OLVG werkt al bijna 6 jaar samen met ValueCare, maar is volop aan het innoveren. Het doel van de samenwerking is mede om de registratie volledig te krijgen. Dat begon met controles op gemiste opbrengsten, maar wordt de laatste tijd steeds verder uitgebreid met robotisering en AI. 

Machiel Moes, Hoofd Zorgadministratie bij OLVG licht toe: “We willen voorkomen dat we opbrengsten missen waar we wel recht op hebben. Daarbij zien we robotisering en AI als een kans. Want zelfs met alle controlelijsten die we al hebben, zien we dat we toch nog dingen missen. En we willen die bevindingen zo efficiënt mogelijk adresseren. Daarom hebben we vorig jaar de samenwerking met ValueCare uitgebreid.”

“Geen extra medewerker aan hoeven nemen”

Met robots kun je niet alleen gemiste omzet opsporen, maar de bevindingen ook automatisch verwerken in het EPD. Dat scheelt veel repetitief werk op de zorgadministratie. OLVG pakt de mogelijkheden voor robotisering stap voor stap op, te beginnen met de grootste kansen wat betreft gemiste opbrengsten. 

Machiel: “We zijn begonnen met robots voor de SEH en dagopname. Die besparen allebei veel tijd en leveren veel opbrengsten op. Met de robot die missende consulten op de spoedeisende hulp controleert, kan ValueCare de verslaglegging uitlezen en zo de missende opbrengsten opsporen. En voor de coderingen voor dagopnames moesten we begin dit jaar voor het eerst de cijfers aanleveren, maar codeurs zijn schaars. We hadden er dus de capaciteit niet voor. Dankzij de robot konden we het doen zonder een extra medewerker aan te nemen.” 

Medische kennis

OLVG was al voor de samenwerking met ValueCare begonnen met robotisering. Maar dat verliep nog niet goed genoeg. Machiel: “We hebben hiervoor een andere leverancier gehad. Maar daar waren we niet tevreden over, omdat ze de medische zorgkennis misten. ValueCare heeft dat wel. We wisten dat ze onze taal spreken, ze hebben de werklijsten al en kennen het EPD. Dan blijven er weinig concurrenten over. En ik hoop dat we steeds meer kunnen profiteren van ontwikkelingen bij andere ziekenhuizen. Hopelijk komen we samen nog verder.” 

Zo’n robot ontwikkelen is niet altijd eenvoudig. Vaak blijkt een proces toch ingewikkelder te zijn, dan het op het eerste gezicht leek. Machiel: “Van tevoren lijkt het vaak simpeler dan het is. We wilden bijvoorbeeld 80% van de dagopnames automatisch kunnen coderen, maar we hebben een hele tijd rond de 70% gezeten. Het is wel gelukt. In de loop van het jaar zijn we van 70% naar 85% gegaan. Dat is genoeg, want die laatste 15% is zo uniek dat je er geen robot voor kan bouwen.”

Eén FTE bespaard

Dat levert veel tijd op. Machiel: “Gemiddeld zijn het per maand 2.440 acties. Die kosten met de hand 5 minuten per actie. Zo hebben we 150 uur per maand kunnen automatiseren, dus 1 FTE bespaard. Dat is 6.000 euro aan personele kosten per maand. En het is een stuk prettiger werken voor het team, want dit is geen leuk werk.” 

OLVG houdt nauwkeurig bij wat de robots opleveren. Machiel: “We proberen voor alle robots vast te leggen hoeveel tijd we besparen. En we hebben steeds gekeken of we de fout konden voorkomen, in plaats van steeds opnieuw op te lossen. Als je een robot op een grote bak met fouten zet, dan zie je vaak dat het eigenlijk 10 verschillende fouten zijn. Als je die beter bekijkt, kun je er soms  8 of 9 voorkomen. Sommige robots hebben we zelfs weer uitgezet, omdat er steeds minder fouten kwamen.”

Het gebeurt ook dat een robot voor meerdere soorten fouten blijkt te werken. Machiel: “ De robot voor gemiste scopieën blijkt bijvoorbeeld ook te werken voor andere gemiste verrichtingen. Je ziet dat er nu steeds meer een domino-effect op gang komt.” 

Zichtbare resultaten

De rol van de zorgadministratie verandert door de inzet van robots en AI. Machiel: “We zijn nog veel corrigerend bezig. Ik zou toe willen naar meer signaleren en monitoren. Dan krijg je een afwisselendere baan als zorgadministratie medewerker. Medisch codeurs doen liever de complexe en bijzondere gevallen. Dat zijn precies de casussen die moeilijk te automatiseren zijn.” 

Doordat heel zichtbaar is wat de robots opleveren, ontstaat er steeds meer ruimte om nieuwe ontwikkelingen op te pakken. Machiel: “De dashboarding van ValueCare is heel prettig om te laten zien wat AI en automatisering ons oplevert. Niet alleen in euro’s en voor ons als zorgadministratie, maar voor heel OLVG. En ook als waardering naar het team: dit heeft het opgeleverd, dankzij jullie inhoudelijke kennis.”

Meer doen met AI

AI nog meer inzetten staat hoog op de prioriteitenlijst. Machiel: “We willen met AI completere werklijsten met fouten aanleggen en die oplossen met een robot. Want meer fouten opsporen met AI is veel waardevoller dan alleen automatisch oplossen. Daar zijn we nu mee bezig. We zijn AI taalmodellen aan het trainen op het gebied van wondbehandeling, scopieën en telefonische consulten.” 

Machiel ziet nog voldoende mogelijkheden: “De OK, bijvoorbeeld. Daar zie ik nog veel mogelijkheden en het gaat om veel geld. En daarna zou ik ook verder willen kijken bij de artsen. Bij vakgroepen polsen waar de kansen liggen. Ik wil de grootste kansen oppakken.”