Veel ziekenhuizen zijn al over op Horizontaal Toezicht (HT), maar het betrekken van de specialist en het beleggen van acties bij de bron blijft achter. De correctie van fouten in de registratie wordt nu nog grotendeels centraal op de zorgadministratie opgepakt. Toch is het wel essentieel om dit decentraal in te richten.

Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) heeft de uitrol naar de bron succesvol ingericht en merkt veel enthousiasme vanuit verschillende lagen. Tijdens de klantendag van ValueCare vertelde Lennard van Alem, DBC Adviseur bij LUMC, waarom zij hiervoor hebben gekozen en hoe zij de uitrol hebben ervaren.

Wat is de motivatie voor uitrollen naar de bron?

Hoe eerder je in het proces de fouten oplost, hoe meer de werknemers bewust worden van het belang van juiste registratie. Zo ontstaat er een leereffect. Je vermindert de instroom aan fouten en daardoor ben je beter in control op risico’s. Door de acties eerder te signaleren en op de juiste plek te beleggen lopen de processen vlotter en neemt de doorlooptijd af. Hierdoor kan er sneller gedeclareerd worden.

Hoe begin je met uitrol naar de bron?

Lennard: “Het is belangrijk om klein te starten. Begin eerst met specialisten die al openstaan om dit onderdeel van hun werkproces te laten zijn. Vervolgens dienen de medewerkers bekend te raken met ValueCare als applicatie. Uiteraard kijk je ook naar wie rechten hebben en welke controles er al veel draagvlak is ontstaan.

Vervolgens moet je niet meteen 100 controles willen uitrollen, maar bijvoorbeeld 4 bij de artsen en 3 bij het secretariaat. Het gaat bij veel controles niet om nieuwe taken, het zijn taken die je al doet maar dan krijg je eerder een signalering als het verkeerd gaat. Als je alles goed doet, kost dat dus eigenlijk geen extra werk”.

Een groot voordeel van ValueCare is dat artsen mailnotificaties krijgen van acties. Dit neemt de zorgen bij hen weg en hoeven ze niet iedere dag tijd te maken om in het portaal te kijken. “Je ziet echt op de dag na het verzenden van de notificaties er veel meer gebruikers in het portaal zijn en er veel acties worden opgelost”.

Hoe belangrijk is de steun vanuit het Raad van Bestuur?

Lennard: “De steun is vanuit het RvB is zeker belangrijk, want in eerste instantie wordt een vernieuwing vaak ontvangen met weerstand. Zeker vanuit de artsen, want zij zitten al zo ontzettend krap in tijd. Draagvlak vanuit de RVB is een belangrijke voorwaarde voor de acceptatie van de specialist. Inmiddels hebben we al meerdere controles bij de bron uitgerold dus worden nieuwe controles sneller geaccepteerd”.

Veel artsen zijn na de uitrol zeer enthousiast over het gebruik.

“Dat heeft veel te maken met volledigheid, het belang van artsen op correcte registratie is vergroot. Vanuit de afdeling komen ze met ideeën voor het controleren op registratie. Ze zien dat ValueCare veel kan betekenen op dit gebied. Soms zijn ze beetje bang voor extra werk, maar vaak zien ze dit wel als de oplossing. En dan zijn ze wel enthousiast”.

De rol van de zorgadministratie is belangrijk bij de uitrol, zeker aan het begin om de ‘wie, wat en waarom’ uit te leggen.

De uitrol heeft daarom ook in het begin wat lange doorlooptijd. Er zijn vaak ook nog andere werkzaamheden die gedaan moeten worden naast de uitrol, dus niet iedereen kan in een keer worden meegenomen. “Onze rol is daarom ook meer advies gevend en coachend in plaats van alleen maar mailen welke fouten er zijn gemaakt. Zo maak je er een prettiger proces van”.

De uitrol duurde bij LUMC in totaal 9 maanden, omdat iedere maand enkele specialismes er mee aan de slag gingen en met een paar controles per keer.

Het levert nu uiteindelijk veel tijdsbesparing op.

“We zien dat de artsen sneller acties oplossen, dat er in totaal minder acties zijn en dat het ons minder tijd kost om mensen te moeten attenderen op hun acties. Bovendien ontwikkelt ValueCare steeds nieuwe controles, zodat je zaken die je eerder hebt gemist nu wel kan doen of zien. Veel meer dan alleen in het EPD te zien is”.

Heb je nog tips of tricks voor uitrollen naar de bron voor andere ziekenhuizen?

“Hou het laagdrempelig, zorg dat de inlogmethodes goed staan (ldap / sso). Ook het aanzetten van de wekelijkse mailnotificaties is een goede tip. Hier staan alle openstaande acties in voor de specialisten. Zo wordt het iedereen een stuk makkelijker gemaakt. Zelf heb ik een widget op mijn bureaublad van de ValueCare tegels, vind ik een echte aanrader.