Verantwoording naar de verzekeraar is voor ziekenhuizen een flinke klus. En het werk wordt niet minder na de overgang Horizontaal Toezicht. Nadat SJG Weert overstapte van het Zelfonderzoek naar HT, kon het team de vragen van de verzekeraar nauwelijks bijbenen.

Brigitte Willems, manager financiën bij SJG Weert, vertelt: “We waren onderbezet en het team van CZ was groter dan dat van ons. Als we hen iets stuurden, kregen we soms wel van vijf man een antwoord terug. Dat werkte gewoon niet. Omdat je in HT alle stappen moet afstemmen met de verzekeraar, kostte de verantwoording ons veel te veel tijd.”

Tooling

Toen bleek dat het lastig was om de terugbetaling over 2021 vast te stellen, besloot SJG Weert in te grijpen. Brigitte en haar team gingen op zoek naar tooling om de risico’s beter af te vangen en naar de verzekeraar aan te tonen dat fouten uit eerdere jaren daadwerkelijk waren opgelost.

Brigitte: “Vroeger waren onze verbeteringen voor de verzekeraar minder goed zichtbaar. We konden niet altijd aantonen dat fouten uit 2021 in 2022 niet meer gemaakt werden. En we moesten extra werk doen, omdat we geen gecertificeerd systeem hadden. Dat ValueCare gecertificeerd is scheelt ons heel veel werk, dat we eerst allemaal zelf deden. Nu we ValueCare gebruiken is de verantwoording minder werk en is het voor de verzekeraar minder risicovol.”

Als klein ziekenhuis stond SJG Weert niet te springen om te investeren in meer tooling. Brigitte: “Ik had eerst gehoopt dat Hix zelf een uitgebreide HT module zou bouwen. Maar zij gaan ValueCare nooit inhalen. De focus bij Hix ligt nou eenmaal niet op rechtmatigheid en volledigheid.”

Aanbieders

Brigitte en haar collega’s hebben naar meerdere aanbieders gekeken. Brigitte: “We hebben gekozen voor ValueCare omdat de HT module heel goed is, vanwege de uitwisseling met andere ziekenhuizen, en omdat er een directe koppeling is met Hix. Je kunt meteen doorlinken van risico’s en beheersmaatregelen naar fouten. Dat werkt voor de dbc-adviseurs veel fijner. We hebben nu meer inzicht in welke fouten er gemaakt worden en wat we kunnen doen om die op te lossen.”

“Daarnaast is ValueCare gebruiksvriendelijk en is het ontwikkelpotentieel heel groot. Er zijn veel andere ziekenhuizen aangesloten. Ik vind het soms een nadeel dat ValueCare bij vragen altijd afweegt of een oplossing voor meerdere ziekenhuizen van belang is. Andere partijen bouwen vaker iets voor één klant. Maar daar moet je dan wel voor betalen en dat is duur. Het voordeel is dat ValueCare continu veel kennis opbouwt die alle ziekenhuizen kunnen gebruiken.”

Toen de keuze gemaakt was, wilde SJG Weert zo snel mogelijk aan de slag met de nieuwe tooling. Brigitte: “We wilden zo snel mogelijk over, zodat we ValueCare nog konden inzetten om fouten op te lossen voor het Zelfonderzoek over 2022.”

Implementeren

Het implementeren van ValueCare was wel een beetje complexer dan Brigitte gehoopt had. “Ik had gedacht dat wij een redelijk standaard ziekenhuis zijn, dus dat we de data konden overzetten en alles meteen klaar zou zijn. Dat was niet helemaal zo. We zetten steeds een stuk klaar en testen dit. Zo bouwen we het gebruik van ValueCare stap voor stap op. De doorlooptijd is daardoor iets langer dan ik gedacht had, maar het is uiteindelijk wel een betere aanpak. Het implementeren van ValueCare is goed te doen naast de normale werkzaamheden. En de ondersteuning van ValueCare is heel fijn. De consultants hebben veel kennis en gaan er vol voor. Er wordt goed naar ons geluisterd en meegedacht over oplossingen.”

Ook met die stapsgewijze aanpak, is het wel gelukt om het Zelfonderzoek op tijd in ValueCare te doen. Brigitte: “We hebben keihard gewerkt om alle fouten weg te werken, maar het is gelukt. En nu loopt alles mooi volgens planning voor het Zelfonderzoek. Dat hebben we wel eens anders gehad.”

De volgende stap is om ook de volledigheidscontroles te implementeren. Brigitte: “Daar zien we heel veel potentie. We zijn de controles nu aan het testen en ik denk dat we daar flinke winst gaan behalen.”

Horizontaal Toezicht

Vanaf 2024 gaat SJG Weert weer verantwoorden via HT. Daar moet ValueCare een belangrijke rol in gaan spelen. Brigitte: “Het systeem moet ons helpen om HT te implementeren en om de fouten beter te beheersen. Daar hebben we hoge verwachtingen van. De tweede- en derdelijnscontrole deden we vroeger in Excel. Straks kunnen we dat in ValueCare automatisch doorzetten van de tweede naar de derde lijn. Dat is veel makkelijker en meer transparant voor de zorgverzekeraar.”

Naast de implementatie van HT is Brigitte ook bezig om bij de debiteurenadministratie controles in te voeren. Zodat er minder foute facturen de deur uitgaan. Brigitte: “We hadden voorheen heel veel lijsten. Dan moesten we met een liniaaltje één voor één fouten opsporen en oplossen. Nu doen we dat met de Hix knop. En we kunnen meteen zien bij elke fout wat de financiële impact is.”

Administratieve lasten omlaag

Er zijn nog veel verbeteringen in het proces mogelijk door de controles slim in te zetten. Brigitte: “Het leuke voor de dbc-adviseurs is dat er de komende jaren nog veel ruimte is om te verbeteren. Steeds samen te kijken, hoe kunnen we nog beter die controles doen. Zodat de registratie aan de bron steeds beter wordt en we minder fouten zien. Dat maakt het een sport, om het telkens naar een hoger niveau te krijgen. Het doel is uiteindelijk om als ziekenhuis optimaal te presteren en de werkdruk bij poli’s te verminderen. Zij moeten gefaciliteerd worden om hun werk zo makkelijk mogelijk te doen.”

“We zijn ook geïnteresseerd in de modules van ValueCare om de administratieve lasten te verminderen. ValueCare heeft veel inzicht in waar het handwerk zit. Als je dat kunt automatiseren, is er een mooie business case om de administratieve lasten in de zorg omlaag te krijgen. Het is moeilijk om aan te personeel komen, dus je moet als ziekenhuis de werkdruk verlagen. Als dat kan met automatiseren, zou het heel mooi zijn.”