Toen Maarten Sielcken begon als CFO bij Domus Magnus kreeg hij direct te maken met een dilemma waar veel financials in de zorg mee zitten. ‘We moeten controleren, maar hoe doe je dat op een zinvolle en efficiënte manier, zonder de zorgmedewerkers veel te veel te belasten met administratie?’

Domus Magnus is een private zorgorganisatie, met 17 kleinschalige verpleeghuizen door heel Nederland, waarin 450 ouderen wonen. Domus Magnus levert voornamelijk extramurale WLZ, waarbij mensen formeel thuis wonen. Maarten: “Control in een private instelling is soms anders dan bij stichtingen. Je bent onderdeel van een bedrijf en je moet in control zijn. We doen veel met BI, maken analyses en vaste maandelijkse rapportages en werken altijd aan meer efficiëntie. De business controller heeft daarin een centrale rol.”

Wenszorg

De verpleeghuizen van Domus Magnus zijn deels gemengde instellingen, waar zowel wijkverpleging als langdurige zorg geboden wordt. Maarten: “In onze verpleeghuizen kan het gebeuren dat er twee mensen naast elkaar aan tafel zitten, één met een WLZ-indicatie en de ander met een indicatie voor de wijkverpleging, waarbij er één wel wordt geholpen bij het eten en de ander niet. De wijkverpleging is er immers op gericht om mensen zoveel mogelijk zelf te laten doen, terwijl iemand met langdurige zorg wel hulp krijgt bij dagelijkse handelingen. In de ZVW krijgen mensen daardoor soms meer zorg dan je zou verwachten. Dat noemen we wenszorg. Het voldoen aan de regelgeving en alleen de juiste zorg declareren is voor ons belangrijk. We moeten voorkomen dat die wenszorg wordt gedeclareerd.”

Transitie

De afgelopen jaren heeft Domus Magnus een transitie gemaakt van controleren naar beheersen. Dat begon met de materiele controles van een zorgverzekeraar. Die vond inefficiënties, waardoor declaraties soms achteraf worden afgekeurd. Maarten: “Dat soort risico’s wil je niet. Je bent dan niet volledig in control. We wilden van dat rechtzetten achteraf naar integrale controles vooraf, zodat alle declaraties naar de verzekeraar rechtmatig zijn.”

Aan dat integraal controleren kleven ook risico’s. Maarten: “De regelgeving strak naleven betekent veel controleren. Als je niet oppast komt er daardoor steeds meer administratie bij en worden steeds meer mensen betrokken. Terwijl onze doelstelling is om zorgmedewerkers te ontzorgen. Je wilt in control zijn op omzet en risico’s beheersen, maar tegelijk minder werk neerleggen bij zorgmedewerkers en niet ontaarden in een enorme correctiefabriek.”

Sturen

Domus Magnus heeft dat opgelost met de Daily Auditing tool van ValueCare. Maarten: “We zochten een systeem waarvan de zorglocaties zeggen: ‘hier hebben we wat aan’. Onze zorgmanagers moeten daadwerkelijk kunnen sturen met de tooling. Dat kan met ValueCare. De software zuigt dagelijks de administratie leeg, doet daar automatisch controles op, en ‘s ochtends krijgen de medewerkers hun meldingen te zien. Op het startscherm zie je meteen je acties voor vandaag. Je kan direct doorklikken en je acties afwerken. Bijvoorbeeld van een zorgplan dat nog getekend moet worden. De leidinggevende kan dagelijks zien wat de status is en wat nog moet gebeuren.”

Het is gemakkelijk geworden om een overzicht te krijgen van de registratie, de openstaande acties en de financiële impact. Maarten: “Als bestuurder heb ik een dashboard voor mezelf gemaakt. Ik kijk altijd naar de openstaande acties, de oplostijd en de impact. We hebben overal een bedrag aan gekoppeld, zodat je kunt zien: wat is het financiële risico. Dat zie ik niet alleen, de medewerkers zien ook de waarde van hun acties. Je kunt ook snel doorklikken om te zien welke controles de grootste financiële impact hebben en wat daar de oorzaken van zijn. We proberen zo relaties te leggen: wat gaat er mis, waar zien we vaak fouten, waar moeten we allicht het proces beter inrichten.”

Minder fouten

Domus Magnus zag de resultaten na een paar maanden al. Maarten: “Er zijn veel minder fouten. Van enkele honderden fouten naar een paar tiental. En ze worden nu opgelost bij de bron. Het oplossen van fouten kost minder tijd bij de locaties en locatiemanagers voelen zich echt ondersteund. We gaan van fout-oplossen en incident-oplossen naar structurele verbeteringen. Mensen voelen zich meer in control van hun eigen dossier.”

Ook bij de accountantscontrole was er direct verschil. Maarten: “De accountant moet hier ook op gaan steunen en wil dat ook. Dus geen steekproeven meer. Bij ons was de implementatie in februari gerealiseerd, we konden accountant meteen betrekken voor de controle van 2021. Vorig jaar waren er steekproeven nodig op twee derde van de dossiers, dit jaar nog maar bij een paar tientallen. De accountantskosten gaan dus omlaag. Mij is beloofd dat dat in 2021 al gelukt is.”