Iedere bestuurder in de langdurige zorg weet het: de komende jaren moeten we meer gaan doen, met minder mensen. De minister wil investeren in digitalisering en AI om de zorg daarbij te helpen, maar wat dat concreet betekent weet nog niemand. 

Hoe ga je het als zorginstelling straks voor elkaar krijgen om je cliënten goed te verzorgen, met een personeelstekort van 20%? 

Zorgmedewerkers besteden gemiddeld 40% van hun tijd aan administratie, dus flink besparen op administratieve handelingen kan een enorm verschil maken. Meer zorg, minder administratie.

Halveer je administratieve lasten door administratie eenvoudig te maken

Om te komen tot meer zorg en minder administratie moeten niet de regels, protocollen en administratievereisten het uitgangspunt zijn, maar het perspectief van ze zorgprofessional. Daar is de grote winst te behalen. 

Er zijn drie stappen die je als instelling moet zetten om je administratieve lasten te halveren:

1. Maak de registratie intuïtief 
2. Gebruik data om administratief werk te voorkomen
3. Verbeter je data met actiegerichte feedback 

Maak registratie eenduidig en intuïtief

Onze ICT systemen gecombineerd met complexe wet- en regelgeving maken dat wij het onmogelijke van onze zorgprofessionals vragen. Ze moeten op meerdere plekken en manieren de zorg correct en volledig vastleggen, vaak onder flinke tijdsdruk. Het is cruciaal om dit te vereenvoudigen. 

Laat zorgverleners op één plek registreren, op de manier die ze zelf kiezen: spraak gestuurd of getypt, uitvoerig of beknopt. Vraag alleen de minimaal vereiste registratie van de zorgprofessionals en laat AI en RPA de rest van het administratieve werk doen. 

Gebruik AI en RPA om dossiers te vullen

Dankzij AI is het mogelijk om zowel geschreven als ingesproken verslagen te duiden en op te breken in relevante teksten voor in het dossier en de registratie. RPA (robotic process automation) kan geheel automatisch zorgen dat die informatie op de juiste plek in het dossier komt. De professional hoeft het alleen nog te valideren. 

Dat scheelt uren per week aan administratieve taken en zorgt ervoor dat er geen dubbele registratie meer hoeft plaats te vinden. Alle beschikbare data wordt gebruikt,  zodat de zorgprofessional wordt ontlast op het gebied van registratie en administratie. 

Verbeter de datakwaliteit met een intuïtieve feedbackloop

Met een intuïtieve feedbackloop naar de zorgverlener, kunnen missende velden in de dossiers of registratie snel worden ingevuld. De zorgprofessional krijgt snel een melding als er informatie ontbreekt en kan die direct aanvullen. Dat maakt dat de kwaliteit van registratie continu verbeterd en de registratielast afneemt.  Kortom: meer tijd voor zorg en steeds minder administratie. 

Data gedreven verbeteren

Wanneer de datakwaliteit stijgt, heeft dit grote bijkomende voordelen voor de centrale organisatie. Op dit moment wordt er vooral gestuurd op onvolledige en vaak onjuiste data. Dat betekent dat bestuurders moeten besluiten op basis van onvolledig informatie. 

Als AI de registratie voor zijn rekening neemt, leidt dat tot een uniforme wijze van registreren. Een uniforme registratie zorgt voor hoge kwaliteit en volledigheid van data. Dat heeft grote meerwaarde voor drie basis onderdelen van een zorginstelling:

1. Sturen op complete data geeft een impuls aan de kwaliteit van zorg en de productiviteit 
2. Beheersen van risico’s en inzet personeel wordt eenvoudiger
3. Verantwoording en volledigheid verbeteren

Beter sturen, minder risico, volledig factureren

Het voorop stellen van de zorg maakt zo dat de centrale organisatie van een zorginstelling zich echt bezig kan houden met procesoptimalisatie. Je gaat van steeds achter de feiten aanlopen  naar een proactief sturen. Daarmee komen knelpunten snel in beeld en is er ook capaciteit beschikbaar om die aan te pakken. 

Door uniform te registreren en die registratie integraal te controleren, is je registratie altijd rechtmatig en volledig. Er is dus geen risico meer op terugbetalingen en je laat dus nooit meer omzet liggen door gebrekkige registratie. 

Til je zorginstelling naar een hoger plan

Door met AI de administratie te vereenvoudigen en stap voor stap de datakwaliteit te verbeteren, til je je zorginstelling naar een hoger plan. De risico’s worden kleiner, het personeelstekort krimpt, zorgverleners hebben meer tijd voor zorg en bestuurders kunnen sturen op actuele data. 

Dat komt zowel de financiële positie van de instelling als de kwaliteit van zorg ten goede. 

Wil je ook aan de slag? 

Neem dan contact met ons op en plan een afspraak. ValueCare heeft jarenlange ervaring in de zorg, veel AI en RPA experts en een niet te stoppen drive om de zorg te verbeteren. We delen graag onze ervaring bij de tientallen Nederlands zorginstellingen in ons netwerk.