GGZ Westelijk Noord-Brabant (GGZ WNB) wil voorop lopen op het gebied van de inzet van AI  om de administratietijd van de behandelaar terug te dringen. Na een succesvolle pilot loopt op dit moment de uitrol van een digitale assistent voor verslaglegging, in samenwerking met ValueCare. 

Administratieve lasten verlichten

GGZ WNB heeft een bewuste keuze gemaakt om AI te integreren in hun processen. Het belangrijkste doel is daarbij om de administratieve lasten voor zorgverleners te verlichten en hen meer tijd te geven voor directe cliëntenzorg.

Iwan Plompen, klinisch psycholoog en manager behandelzaken ambulant, legt uit: “Personeel is voor ons veel waard. We denken binnen de GGZ al jaren na over hoe we de zorgverleners kunnen ontlasten qua administratieve handelingen. We zien dat medewerkers veel tijd kwijt zijn met alle processen rondom de zorgadministratie. Dus we zijn gaan kijken of AI veel voorkomende handelingen kan overnemen. Met de digitale assistent zien we voor het eerst dat dat echt lukt.” 

De pilot met de digitale assistent van ValueCare begon bij een aantal behandelaren binnen de ambulante regioteams, met het automatiseren van de intakeverslagen. Iwan: “Daar werd heel enthousiast op gereageerd. Het intakeverslag snel genereren, dat scheelt echt veel tijd. Dat de AI tool een deel van het werk kan overnemen, dat is grote winst uit het perspectief van de hulpverlener.”

Veiligheid

De belangrijkste factor voor het succes van de pilot was de acceptatie van de digitale assistent door de behandelaren en de cliënten. Iwan: “De eerste vraag van collega’s is altijd; “Hoe zit het met de veiligheid?” Onze behandelaren zijn opgeleid met voorzichtig zijn met gegevens en veel aandacht voor privacy. Daar hebben ze dus zorgen over, ze willen zeker weten dat de opnames en gegevens veilig zijn. Daar besteden we dus veel aandacht aan, we laten ze zien hoe de assistent van ValueCare met de gegevens van de cliënten en betrokken behandelaren omgaat.”

Ook voor cliënten is het soms even wennen dat de digitale assistent meedraait tijdens gesprekken. Iwan: “Niet elke cliënt zit erop te wachten. Soms hebben ze wel vragen, of tijd nodig om eraan te wennen.  We moeten er dus over in gesprek gaan en laten zien dat de assistent uiteindelijk helpt om meer tijd voor hen te maken. Ik vind ook dat we dat als behandelaren serieus moeten nemen. We merken wel, dat hoe meer de behandelaar de meerwaarde ervan inziet, hoe meer hij het gaat toepassen, en hoe makkelijker hij ook de cliënt overtuigt.”

Tijdsbesparing

De grootste winst die we verwachten te gaan behalen is de tijdsbesparing bij het schrijven van intakeverslagen. Iwan: “Dat het intakeverslag snel gegenereerd kan worden, daar zit de grootste winst uit het perspectief van de hulpverlener. Ze willen zelf de regie houden over het verslag, maar er minder lang mee bezig zijn. Nu genereert de tool een verslag en kijkt de behandelaar het na. Het bijschaven kost veel minder tijd dan zelf een heel verslag schrijven.”

GGZ WNB breidt het gebruik van de digitale assistent gestaag uit en experimenteert met nieuwe toepassingen. Iwan: “We hebben verschillende formats; voor intake, behandelgesprekken, triage en voor overleggen. Nu ligt de nadruk nog vooral op behandelen, want het model moet ook getraind worden. Maar hoe meer we ermee aan de slag gaan, hoe meer het ons gaat ondersteunen.” 

Verder uitrollen

Nu de eerste teams van behandelaren succesvol werken met de digitale assistent, gaat GGZ WNB de assistent verder uitrollen. Iwan: “We gaan eerst uitbreiden bij andere teams en nog meer behandelaren enthousiasmeren. Andere instellingen voegen zich nu ook bij de pilotgroep, dus daardoor kunnen we het model steeds verder verbeteren. Uiteindelijk willen we dat alle medewerkers ermee vertrouwd zijn en dat cliënten het vanaf begin meekrijgen als de standaard manier van werken.”

Er zijn nog veel uitbreidingsmogelijkheden denkbaar in de toekomst, maar GGZ WNB heeft voorlopig vooral het terugdringen van de administratie als doel. Iwan: “In eerste instantie gaat het om wat kan dit onze behandelaren brengen. Want minder tijd voor administratie is meer werkplezier en meer tijd voor direct contact met cliënten. En de administratie is niet het leukste deel van het werk. Je kiest voor de zorg om contact met mensen – je cliënten - te hebben, al die tijd voor administratie is veel mensen een doorn in het oog. Dat we nu echt moeite doen om ze daar te ontlasten, dat kunnen onze behandelaren erg waarderen.”