Voor BI-afdelingen is het belangrijk om data beschikbaar te maken voor iedereen, zodat collega’s in de zorg beter kunnen sturen. Maar na jaren hard werken aan het beschikbaar maken van data is er soms zoveel informatie beschikbaar, dat gebruikers door de bomen het bos niet meer zien.

De BI afdeling van Rivas werkt daarom aan prestatiekaarten die de gebruikers precies díe informatie tonen die ze in hun werk nodig hebben. Sander de Wit, BI specialist bij Rivas legt uit: “We willen structuur geven. Bijvoorbeeld door te zorgen dat mensen de belangrijkste cijfers in één oogopslag kunnen zien. En door KPI’s bij elkaar te zetten waar je meteen op kunt sturen.”

De relevante informatie op één plek

Om dat voor elkaar te krijgen, heeft Rivas samen met ValueCare prestatiekaarten ontwikkeld waarop de belangrijkste informatie voor een bepaalde rol in één keer te zien is. Sander: “Elk bedrijfsonderdeel heeft een eigen kaart met personele-, financiële- en productie data en sinds kort hebben we er ook één voor HR-adviseurs en één voor Verzuimadviseurs.”

In eerste instantie waren de prestatiekaarten Rivas-specifiek, maar ondertussen is er samen met ValueCare en andere instellingen een bibliotheek opgebouwd waarmee ook andere organisaties heel gemakkelijk eigen prestatiekaarten kunnen samenstellen. Sander: “In het begin was het maken van een prestatiekaart nog een langdurig proces, omdat we de kaarten helemaal moesten opbouwen en valideren. Maar nu met de bouwblokken vanuit ValueCare is het plug en play.”

Het gebruik neemt toe

Doordat de stuurinformatie voor gebruikers overzichtelijker is geworden, ziet Rivas het gebruik ervan toenemen. Sander: “Als bijvoorbeeld een verzuimadviseur in het ValueCare portaal een paar keer niet kan vinden wat ze zoekt, dan legt ze het systeem en de data naast zich neer. Maar als zij wel meteen de juiste informatie ziet, dan gaat ze ermee aan de slag. En dan zie je ook dat ze steeds weer inlogt. Het gebruik is met meer dan 20% gegroeid sinds we werken met prestatiekaarten. En het groeit nog elk jaar.”

Prestatiekaarten per gebruikersgroep hebben daar flink aan bijgedragen. Sander: “De gebruikers geven aan wat voor hen belangrijk is en dat voegen wij dan toe. De KPI’s zijn wel standaard, maar iedereen deelt ze organisatorisch anders in. In langdurige zorg bijvoorbeeld door te sturen op bedden en in de wijkverpleging op productiviteit.”

Sander: “Ik denk dat we nog meer kaarten per groep gaan maken. Bijvoorbeeld door kaarten per bedrijfsonderdeel en voor teamleiders te onderscheiden. Hier spelen andere behoeften. De teamleiders willen meteen doorklikken naar operationele details, zoals met welke medewerkers er nog jaargesprekken ingepland moeten worden, of plus- en min-uren die openstaan in het team. Maar bij maandrapportages voor de laag daarboven heb je die informatie minder nodig, daar wil je juist selectiever zijn.”

Afbeelding (klik voor grotere versie): Voorbeeld van een prestatiekaart op managementniveau (de getoonde cijfers zijn fictief wegens gegevensbescherming).

Steeds meer sturen op data

Nu het gebruik is toegenomen, ziet Sander ook dat er meer op data gestuurd wordt. “In de wijkverpleging zien we bijvoorbeeld dat de prestatiekaart echt een gesprekstool wordt voor overleggen tussen de directeur en de teamleiders. Het gaat daardoor steeds meer leven. En er komt een sneeuwbaleffect op gang. Hoe meer mensen de tooling gebruiken, hoe meer gebruikers er ook bijkomen.”

Er wordt dus daadwerkelijk meer gestuurd op data, waarbij de data vanuit verschillende bronsystemen samen wordt getoond. Sander: “Doordat data van verschillende bronnen samen staat kunnen medewerkers ook naar verbanden zoeken, bijvoorbeeld tussen de financiële cijfers en die over personeel. Bij een hoog ziekteverzuim verwacht je bijvoorbeeld meer PIL of PNIL kosten. Andersom kan er ook gekeken worden waarom bijvoorbeeld de totale personeelskosten hoger zijn dan begroot. Komt dit door een hoog ziekteverzuim, uitbetalen van overuren of het vervangen van medewerkers met verlof?

Je kunt ook direct kijken naar de verhouding tussen de productie-aantallen en de inzet van personeel. We hebben bijvoorbeeld afdelingen in de langdurige zorg die specialistische beademingszorg leveren. Als daar op een bepaald moment weinig gebruik van wordt gemaakt, kunnen we een deel van de mensen inzetten op plaatsen waar juist een tekort is.”

Straks ook vooruit kijken

Daar blijft het niet bij. Rivas heeft nog genoeg plannen voor de toekomst. Sander: “We gaan ook meer doen met capaciteitsmanagement. Nu kijken we met de data veel terug, maar we willen steeds meer actueel en ook vooruit gaan sturen. Door bijvoorbeeld te kijken naar de personele bezetting in de toekomst, inclusief het verwachte verlof, verzuim en pensionering. En hoe staat dat tegenover de verwachte productie. Zodat we nog beter capaciteitsmanagement kunnen gaan doen.”