Contact »
Horizontaaltoezicht overstap artikel

Zo stap je probleemloos over naar ValueCare

Geschreven door Marjon Schiltman op 19 november 2021

Steeds meer ziekenhuizen en ggz-instellingen stappen over op ValueCare. Maar het implementatieproject dat nodig is om te starten is soms een flinke drempel, ook als zorginstellingen wel overtuigd zijn van de meerwaarde. Overstappen kost tijd en er lopen vaak al veel andere projecten. De invoering van het zorgprestatiemodel in de GGZ bijvoorbeeld, of de overstap naar Horizontaal Toezicht in ziekenhuizen. Kan je naast al die veranderingen ook nog met ValueCare beginnen?

Gelukkig wel. Overstappen naar ValueCare kan binnen 6 tot 8 weken.

Zorginstellingen die besluiten om te stap te wagen, zijn vaak blij verrast hoe vlot de implementatie van ValueCare verloopt. Ook als er parallel daaraan nog andere projecten lopen. Frank Engbers, consultant Ziekenhuizen bij ValueCare heeft al meerdere zorginstellingen ondersteund bij de implementatie. Hij noemt twee voorwaarden die belangrijk zijn in de voorbereiding, zodat de overstap naar ValueCare probleemloos en snel verloopt.

Kartrekker met kennis

Naast een kartrekker binnen de Zorgadministratie of bijvoorbeeld de DBC-adviseur is het actief betrekken van de managementlaag belangrijk. Niet alleen helpt dit bij het creëren van draagvlak, maar ook bij het vrijmaken van capaciteit. Hoeveel inzet van medewerkers er nodig is, is afhankelijk van de invulling van het implementatieplan. ValueCare levert een standaard set controles en dashboards, waar de wet- en regelgeving in is opgenomen. Die kun je met één druk op de knop aanzetten. De zorgadministratie hoeft ze dan alleen nog maar te testen.

Implementatieplan

Een duidelijk implementatieplan met heldere doelen en deadlines is de tweede belangrijke voorwaarde om de overstap soepel te laten lopen. Welke inzet nodig is van welke afdelingen en op welk moment hangt hiervan af. Om de deadlines in het implementatieplan te bewaken adviseert Frank een wekelijkse terugkoppeling. Frank: ‘Elke week kort overleggen met alle aangehaakte medewerkers over knelpunten en de acties werkt goed. De betrokken personen zijn dan goed geïnformeerd en blijven aangehaakt.’

Een duidelijk implementatieplan zorgt er zo voor dat het tempo van de implementatie hoog blijft en eventuele knelpunten snel aan te pakken. Frank: ‘Dat plan opstellen hoef je als zorginstelling natuurlijk niet alleen te doen, ValueCare denkt mee over wat haalbaar is.’

Drie overzichtelijke stappen

Normaal gesproken deelt ValueCare zo’n implementatieplan op in drie stappen. Dat maakt het makkelijker om de snelheid erin te houden. Frank noemt dit als derde voorwaarde voor een efficiënte overstap.

De eerste stap is het aansluiten van de systemen van het ziekenhuis op de servers. Dit vraagt een minimale inzet van ICT. In de tweede stap gaat de Zorgadministratie de nieuwe controles testen en leren hoe ze hun werk in de ValueCare tooling zo goed mogelijk kunnen doen. Deze fase neemt een aantal weken in beslag, afhankelijk van de beschikbare capaciteit op de afdeling. De overgang van de oude tooling naar ValueCare is de laatste stap. Die duurt hooguit een paar dagen.

Ziekenhuis Rivierenland deed de hele implementatie bijvoorbeeld in zes weken en ging tegelijkertijd over op Horizontaal Toezicht. 

Geen verlies van informatie

Over de vaak gestelde vraag of de overstap niet resulteert in verlies van informatie meldt Frank het volgende: ‘We kijken welke controles er zijn en welke controles van ValueCare daar het beste bij passen. Vaak heeft ValueCare scherpere controles, met minder valse positieven. In afstemming en overleg met elkaar blijft de beste set over. Uiteindelijk bepaalt je als zorginstelling zelf wat blijft en wat verdwijnt.’

Tijd besparen

Overstappen naar ValueCare kan veel tijd besparen voor zorginstellingen. Het functioneel beheer en het up-to-date houden van kennis doet ValueCare. Daarnaast is overstappen vaak een moment dat zorginstellingen grote schoonmaak houden in hun controles. Frank: ‘Als ziekenhuis of ggz-instelling ga je kritisch bekijken wat je hebt aan controles, wat je nog gebruikt en wilt behouden. Vaak blijkt dan dat bepaalde acties niet meer nodig zijn. Bij ValueCare denken we daar meer over na, vanwege ons grote netwerk. We passen de acties aan op de best practice.’

Vraag hieronder een demo aan.

Vrijblijvende demo aanvragen?

Neem contact op

Esther

Esther Wiersma

+316 341 86 571
esther.wiersma@valuecare.nl
connect via linkedin