De noodzaak om 100% volledig te registreren wordt steeds groter in de VVT en de GHZ. Door de toenemende financiële druk kun je het je als zorginstelling niet meer veroorloven om omzet te laten liggen doordat de registratie niet compleet is. Om te controleren op de volledigheid van registratie en declaraties, heeft ValueCare in samenwerking met VVT- en GHZ-instellingen een basisset volledigheidscontroles ontwikkeld, die de belangrijkste risico’s dekken.

Daarmee controleer je automatisch de volledigheid van de registratie en facturatie. Eén ouderenzorginstelling vond daardoor bijna 1500 acties niet gedeclareerde zorg, ter waarde van 1.35 miljoen euro.

Wat is volledigheid?

De module Volledigheid van ValueCare bestaat uit controles die inzicht geven in het gedeelte van de geleverde productie dat niet vergoed is. Als organisaties die controles uitvoeren en de registratie aanpassen waar nodig, zorgt dat ervoor dat ze er financieel beter voor komen te staan. Dit kan bijvoorbeeld door het corrigeren van een foutieve declaratie of het aanvullen van missende registratie informatie.

Waarom lopen zorginstellingen vaak omzet mis?

Er zijn drie belangrijke oorzaken van onvolledige registratie en foutieve declaratie. Ten eerste zien we dat er door de hoge druk op de zorg keuzes gemaakt moeten worden tussen registratie en het leveren van zorg. Wat doorgaans het gevolg heeft dat de registratie van geleverde zorg achterblijft. Zorgpersoneel is immers opgeleid om zorg te verlenen en niet om administratieve taken uit te voeren. Daardoor loop je omzet mis.

Ten tweede zorgen de verschillende financieringsstromen voor complexiteit. Er is niet altijd kennis in huis over de wet- en regelgeving, waardoor declaratiemogelijkheden niet worden benut. Bijvoorbeeld bij een verhuizing of het overlijden van een patiënt mogen mutatiedagen worden geschreven, maar regelmatig worden te weinig dagen gedeclareerd.

Dit ziet ValueCare ook terug bij klanten. Een ouderzorginstelling heeft bijvoorbeeld in 2022 281 keer alsnog mutatiedagen kunnen declareren, nadat uit een controle bleek dat deze waren gemist. Dat leverde 105.534 euro op.

Ten slotte hebben instellingen niet altijd zicht op alle declarabele zorg, omdat er in verschillende systemen wordt geregistreerd. Dat kan ertoe leiden dat ongedeclareerde zorg onzichtbaar blijft en er jarenlang te weinig omzet is.

Wat kun je eraan doen?

Als organisatie wil je je medewerkers ruimte geven om zorg te leveren, maar ook de registratie op orde hebben. De druk opvoeren om medewerkers meer te laten registreren is geen oplossing voor de lange termijn. Het opzetten van een grote zorgadministratie kan uitkomst bieden, maar is heel arbeidsintensief. Bovendien is het voor veel zorgaanbieders in de VVT en GHZ niet realistisch door de omvang van de organisatie.

Het gebruiken van geautomatiseerde controles kan in dat geval gunstig zijn. Daarmee controleer je wel je hele registratie, maar heb je geen groot team nodig op de zorgadministratie.

Hoe kan ValueCare helpen?

De automatische controles van ValueCare draaien dagelijks op alle systemen voor registratie en declaratie. Daardoor zie je elke dag welke zorg niet volledig is geregistreerd of gedeclareerd. Je kunt de uitkomsten prioriteren op basis van specifieke risico’s of financiële impact. Zo kun je doelmatig aan de slag, om de gemiste omzet alsnog binnen te halen.

ValueCare kijkt ook met je mee hoe processen binnen je organisatie kunnen worden verbeterd, gebaseerd op de wet- en regelgeving. Daardoor worden er steeds minder fouten gemaakt.

Ten slotte lift je bij ValueCare mee op de ervaringen van andere zorginstellingen. Binnen ons netwerk wisselen klanten actief rapportages, controles en kennis uit. Op deze manier deel je de inspanning en kosten.

Wil je aan de slag om 100% volledig te registreren?

Neem contact op met Eva Merckel voor een persoonlijke demo.