De juiste cliënten op een goede manier helpen, terwijl de kosten beheersbaar blijven. Dat is de grote uitdaging bij veel GGZ-instellingen. Om de juiste balans te vinden tussen zorgkwaliteit en bedrijfsvoering, leunt Pro Persona steeds meer op stuurinformatie.

René de Jong, Lead BI bij Pro Persona merkt dat business intelligence steeds meer een strategisch middel is geworden, waar de bedrijfsvoering echt van afhankelijk is.

René: “Pro Persona is een behoorlijk grote instelling en we hebben een complexe populatie. We bieden zorg in meerdere GGZ disciplines, die om verschillende manieren van sturing vragen. Onze vestigingen hebben hele verschillende settings. De TBS kliniek is weer een hele eigen wereld, met een ander soort opdrachtgever.”

“Het is niet eenvoudig om tegelijkertijd te sturen op de zorgkwaliteit en de bedrijfsresultaten.”

Die diversiteit en complexiteit zorgen regelmatig voor uitdagingen in de bedrijfsvoering. René: “De zorg is een moeilijke markt. Het is niet eenvoudig om tegelijkertijd te sturen op de zorgkwaliteit en de bedrijfsresultaten. Daarvoor moet een gedegen onderbouwing met goed gekozen informatie uit de administratie worden gedaan.” Met BI kunnen we daar op verschillende manieren inzichten voor ontwikkelen en aanbieden. De standaard rapportages van Valuecare BI bieden een mooie basis, daarnaast gebruiken we eigen analyses om dat te versterken.

Sturen op basis van cijfers

Op basis van die cijfers kunnen behandelaren bij Pro Persona betere besluiten nemen en duidelijker de verwachtingen communiceren naar cliënten. René: “We hebben onszelf de uitdaging gesteld om de behandeling wat zakelijker te formuleren. Bijvoorbeeld door van tevoren uit te spreken dat we verwachten dat we een behandeling in een specifiek aantal sessies kunnen afronden. Dat soort verwachtingen kunnen we alleen realistisch vaststellen door informatie over vergelijkbare behandeltrajecten te verzamelen en te vergelijken.”

Daarnaast werkt René aan stuurinformatie waarmee behandelaren en managers beter kunnen sturen op cliëntgebonden declarabele tijd. De input voor wat waardevol is wordt via regelmatig overleg opgehaald op strategisch en tactisch niveau om goed aan te sluiten bij het besturingsmodel en de actualiteit. Ook daarbij gaat het niet om de waarde als doel op zich, maar om de balans tussen zorgkwaliteit en bedrijfsresultaat. René: “Als je alleen op cliëntgebonden declarabele tijd stuurt, kan je als behandelaar in theorie wel het hele jaar aan één client werken. Maar dat is natuurlijk niet het beste voor het bedrijfsresultaat. Medewerkers moeten zoveel mogelijk clientgericht worden ingezet én je wilt zoveel mogelijk cliënten helpen. Onze ambitie voor dit jaar is om dat helemaal scherp te stellen.”

Van maatwerk naar standaardpakket

Sinds een jaar gebruikt Pro Persona de stuurinformatie van ValueCare. Dat was een flinke overgang. René: “Hiervoor waren we een echte IT-bouw club, maar nu hebben we bewust gekozen voor een standaardpakket. Tijdens een strategische heroverweging hebben we een marktonderzoek gedaan en gekozen voor ValueCare. Dat was een duidelijke winnaar. Maar het betekende ook dat we niet al ons oude maatwerk één-op-één terugkregen. Dat wisten we van tevoren, maar we kwamen onszelf soms wel tegen in het implementatietraject.”

“Het grote voordeel is dat ValueCare veel kennis van de GGZ meebrengt en dat je start met de hele catalogus in ValueCare als basis. Maar wij doen sommige dingen toch anders dan andere instellingen. Dat zorgde soms voor verassingen. Af en toe was iets in ValueCare standaard anders ingericht dan hoe wij het deden. Dan was het even zoeken waarom de cijfers niet klopten, samen met het team van ValueCare. Mijn advies voor andere instellingen die over willen naar een standaard pakket zou zijn: onderschat niet dat je je definities en besturingsmodel goed op orde moet hebben.”

Standaard inzichten en complexe analyse

Ondertussen heeft het team van Pro Persona een goede mix gevonden van standaard onderdelen en eigen analyses. René: “De query server van ValueCare is voor ons heel waardevol. Daarmee kunnen we vragen beantwoorden die we niet uit een standaard tegel kunnen halen. Zoals een analyse van cliënten in een bepaalde woonplaats of regio, die doorstromen van de ene naar de andere setting. Daarvoor moet je trajecten in de tijd volgen en gecompliceerde combinaties zoeken. Dat is te complex voor een tegel of dashboard, maar geeft ons wel waardevolle inzichten.”

De ambitie is om de stuurinformatie breed binnen Pro Persona aan te bieden. Managers gebruiken dashboards, waarmee ze in control blijven in hun team, controllers gebruiken stuurinformatie om de maandrapportages samen te stellen. René: “Dat willen we nog verder uitbreiden. Mensen meer de juiste informatie voor hun rol geven, zodat ze steeds beter kunnen sturen. We zien dat data daarbij steeds belangrijker wordt.”

In de toekomst wil Pro Persona de stuurinformatie zelfs gaan gebruiken voor onderzoek. René: “We hebben een researchafdeling, die we ook met de queryserver aan de slag willen laten gaan. We zijn TOPGGz en elk hoofd zorgprogramma bij Pro Persona is ook hoogleraar op zijn of haar onderwerp. We brengen theorie en praktijk dus op een hoog niveau bij elkaar.”