Steeds meer ziekenhuizen stappen over naar ValueCare. Maar overstappen gaat niet vanzelf en er lopen vaak ook andere projecten. Kan je naast al die veranderingen ook nog met ValueCare beginnen?

Gelukkig wel. Overstappen naar ValueCare kan binnen 6 tot 8 weken.

Zorginstellingen die besluiten over te stappen zijn vaak blij verrast hoe vlot de implementatie van ValueCare verloopt. Ook als er parallel daaraan nog andere projecten lopen. Ziekenhuis Rivierenland deed de hele implementatie bijvoorbeeld in zes weken en ging tegelijkertijd over op Horizontaal Toezicht.

Frank Engbers, consultant Ziekenhuizen bij ValueCare heeft al meerdere zorginstellingen ondersteund bij de implementatie. Hij noemt de voorwaarden die belangrijk zijn in de voorbereiding, zodat de overstap naar ValueCare probleemloos en snel verloopt.

Kartrekker met kennis

Om de implementatie soepel te laten verlopen is een kartrekker nodig, bijvoorbeeld een DBC-adviseur. Het is belangrijk dat hij of zij de implementatie goed kan leiden, kennis heeft over de wet- en regelgeving en kan zorgen voor afstemming van de acties met collega’s en voor communicatie intern.

Implementatieplan

Een duidelijk implementatieplan met heldere doelen en deadlines is de tweede belangrijke voorwaarde om de overstap soepel te laten lopen. ValueCare levert een implementatieplan, waarmee afgelopen jaar meer dan 10 implementaties soepel zijn verlopen. Om de doelen in het implementatieplan te bewaken adviseert Frank een wekelijkse terugkoppeling. Frank: ‘Elke week kort overleggen met alle aangehaakte medewerkers over de acties en aandachtspunten werkt goed. De betrokken personen zijn dan goed geïnformeerd en blijven aangehaakt.’

Een duidelijk implementatieplan zorgt er zo voor dat het tempo van de implementatie hoog blijft en eventuele knelpunten snel aan te pakken. Frank: ‘Dat plan opstellen hoef je als zorginstelling niet zelf te doen, ValueCare heeft een plan liggen dat je als instelling kunt aanpassen waar gewenst. En we denken mee over wat handig en haalbaar is.’

Drie overzichtelijke stappen

Normaal gesproken deelt ValueCare een implementatie op in drie stappen. Dat maakt het makkelijker om de snelheid erin te houden. De eerste stap is het aansluiten van de systemen van het ziekenhuis op de servers. Dit vraagt een minimale inzet van ICT van de zorginstelling. ValueCare levert een standaard set controles en dashboards, waar de wet-en regelgeving in is opgenomen. Die kun je met één druk op de knop aanzetten. De zorgadministratie hoeft ze dan alleen nog maar te testen.

In de tweede stap test de Zorgadministratie de nieuwe controles en leren ze hun werk in de ValueCare tooling zo goed mogelijk te doen. Deze fase neemt een aantal weken in beslag. De overgang van de oude tooling naar ValueCare is de laatste stap. Die duurt hooguit een paar dagen en daarin zorgen we dat alle controles compleet zijn.

Geen verlies van informatie

Over de vaak gestelde vraag of de overstap niet resulteert in verlies van informatie meldt Frank het volgende: ‘We kijken welke controles er zijn en welke controles van ValueCare daar het beste bij passen. Vaak heeft ValueCare scherpere controles, met minder valse positieven. In afstemming en overleg met elkaar blijft de beste set over. Uiteindelijk bepaal je als zorginstelling zelf wat blijft en wat verdwijnt.’

Tijd besparen

Overstappen naar ValueCare kan veel tijd besparen voor zorginstellingen. Het functioneel beheer en het up-to-date houden van kennis doet ValueCare. Daarnaast is overstappen vaak een moment dat zorginstellingen grote schoonmaak houden in hun controles. Frank: ‘Als ziekenhuis ga je kritisch bekijken wat je hebt aan controles, wat je nog gebruikt en wilt behouden. Vaak blijkt dan dat bepaalde acties niet meer nodig zijn. Bij ValueCare denken we daar goed over na, ons grote netwerk helpt daarbij. We passen de acties aan op de best practice.’

Vraag hieronder een demo aan.