met ‘planning is realisatie tenzij’. Dus alleen als het anders loopt dan gepland, gaan we bijregistreren. Daarvoor moet je een verantwoording afgeven naar de zorgverzekeraar. Als je het niet goed kunt verantwoorden, is de geleverde zorg niet declarabel. Medewerkers worden er nu op geattendeerd wanneer de registratie van de eigen uren niet overeenkomt met de verantwoording hiervan. 

Vaak gaat dit dan om uren die niet declarabel zijn bij de zorgverzekeraar zoals kantoortijd, werkoverleg, cursussen etc. Als organisatie is het ook belangrijk om inzicht te hebben in hoeveel uur hieraan wordt besteed wordt. Voorheen konden het we pas bij de afsluiting van de zorg zien als er een onderbouwing miste. Daar kon zomaar drie maanden tussen zitten. Nu zien we het al de volgende dag.”

Verzekeraars

De verbeterde registratie en inzichten komen ook van pas in de gesprekken met verzekeraars. Die zijn nu zijn meer concreet en inhoudelijk. Bijvoorbeeld in situaties waar de gemiddelde uren per cliënt hoger zijn dan de verzekeraar verwacht. Twan: “Als je in de cijfers duikt, dan zie je soms dat tien cliënten een enorme impact hebben op het gemiddelde. Op een maand zou dat zomaar een half uur kunnen betekenen. Dan kun je wel tegen de wijkverpleegkundigen zeggen ‘jullie moeten efficiënter gaan werken’, maar dat doen ze eigenlijk al. Nu kijken we hoe we specifiek op die tien cliënten kunnen interveniëren.”

“Soms zien we dat een bepaald type cliënten niet toevallig bij Rivas komt, maar juist omdat wij meer complexiteit aankunnen. Dat heeft wel een impact op de gemiddelde uren per cliënten. Het zou niet bij Rivas passen om dat uit de weg te gaan en die cliënten niet meer binnen te laten. Het helpt in de discussie met de verzekeraars dat we het zichtbaar kunnen maken en kunnen onderbouwen.”

Sturen op effectiviteit

Nu de registratie op orde is en elke rol beschikt over stuurinformatie, wil Rivas meer gaan sturen op de effectiviteit van de zorg. Dat valt in de wijkverpleging samen met de veranderingen in de financiering. Twan: “Als we straks over gaan op een maandbudget, kunnen we ons meer focussen op de effectieve inzet van de werkelijk noodzakelijke zorg. Door de stuurinformatie kun je met elkaar in gesprek gaan over hetgeen je ziet, waardoor dit komt en hoe je dit positief kunt beïnvloeden. Als we straks een maandbudget krijgen, kunnen we de focus meer gaan leggen op effectiviteit, in plaats van precies vastleggen of je 10 minuten meer of minder bezig bent met een cliënt. Als je er meer op gaat sturen, dan zal er ook een boost in komen in die effectiviteit. Daar ben ik van overtuigd.”