GGZ Westelijk Noord-Brabant zet vol in op AI en automatisering van de zorgregistratie. De GGZ-instelling gelooft dat de inzet van AI een grote rol kan spelen om de krappe arbeidsmarkt, de druk op de kosten en de toenemende regeldruk in de zorg het hoofd te bieden. Samen met ValueCare ontwikkelt GGZ WNB AI-oplossingen om de administratieve lasten te verlagen.  

Quirijn Lok, lid van de raad van bestuur vertelt: “Er zijn drie redenen dat we met dit project zijn gestart. Ten eerste de kosten. We zijn als organisatie aan het nadenken over hoe we de zorg toegankelijk en betaalbaar houden. Daarvoor moeten de kosten omlaag. Niet alleen van de zorg zelf, maar ook de IT-kosten en andere overhead. We moeten met minder mensen meer cliënten behandelen. Ten tweede moeten we interessant blijven voor de arbeidsmarkt. Niemand kiest voor de zorg om 50% van zijn tijd administratie te doen. We willen dat de mensen die we aannemen het leuk houden in de zorg. De derde reden is dat automatisering en de inzet van AI ook een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de kwaliteit van zorg. Je kunt voorspellingen en verwachtingen van AI gebruiken om de behandelaren te ondersteunen.”

Een administratieloos zorgproces

De doelstellingen zijn ambitieus. Quirijn: “We hebben vooraf bepaald dat het doel is om de administratieve lastendruk te verlagen. De projecten die we oppakken moeten voor minimaal 80% reductie van administratief werk zorgen. Uiteindelijk is de droom om naar een administratieloos zorgproces te gaan. Ik weet niet of het mogelijk is om dat helemaal te realiseren, maar we leggen de lat hoog.”

Dat gaat niet in één stap. GGZ WNB is begonnen met drie pijlers: feitelijke levering, no show en het automatiseren van de intakegesprekken. De controle op feitelijke levering is al live, de voorspelling van no shows is bijna klaar en van de intakegesprekken zijn de eerste demo’s gedaan.

Van 2000 naar 200 controles per maand

De eerste resultaten worden nu zichtbaar. Quirijn: “We begonnen met een controle op telefonische consulten. Niet ieder telefoontje naar een client is declarabel, maar het is veel werk om te controleren wat wel of geen consult was. We controleerden eerst 2000 telefoontjes per maand met de hand. Dat is nu teruggebracht naar minder dan 200. De rest wordt automatisch met AI gecontroleerd. En het aantal handmatige controles wordt steeds kleiner, omdat de betrouwbaarheid van de AI controle steeds groter wordt.”

Quirijn: “Nu dit werkt, gaan we het model ook inzetten voor andere controles op feitelijke levering. De controles op feitelijke levering zijn veel werk. De medewerkers op de zorgadministratie moeten voor elk consult in de verslaglegging duiken. Maar aan niet controleren kleven grote risico’s. Als je fout declareert, kun je miljoenen aan terugbetalingen krijgen.”

Ontwikkelen voor de hele keten

De eerste reacties op de inzet van AI zijn heel goed. Quirijn: “We worden als projectteam veel door collega’s benaderd. Mensen zijn enthousiast en nieuwsgierig, ze willen er ook iets mee doen. En niet alleen intern, maar ook andere GGZ-instellingen en verzekeraars volgen het nauwgezet. Dat is ook de bedoeling. We willen iets ontwikkelen dat niet alleen voor GGZ WNB is, maar voor alle organisaties in de GGZ een oplossing kan zijn. Ook bij andere instellingen en bij verzekeraars zitten grote teams al die controles te doen. De inzet van AI gaat daar ook zorgen dat de overhead omlaag kan. Dus dit heeft impact op de hele keten.” 

Snel schakelen

Het project loopt tot nu toe heel soepel. Zowel binnen GGZ WNB, als de samenwerking met ValueCare. Quirijn: “We zijn met een kleine club begonnen. Het projectteam binnen WNB bestaat nu uit 4 mensen. De stuurgroep doet ook de inhoudelijke uitvoering. Dat werkt heel goed. En we hebben al sinds 2013 een goede relatie met ValueCare. ValueCare heeft de technische kennis en kunde, WNB heeft ideeën over de inzet ervan. Er is veel vertrouwen onderling en we kunnen snel schakelen.” 

Klein beginnen was een bewuste keuze. Maar binnenkort zal het kernteam wel worden uitgebreid. Quirijn: “Wat er nu staat is beperkt tot één afdeling. We hebben alleen dingen uitgerold binnen de zorgadministratie. Straks moeten we ook draagvlak gaan ontwikkelen bij zorgverleners.”

De menselijkheid terugbrengen

De droom is dus een administratieloos zorgproces. Quirijn: “Ik hoop dat we uiteindelijk in staat zijn om dat te realiseren. Voor de zorg is AI nog relatief nieuw. Maar de ontwikkelingen qua techniek gaan soms opeens heel snel. Het inzetten voor automatisering is stap één. Ik zou ook meer willen voorspellen, zodat we behandelaren kunnen ondersteunen met zorginhoudelijke vragen. Menselijke contact is heel belangrijk in de GGZ. Voor medewerkers en voor cliënten. Hoe meer administratie we weghalen, hoe meer we menselijkheid kunnen terugbrengen in het zorgproces.”