Koninklijke Visio heeft als brede zorginstelling voor blinde en slechtziende mensen te maken met veel verschillende financieringsstromen. Visio geeft advies, doet onderzoek, en biedt verschillende vormen van begeleiding, revalidatie, onderwijs en wonen aan cliënten. Dat maakt, zoals bij veel zorginstellingen, ook bij Visio de administratie complex.

Om in die complexe omgeving zo goed mogelijk te registreren, maakt Visio gebruik van de controles van ValueCare. Henriëtte Koops, manager zorgadministratie, Willemijn Diekema, gegevensmanager en Janet Visser, declaratieregisseur bij Visio delen hun ervaringen.

“We lieten productie liggen.”

Henriëtte: “We lieten vroeger te vaak productie liggen of hadden we geen zicht of alle clienten in zorg voldoen aan de AOIC-vereisten. Het bleek dat we geen goede signalering hadden om dat te voorkomen.” Haar collega’s Willemijn en Janet waren nauw betrokken bij de implementatie van ValueCare. “We werkten met signaleringslijsten. Elke twee weken werden deze opgeleverd, en de dag daarna waren ze alweer verouderd.”

Met ValueCare is dat handmatige werk geautomatiseerd. De controles op volledigheid en rechtmatigheid van de registratie worden iedere dag geactualiseerd. Daardoor krijgen medewerkers de volgende dag al een melding als er iets niet klopt. Henriëtte: “Een groot voordeel van ValueCare is dat medewerkers wekelijks een mail krijgen als er een taak voor ze klaarstaat. En als manager zie je alle openstaande taken in één overzicht. We hebben de controles op organisatieniveau kunnen inrichten, dus specifiek voor Visio.”

“Medewerkers meer eigenaarschap laten pakken”

Visio heeft als doel gesteld om alle meldingen binnen twee maanden op te lossen. Om zoveel mogelijk acties snel weg te werken, doet het team er alles aan om de medewerkers actief te krijgen in het ValueCare portaal. Janet: “We zijn een grote organisatie, met 600 medewerkers die in ValueCare moeten werken. Dat is nu nog niet het geval. Een groepje is heel actief, maar nog niet allemaal.”

Henriëtte: “We hebben anderhalf jaar geleden gekeken wat we konden doen om medewerkers meer eigenaarschap te laten pakken. Dat stimuleren we onder andere met inloopspreekuren, waar medewerkers vragen kunnen stellen. Bijvoorbeeld als ze een mail met een actie krijgen vanuit ValueCare en niet weten hoe ze die moeten oplossen. Daardoor is het gebruik van ValueCare toegenomen.”

Processen verbeteren

Naast het oplossen van de meldingen om te zorgen dat alle zorg juist wordt gedeclareerd, kijkt het team van Visio ook naar de mogelijkheden om het proces te verbeteren. Willemijn: “Hoe beter het is ingeregeld, hoe minder meldingen we krijgen. Uiteindelijk zouden we willen dat we ValueCare niet meer nodig hebben, omdat er helemaal geen meldingen meer binnenkomen.”

Henriëtte: “Helemaal geen meldingen meer is natuurlijk een utopie, want er verandert ook steeds weer iets, maar we proberen het aantal meldingen wel terug te dringen. Het is mooi dat je in ValueCare ook trends kunt zien. Als de meldingen op een bepaald proces oplopen, dan gaan wij kijken of dat proces wel goed is ingericht. Zo geeft ValueCare ons ook inzicht of we dingen wel op de juiste manier doen.”

Onnodige kosten en ongelegitimeerde zorg

Visio gebruikt ValueCare voor controles op rechtmatigheid en volledigheid, maar ook op de bedrijfsvoering. Henriëtte: “We controleren bijvoorbeeld of dossiers niet te lang open blijven staan. Als een dossier lang open staat, is het de vraag of de client op ons zit te wachten óf dat iemand vergeten is het dossier te sluiten. In beide gevallen moeten we actie ondernemen. Als het dossier gesloten kan worden, doen we dat, want we betalen de licentiekosten voor het cliëntvolgsysteem per openstaand dossier.”

Goed controleren kan dus geld opleveren. Niet alleen kan het schelen in de kosten, maar het voorkomt ook dat zorg helemaal niet gefactureerd wordt door administratieve fouten. Janet: “We zien bijvoorbeeld dat het best vaak voorkomt dat medewerkers onterecht op een bepaalde uursoortcode hebben geschreven, waardoor de zorg niet gedeclareerd kan worden. Zaak is dat dit zo snel mogelijk opvalt, zodat het kan worden aangepast en de zorg kan worden gefactureerd.”

Toegankelijkheid

Visio levert niet alleen zorg aan blinde en slechtziende mensen, er werken ook veel collega’s met een visuele handicap. Ze hebben dan ook veel aandacht voor de toegankelijkheid van de tools waarmee ze werken. Janet: “We kijken altijd bij nieuwe tooling of onze slechtziende collega’s er ook goed mee kunnen werken. Toen we startten met ValueCare hebben we samen een aantal aanpassingen gedaan om dat makkelijker te maken. Bijvoorbeeld om spraakondersteuning te verbeteren. Die aanpassingen aan het ValueCare portaal zijn nu voor alle klanten doorgevoerd.”

Blijven ontwikkelen

Er wordt nog volop gewerkt aan de inzet van ValueCare bij Visio. Henriëtte: “We hebben gekeken of we ValueCare konden vervangen bij de overgang naar ONS, maar dat werkte niet. Dan kwamen we bij eenpitters uit en dat was te kwetsbaar. Dus hebben we toch weer voor ValueCare gekozen. Gelukkig kon het implementeren op ONS heel snel.”

Ondertussen werkt het team van Visio hard om het gebruik van ValueCare verder uit te breiden. Willemijn: “We zijn nu bezig om het mogelijk te maken dat medewerkers de financiële impact van de openstaande acties kunnen zien. Dat moet de bewustwording nog verder vergroten.”

“Goed middel”

Henriëtte: “We zijn ook bezig om normen vast te stellen. Dus hoe lang mag een bepaalde actie openstaan en wat zijn de vervolgacties. Daarmee stuur je minder op euro’s, maar weer meer op tijd. En we werken naar meer relevante stuurinformatie voor managers. We verwachten dat managers ValueCare meer gaan gebruiken als ze eigen dashboards hebben, en daardoor ook hun medewerkers weer gaan stimuleren.

Het zou goed zijn als medewerkers ons steeds beter kunnen vinden, zodat we het aantal openstaande meldingen naar beneden krijgen. Onze medewerkers hebben te maken met werkdruk, ze moeten productie schrijven. Dus wij willen het administratie proces zoveel mogelijk verbeteren. ValueCare is daar een goed middel in.”