Steeds meer gemeenten maken de stap naar datagericht werken. Ook bij de Gemeente Nissewaard wordt steeds meer gestuurd op data. Iris Sips is directeur bij deze gemeente en stond, met een aantal enthousiaste collega’s, aan de wieg van het datagericht werken binnen het sociaal domein.

Accountantsverklaring

De stap naar meer doen met data begon bij het sociaal domein door o.a. gesprekken met de accountant. Iris legt uit: “In het sociaal domein was het zeer arbeidsintensief om de jaarlijkse goedkeurende accountantsverklaring te krijgen. De gewenste of noodzakelijke aanpassingen in onze eigen controles namen we jaarlijks over uit de advisering van de accountant en nieuwe of verbeterede werkwijzen werden geïmplementeerd. En het jaar erna verliep hetzelfde. Het gevoel dat het nooit goed genoeg zou zijn, overviel ons wel eens.

Om hier verandering in te brengen, besloot Iris het roer om te gooien.

“Ik ben met het team gaan kijken of we nog een paar stappen verder konden gaan dan de adviezen van de accountant. Ik wilde structureel aan de voorkant van processen komen te zitten”.

In dat denkproces kwam ValueCare in beeld. De ZZP-er met een achtergrond in accountancy, die Iris had ingehuurd om te helpen, liet zien wat er mogelijk was met Risicobeheersing. “Alles dat we voorheen handmatig uitvoerden, kon met ValueCare automatisch. En niet slechts één of twee keer per jaar tijdens een controlemoment, maar elke dag.”

Dat maakte een groot verschil. Iris: “De Risicobeheersing vind ik geweldig. ’s Nachts controles draaien, ’s ochtends de resultaten bekijken. Medewerkers weten dan nog wat ze hebben gedaan. Heel anders dan een interne controle of een accountantscontrole waarbij je moet bedenken waarom je een half jaar eerder een uitzondering hebt gemaakt.”

Het scheelt niet alleen veel werk, maar de kosten kunnen ook omlaag. Iris: “Als we goede rapportagelijnen hebben, zou de ureninzet voor de accountantscontrole omlaag moeten kunnen. Daar waar men voorheen handmatig steekproefsgewijs controles uitvoerden, controleren we automatisch nu dagelijks elk dossier. ”

Medewerkers aan het roer

Toen de Risicobeheersing eenmaal draaide, ging het al snel niet alleen meer over het krijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Iris: “Ik vind het belangrijk dat onze collega’s in de uitvoering zelf aan het stuur zitten, dat zij direct feedback krijgen op de vele handelingen die zij dagelijks verrichten. Met ValueCare kan dat. We zien het nu meteen als iets afwijkt en het vergroot het gevoel van eigenaarschap. Medewerkers kunnen dan een fout herstellen of in het logboek aangeven waarom hier sprake is van een uitzondering. ”

Vera Arends, manager Maatschappelijke ontwikkeling bij Gemeente Nissewaard vult aan: “In het beleid staan regels, bijvoorbeeld het woonplaatsbeginsel: mensen moeten in de gemeente Nissewaard wonen om in aanmerking te komen voor een voorziening. Daar laten we nu via ValueCare een controle op lopen, zodat meteen duidelijk is als het niet klopt. Zo’n controle hebben we ook als mensen zijn overleden, maar waarvan een voorziening nog doorloopt. Deze informatie komt nu meteen bij de medewerkers terecht en de voorziening of dienst wordt in overleg met nabestaanden stopgezet.

Het geeft medewerkers niet alleen meer regie over hun werk, het heeft ook impact op de beleidsvorming. Iris: “De uitzonderingen die we soms moeten maken, leveren input voor nieuw beleid. We krijgen beter de situaties in beeld waar uitzonderingen nodig zijn, dus waar het beleid misschien een onwenselijk effect heeft, niet volstaat of ontbreekt. Op deze manier zorgen we dat beleid en uitvoering steeds beter aansluiten.”

Breed uitrollen

Iris: “Steeds meer medewerkers zijn echt enthousiast over het gebruik van data in hun dagelijks werk. Op onderdelen zie je al langere tijd dat datagedreven werken goed is ingevoerd.”

Nu de eerste stappen zijn gezet in het sociaal domein, ziet Iris nog meer mogelijkheden. “Ik wil bereiken dat we alles dat we doen, straks kunnen terugvinden. Dat medewerkers kunnen zien ‘hoe gaat het met hun aanvragen, met de doorlooptijden, kom je veel uitzonderingen tegen, en hoe komt dat’.

Een van de mogelijkheden om dat te bereiken is het verder uitrollen van ValueCare binnen de gemeente Nissewaard. “Als het gaat om data, zijn onze collega’s in het call centre net zo belangrijk als de beleidsmakers, de klantmanagers en de financiële mensen. Ook zij leren van data, en kunnen daarmee sneller signalen oppakken. Met als uiteindelijk doel de inwoners van Nissewaard zo goed mogelijk te bedienen”.

Doelen en dashboards

Om daadwerkelijk te kunnen sturen op data is het vastleggen van de doelen en taken een belangrijke voorwaarde. Iris: “Er gebeurt zoveel in een gemeente. Vroeger was het niet altijd duidelijk wie wat doet. Om de doelen en taken beter te beleggen, maken we nu een OGSM , waarin de directie de strategische doelen uiteenzet. De managers vertalen het door naar hun afdelingen en toetsen op haalbaarheid. De teamleiders vertalen het door naar het individu. Daardoor zijn we nu op alle lagen met dezelfde thema’s bezig, ieder in zijn eigen rol.“

Door dashboards in te richten op al die lagen, is het straks mogelijk op ieder niveau de voortgang te zien. Dat is wel even wennen. Iris: “Als iets niet goed gaat, moet je daar een gesprek over kunnen voeren, zonder dat je het als bedreiging ziet. Ik wil juist dat medewerkers zelf goed door hebben hoe het gaat, en dat systemen ondersteunen om hun werk beter te maken. Zodat ze hun kennis en kunde maximaal kunt inzetten en zelf aan de bel kunnen trekken als iets niet goed gaat. En zelf acties kunnen ondernemen om zaken te verbeteren”

Rechtmatigheidsverantwoording

Gemeente Nissewaard werkt continu aan de rechtmatigheidsverantwoording. Ook daar spelen de dagelijkse controles van ValueCare een rol. Iris: “We voldoen aan de regels, maar deze tool draagt ook bij aan overzicht en inzicht op alle lagen en verantwoordelijkheden binnen onze organisatie. Dat we op een andere manier moeten gaan verantwoorden, de accountantsverklaring, en mijn behoefte om meer te doen met data. Dat komt bij ValueCare mooi bij elkaar.”