Voor Domus Valuas zijn als particuliere ouderenzorginstelling persoonlijk contact en gastvrijheid heel belangrijk. Dat betekent ook dat medewerkers zo min mogelijk tijd kwijt willen zijn aan administratie en overdracht. Sinds kort gebruikt Domus Valuas de Digitale Assistent van ValueCare om de administratie eenvoudiger te maken en meer tijd te houden voor de bewoners. 

Judith van Louvezijn, Manager Zorg bij Domus Valuas, vertelt: “We merken dat administratieve taken een grote plaats innemen in de dagelijkse zorgverlening. Medewerkers gaan regelmatig bij elkaar zitten om verslagen te schrijven, terwijl we ze juist bij de bewoners willen hebben. Met de Digitale Assistent willen we faciliteren dat ze de zorg samen met bewoners evalueren en direct kunnen rapporteren, in plaats van achteraf.”

Enthousiast

De eerste locaties van Domus Valuas zijn nu begonnen met het gebruik van de Digitale Assistent en de eerste reacties zijn erg positief. Judith: “Het kernteam is heel enthousiast. Het werkt gewoon heel snel. Je hoeft niet te tikken, niet na te denken over taalfouten. Mensen met dyslexie vinden het geweldig.” 

Domus Valuas is begonnen met de rapportages, maar wil de Digitale Assistent ook gaan gebruiken om overleggen te notuleren bij artsenvisites, intakegesprekken en familiegesprekken. Judith: “Dat zijn momenten dat je niet wilt zitten tikken, maar juist een echt gesprek wilt voeren. Als de Digitale Assistent direct een verslag maakt en het met de juiste indeling en kopjes in het zorgplan zet, heb je een veel prettiger gesprek. En het scheelt veel tijd.”

Rapporteren op doelen

Domus Valuas koos voor ValueCare, omdat de Digitale Assistent niet alleen een tool is voor spraakgestuurd rapporteren, maar gekoppeld is aan het EPD en de rapportages meteen gekoppeld worden aan de doelen in het zorgplan. Vroeger moesten zorgverleners in het EPD op zoek naar het behandelplan, daar de doelen zoeken en dan per doel apart rapporteren. Met de digitale assistent zijn de doelen per cliënt meteen zichtbaar en worden de juiste stukken uit het verslag automatisch aan die doelen gekoppeld. 

Kwaliteitsslag

Het automatisch rapporteren moet op die manier niet alleen tijd besparen, maar ook zorgen voor een hogere kwaliteit van de verslagen. Judith: “Nu is het rapporteren op doelen heel bewerkelijk voor medewerkers, dus doen ze het vaak niet. Alles wordt in een algemene rapportage geschreven. Als je dan na een half jaar een familiegesprek hebt, moet je alles weer doorlezen en vertalen naar de doelen. Met de digitale assistent kun je spraak gestuurd rapporteren en hij zorgt vervolgens automatisch dat de tekst meteen onder de juiste doelen wordt weggezet in het verslag. Dat geeft niet alleen meer werkplezier, maar we maken ook een kwaliteitsslag. En uiteindelijk geeft het ons meer tijd met de bewoners.”

Bewoners betrekken

Steeds vaker gaan medewerkers nu ook de bewoners betrekken bij het verslag. Judith: “In het begin spraken ze hun verslag in op de gang. Maar we willen liever de bewoners betrekken en samen evalueren. De ene bewoner kan dat beter dan de andere, maar bij 80% kan het samen. Dus niet meer ‘stiekem’ inspreken op de gang, maar dat meteen doen met de bewoner erbij. Dan kun je ook zeggen: “Als er nog iets anders bij moet, zeg het maar.” Zo kunnen we bewoners echt betrekken. En je zit niet langer te typen op een telefoon. Dan weten de bewoners nooit wat je aan het doen bent, of het werk is of dat je je buurvrouw zit te appen.”

Goed ingebed

Het uitrollen van de Digitale Assistent doet Domus Valuas stap voor stap. Judith: “We willen niet te snel gaan en dan een te lage adoptie hebben. In elke regio is eerst één locatie gestart, vanaf daar gaan we de andere locaties betrekken. We zorgen eerst dat het werkproces op één locatie goed loopt en we testen hoe we qua tijd, werkplezier en tijd met bewoners het meeste winnen. Als het goed draait, laten we enthousiaste medewerkers als ambassadeurs anderen betrekken. Zo zorgen we dat het goed ingebed wordt.” 

Ontwikkelpartner

Domus Valuas is ook ontwikkelpartner van ValueCare. Dat betekent dat managers en medewerkers actief meedenken over verbeteringen en nieuwe functionaliteit voor de Digitale Assistent. En er zijn ideeën genoeg. Judith: “De innovatie op verschillende soorten verslagen was een belangrijke reden om voor ValueCare te kiezen. Vroeger was een bewoner er 3 tot 5 jaar, dat wordt steeds korter. Dus hebben we ook vaker intakes. Het is heel fijn als je daar snel een goed verslag van hebt. En één van onze collega’s gebruikt de Digitale Assistent al voor artsenvisites, ook al is er officieel nog geen format voor. Het template voor algemene notulen is al bijna goed genoeg. Dus straks kunnen we met een speciaal format voor artsenvisites nog een kwaliteitsslag maken.”

En voor de toekomst ziet Judith nog veel meer mogelijkheden: “We willen dat gebeurtenissen makkelijker worden opgevolgd. Stel dat iemand valt. Dan wil je daar de volgende dag op rapporteren. Je zou bijvoorbeeld een melding kunnen geven als je ziet dat daar de volgende dag geen rapportage op komt. Dan gaat er veel minder verloren in de overdracht.”