Terwijl alle GGZ-instellingen afgelopen jaar worstelden met de invoering van het Zorgprestatiemodel (ZPM), deed GGZ WNB daar nog een schepje bovenop. Zij gingen in 2022 niet alleen over op het ZPM, maar ook op Horizontaal Toezicht (HT).

Dat was een behoorlijke klus, maar Els van Rosendaal (coördinator zorgadministratie bij GGZ WNB) en Hilde Leeuwis (medewerker interne controle senior) zijn tevreden over het resultaat.

Drie parallelle trajecten

Els: “Er liepen drie parallelle trajecten: de overgang op HT, de livegang van ZPM en het Zelfonderzoek over 2019, 2020 en 2021. Dat was wel veel. Maar de implementatie van ZPM en HT tegelijk is eigenlijk heel soepel verlopen. De afstemming met de zorgverzekeraars ging goed. En we hadden voor HT de wind in de rug, omdat er al een landelijke controlelijst was waar we op konden bouwen. Het was wel lastig dat we over moesten op HT, terwijl we het ZPM nog niet goed kenden. Daardoor moesten we sneller op de hoogte zijn van alle regels in het ZPM. Het voordeel was wel dat we het daardoor ook sneller onder de knie hadden. En omdat het allemaal nieuw was, begreep de verzekeraar wel dat niet alles in één keer perfect was.”

Hilde: “Ik ben blij dat we niet al een jaar eerder overgegaan zijn op HT. Dan hadden we heel veel werk nog een keer moeten doen. Nu hadden we door de HT implementatie een kennisvoorsprong over het ZPM. En we waren er echt klaar voor. We hadden geen financiële impact meer in het Zelfonderzoek en wilden graag transparant zijn.”

ICT achterstand

De invoering van het ZPM heeft wel veel voeten in aarde gehad. Els: “Door de ICT achterstand verliep de invoering van de ZPM declaratie stroef. We moesten vaak wachten tot de tooling klaar was en dan weer aanpassingen doen. Je moet ook echt dingen opnieuw uitvinden. Wij hadden bijvoorbeeld al een facturatieblokkade in het DBC tijdperk, maar met de invoering van het ZPM moest die techniek opnieuw geïmplementeerd worden. De normen, het EPD, de controles in ValueCare en alle communicatie tussen beide systemen moesten opnieuw.”

In die onzekerheid tegelijkertijd over naar HT maakt het soms lastiger. Hilde: “Het ontwerp van wat ValueCare zou bouwen was er al wel, dat hebben we in het control framework meegenomen. Maar soms was er voortschrijdend inzicht en moesten we toch weer wat aanpassen. Dat zou in een normaal jaar veel minder zijn. We hebben de lijntjes dus heel kort gehouden.”

Verbeteringen

GGZ WNB heeft ook meteen een aantal verbetering doorgevoerd tijdens de overgang. Zo werkt de HR afdeling nu ook met ValueCare. Els: “Het beroepenmodel is in het ZPM bepalend voor het tarief, dus dat is een stuk belangrijker geworden. HR krijgt nu iedere maand een steekproef van hulpverleners aangeboden en controleert dan of het juiste beroep geregistreerd staat, of alle diploma’s aanwezig zijn en of de BIG registratie nog actueel is. Dat voorkomt fouten en het vergroot de bewustwording dat HR ook een belangrijke functie heeft in het proces opbrengsten.”

Els: “Misschien ben ik nog wel het meest trots op de verblijfsdagcontroles. We hadden al een aparte set aan controle waarmee we de aanwezigheidsregistratie vergelijken met de verslaglegging in het EPD. Deze controles zijn in 2022 aangescherpt zodat ze inzetbaar zijn voor HT. Hierdoor hoeven we geen deelwaarnemingen op verblijf te doen en zijn we eerder in control, omdat we d.m.v. de controle voorafgaand aan de facturatie onrechtmatigheden kunnen corrigeren.”

Jaarverantwoording

Het was een behoorlijke klus om alle techniek weer op orde te krijgen, maar het lijkt erop dat het gelukt is. Hilde: “We analyseren nu de uitval heel goed. We kijken steeds of we nog risico’s missen, of iets anders over het hoofd zien. Maar dat valt tot nu toe heel erg mee.”

De komende maanden is het team druk met de livegang van de declaratie in het ZPM. Els: ”De eerste jaarverantwoording met de zorgverzekeraar staat gepland in mei. Dat is nog wel spannend, ook al hebben we alles goed ingeregeld. Bij het Zelfonderzoek wisten we precies wat we konden verwachten, dat is nu nog niet zo. Maar we zijn er klaar voor.”