Om de administratieve druk te verlichten startte GGZ Centraal afgelopen jaar een pilot waarin een groep behandelaren ging werken met software die de verslaglegging automatiseert. Bobbi Lynn Schemering Reelfs is psycholoog in het volledig digitale team van GZZ Centraal en ging in de pilot aan de slag met de digitale assistent van ValueCare. 

Minder tijd besteden aan rapporteren

Bobbi: “Het verlichten van de administratieve druk was het uitgangspunt voor de pilot en we zagen dit als een mogelijke oplossing. Zeker met diagnostiek lopen we ertegenaan dat het rapporteren veel tijd kost, die we liever anders besteden. Daarnaast wilden we ook een meer uniforme manier van rapporteren krijgen, zodat het makkelijker wordt om werk over te dragen als dat nodig is.”

GGZ Centraal overwoog daarvoor verschillende aanbieders. Bobbi: “Toen ik er in eerste instantie over nadacht, dacht ik vooral aan de verschillende soorten gesprekken, die moeten allemaal op een goede manier in het verslag. Maar het viel me tijdens de presentaties op dat je nog meer keuzes te maken hebt. Wil je dat de toepassing conclusies trekt of niet, wil je taalniveau B1 of juist meer vakjargon? ValueCare genereerde bij de test wat mij betreft het meest passende verslag, mede vanwege de eerdere samenwerking met een andere GGZ aanbieder.”

Steeds betere verslagen

Tijdens de pilot werd de digitale assistent steeds verder verbeterd. Bobbi: "In de beginfase van de pilot werd ik verrast: vaak positief, omdat het meteen al hulp bood, maar soms kwamen er ook situaties voor waarin informatie ontbrak of onjuist was. Inmiddels zijn deze problemen volledig opgelost, en werk ik er nu graag mee in de praktijk, al doe ik nog altijd een controle."

De ervaring met de digitale assistent tijdens het dagelijkse werk was positief. Bobbi: “Het was relatief snel toepasbaar en kan het werk makkelijker maken. We hoeven minder tijd te besteden aan rapporteren. Ik kan de registratie sneller doen, dus er is minder administratieve tijd en meer directe tijd. En dat is wat we het liefste doen, in gesprek zijn. En de digitale assistent werkt ook als een soort sparringpartner. Je ziet wat er is besproken, zonder dat je het zelf moet reproduceren. Daardoor heb ik meer ruimte om te reflecteren op het gesprek.” 

Meer tijd voor de cliënt

Doordat het rapporteren nu minder tijd kost, hebben de behandelaren meer tijd voor de cliënt. Bobbi: “Voorheen nam ik vaak niet de tijd om de dingen die wij rapporteren ook aan de cliënt te sturen. Dat doe ik nu wel. Cliënten zijn heel positief en vaak best verbaasd over hoe goed de samenvatting van het gesprek is. Ze zijn vaak onder de indruk van wat de digitale assistent kan. Een ander groot voordeel kan zijn dat ik tijdens het gesprek minder bezig ben met het opschrijven van hetgeen besproken, maar dat ik meer ruimte heb om met mijn volle aandacht in het gesprek te zijn.” 

Nu de pilot officieel is afgerond, werkt Bobbi nog steeds dagelijks met de digitale assistent. En ze zou er graag nog meer mee willen doen. Bobbi: “Eerst zou ik voor zo veel mogelijk soorten gesprekken goede verslagen willen kunnen maken. En het zou heel mooi zijn als het straks wordt geïntegreerd in het EPD.  Maar ik zou ook nog meer processen willen automatiseren, zodat we steeds minder tijd kwijt zijn aan schrijven over gesprekken, plan-technische en vertragende zaken of met juiste documenten zoeken in dossiers en meer tijd hebben voor cliënten, collega’s, deskundigheidsbevordering of reflectie op inhoud.”