Slim sturen op verzuim – zo doe je het

Zorginstellingen kampen met hoge verzuimpercentages. Dat zorgt voor oplopende wachtlijsten, grote druk op het beschikbare personeel en hoge kosten.

Als je daar als instelling iets aan wilt veranderen, moet je eerst weten waar het nu misgaat en waar juist goed. En dat het liefst zo snel mogelijk nadat de cijfers bekend zijn. Voor veel instellingen is dat nog lastig. Meestal kunnen managers alleen achteraf (maand)cijfers raadplegen en is een overzicht met de belangrijkste verzuimthema’s niet op voorhand aanwezig.

Nieuwe dashboards voor verzuim maken sturen makkelijker

Om dat aan te pakken heeft ValueCare een nieuwe set verzuimdashboards ontwikkeld. Die laten niet alleen losse feiten zien, maar zijn zo gecombineerd dat ze echt inzicht geven. Waar in de organisatie is het verzuim het hoogst? Sinds wanneer? Waar is het verloop hoog? En waar wordt veel personeel ingezet die niet in loondienst is?

Om zo accuraat mogelijk te sturen op verzuim, is het mogelijk om per afdeling de norm voor het verzuimpercentage en de verzuimfrequentie in te stellen. Interne benchmarks laten de frequentie en het percentage verzuim zien ten opzichte van andere teams en het management dashboard toont de belangrijkste KPI’s voor verzuim in één overzicht: Verzuimpercentage, verzuimfrequentie, verzuimduur en nulverzuim.

Doordat er verzuimdashboards (AVG proof) beschikbaar zijn, kun je als manager eenvoudig de situatie vergelijken tussen verschillende organisatieonderdelen en tussen verschillende perioden en dit vergelijken met je eigen kostenplaats(en). 

Benchmark Verzuimpercentage per kostenplaats:

Verzuimdashboard per functie

Hier zie je het verzuimpercentage voor de functie Verzorgende op AVG proof data:

Verzameldashboard Verzuim

In dit dashboard vind je de belangrijkste verzuim KPI’s bij elkaar, voor de functie manager:

Je ziet hier dat het verzuimpercentage toeneemt in ongeveer dezelfde periode dat de nulverzuimers afnemen. De hoogste verzuimduur zit bij RVE B, Afdeling 29 op middellang verzuim. Als bijvoorbeeld het verzuimpercentage sterker toeneemt dan de nulverzuimers afnemen, dan verwacht je dat het verzuim ligt bij een aantal medewerkers die meer kortdurend verzuim hebben. Met deze 4 KPI’s bij elkaar kan deze conclusie uit één overzicht worden gehaald.

Dashboard Verzuim vs Personeelskosten

Hier zie je het verzuim ten opzichte van de personeelskosten, ingezoomd op een specifieke afdeling:

Als er meer verzuim is, verwacht je een grotere inzet van personeel niet in loondienst.Deze trend zie je redelijk terug bij afdeling 32.

Meer inzicht nodig?

We zijn nog volop bezig deze dashboards verder uit te breiden. Binnenkort kan je bijvoorbeeld ook een dashboard raadplegen waarop je inzicht krijgt in de werkdruk in relatie tot verzuim en een dashboard die de verzuimkosten toont. Daarnaast wordt een inzicht toegevoegd op medewerkers die zich het afgelopen jaar 3x of meer ziek hebben gemeld. Door met deze medewerkers in gesprek te gaan kan langdurig verzuim voorkomen worden.

Wil je meer weten over de verzuimdashboards van ValueCare? Of meedenken over nieuwe dashboards?

Neem contact op met Myrthe.