De inzet van process mining geeft je als instelling continu inzicht in je zorgprocessen, zodat je gericht interventies kunt inzetten. Bij process mining kijk je integraal naar je processen en spoor je álle ongewenste afwijkingen op. 

Dat scheelt veel tijd op de zorgadministratie, terwijl ook de beheersing van risicovolle processen steeds beter wordt en je minder correcties hoeft uit te voeren.

Wat is process mining precies? 

Process mining is een analysetool die je inzet om inzicht en controle over je processen te krijgen.  Bij process mining worden eerst de zorgprocessen uitgewerkt in procesplaten en procesflows, daarmee is duidelijk wat de gewenste werkwijze voor ieder proces is. Daarna wordt verbinding gelegd met het ECD om te zien hoe de daadwerkelijke gang van zaken in het proces is. 

In de data zie je hoe de zorgprocessen echt lopen. De afwijkingen van het ‘juiste’ proces, de zogenaamde happy flow, worden meteen duidelijk. Daardoor zie je in één oogopslag waar de afwijkingen in het proces voorkomen en hoe vaak. Je krijgt inzicht in de echte loop van het gehele proces, in real time. Vervolgens kan je zien hoeveel van deze afwijkingen nog niet worden beheerst en wat het risico is dat je daarmee loopt. 

Voor deze risico’s kies je de juiste interventie. Bijvoorbeeld de inzet van robots om processen te automatiseren of om processen opnieuw te ontwerpen zodat de risico’s zich niet meer voordoen. Een andere mogelijkheid is om direct en gericht in te grijpen in het proces en je medewerker via het ValueCare portaal een signaal te geven van de actie die nu nodig is om het proces in één goed te laten verlopen. 

Je hoeft dus niet meer (alleen) te vertrouwen op controles, maar kunt het lopende proces monitoren en beheersen.

Waar kun je process mining bijvoorbeeld voor inzetten? 

Proces mining is geschikt voor alle werkprocessen in je organisatie en past het best bij werkprocessen met tijdsgebonden activiteiten. Bijvoorbeeld voor de levering van dagbesteding of het aanvragen van (her)indicaties. De eerste langdurige zorginstelling die met process mining werkt, is begonnen met de aanvraag van herindicaties voor de Jeugdwet. 

Zo’n nieuwe indicatie aanvraag moet tijdig en vereist een evaluatieverslag dat niet te oud mag zijn. Dan komt het geregeld voor dat het weken duurt voor de gemeenten de aanvraag heeft verwerkt. Een ontbrekende of onvolledige aanvraag kan dan niet zomaar meer worden hersteld. Je krijgt zo gemakkelijk te maken met onbetaalde zorg. En het is onwaarschijnlijk dat de gemeente daar later coulant over is. 

Wat levert dat op? 

Met process mining krijg je een volledig inzicht in afwijkingen van de gewenste werkwijze, en dus de kans om oorzaken daarvan op te sporen en te repareren. Als instelling werk je er op deze manier aan om dingen in een goed te doen. Door de inzet van process mining kun je in één keer goed factureren en beter sturen op kwaliteit, efficiëntie en effectiviteit. 

Voor alle organisaties die de indruk hebben geen grip te hebben op processen en in het bijzonder voor organisaties die één of meerdere fusies achter de rug hebben, is deze methode uitermate geschikt om meer grip op hun processen te krijgen. Je ziet beter waar je omzet laat liggen, krijgt meer inzicht in de kwaliteit en maakt het veel eenvoudiger om processen te automatiseren. 

Met process mining trek je het proces overal gelijk, optimaliseer je het en maak je het voor iedereen makkelijk om de stappen uit te voeren. Je kunt daardoor je processen verbeteren, aanpassingen doen om uitval te voorkomen of handwerk zelfs helemaal automatiseren. 

Wil je meer weten of direct aan de slag met process mining?