Steeds meer zorginstellingen maken gebruik van robots om hun administratieve werk te automatiseren. Maar hoe werkt dat precies? Wat kun je wel en niet automatiseren? En hoe kan je RPA inzetten binnen jouw instelling?

Wat is Robotic Process Automation (RPA)?

RPA is een technologie waarbij software robots worden ingezet om repetitieve administratieve taken te automatiseren. Bij RPA gaat het dus niet om mechanische robotarmen zoals in een fabriek, of om mensachtige robots die zorgmedewerkers aan het bed kunnen vervangen, maar om software. Deze software voert automatisch administratieve handelingen uit, bijvoorbeeld in het ECD, het boekhoudpakket of in de HR-tooling. Met RPA kun je software robots taken laten uitvoeren die normaal gesproken handmatig door medewerkers worden uitgevoerd.

Hoe werkt RPA precies?

Als je RPA gebruikt, krijgt de robot een account in het softwarepakket, net als een normale medewerker. De robot kan – net als de medewerker – acties uitvoeren in de software. Je kunt de robot alle herhalende taken geven die telkens opnieuw op dezelfde wijze moeten worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld het overtypen van gegevens uit het ene systeem naar het andere systeem. Elk repetitief proces waarin telkens dezelfde stappen worden uitgevoerd kan door de robot worden overgenomen. 

RPA registreert bepaalde handelingen die je uitvoert, waarna deze programmeerbaar worden gemaakt. De software weet vervolgens precies waar er geklikt moet worden, welke gegevens verwerkt moeten worden en hoe de invoer wisselt, terwijl de handelingen zelf hetzelfde blijven.

Hoe weet je wat de robot heeft gedaan?

In het ValueCare portaal kun je eenvoudig zien wat de robot heeft uitgevoerd, via dashboards die speciaal zijn ontwikkeld voor RPA (zoals het RPA Control Center voor automatisering van zorgregistratie). Deze dashboards geven een overzicht van de taken die de RPA heeft uitgevoerd. Daarnaast is het altijd mogelijk om acties terug te draaien wanneer de robot een fout heeft gemaakt. Zo houd je het overzicht en kun je ingrijpen indien nodig.

Wat zijn de voordelen van RPA?

• Processen worden minder foutgevoelig
• Robots zijn altijd beschikbaar en werken consequent door
• Je team bespaart tijd – op het meest repetitieve werk

Robots zijn in staat sneller taken uit te voeren en ze werken 24 uur per dag, 7 dagen per week. Ze zijn dus goed in te zetten om pieken tijdens bepaalde periodes op te vangen. Medewerkers houden hierdoor meer tijd en energie over voor ‘echt’ werk, zoals contact houden met gemeenten of verzekeraars en het leveren van betere zorg. Dit biedt ook maatschappelijke voordelen, zoals een efficiëntere plaatsing van cliënten en kortere wachtlijsten.

Wat kan er nog meer?

Door RPA te combineren met AI-taalmodellen, worden er steeds meer mogelijkheden gecreëerd. Zo kunnen robots teksten 'lezen' en automatisch de relevante informatie verwerken. ValueCare is volop bezig met het creëren van innovatieve oplossingen door AI en RPA te combineren.

Wat is er nodig om te beginnen met RPA?

RPA is snel te implementeren. Dat komt doordat je bestaande systemen niet hoeft aan te passen of te vervangen. Het is dus relatief makkelijk om ermee te beginnen en de implementatie kan soms al binnen enkele dagen uitgevoerd worden. Het meeste werk zit in het analyseren van de huidige werkprocessen. Aan de hand daarvan wordt de robot geprogrammeerd en kan er snel gestart worden met het gebruik van RPA. Je kunt beginnen met het automatiseren van één proces en daarna verder uitbreiden.

Wil je ook aan de slag om de administratieve lasten in jouw instelling te verlagen? 

We laten je graag zien welke mogelijkheden er zijn voor het gebruik van RPA. Neem voor meer informatie contact op met Maik Couwenberg via maik.couwenberg@valuecare.nl.