De timing was allesbehalve perfect. Toen Ziekenhuis Rivierenland wilde overstappen naar ValueCare omdat het contract met de vorige leverancier afliep, zaten ze middenin de overgang naar Horizontaal Toezicht (HT). Daardoor hadden ze maar zes weken om alle HT-controles in te richten en live te zetten.

Joan Hansman is manager Zorgregistratie en -facturering bij Rivierenland en moest die twee veranderingen tegelijk in goede banen leiden. Joan: “We hebben de keuze gemaakt voor ValueCare, omdat de dashboarding er bij Valuecare erg goed uitziet. We willen aan de slag met first time right en we moesten over op HT. Als je die dashboarding goed inzet, dan kun je dat allebei gemakkelijker maken. Maar dat we tegelijk over moesten naar HT en naar ValueCare was een ongelukkige samenloop van omstandigheden.”

Voorbereiding

Rivierenland had de overstap naar HT al grondig voorbereid. Joan: “We hadden al een akkoord op het control framework en opzet en bestaan aangetoond. Dat moesten we in ValueCare opnieuw doen. Die overstap heeft veel overleg gekost met de zorgverzekeraars. We hebben hun akkoord gevraagd voor we eraan begonnen.”

Om dat akkoord te krijgen, stelde Joan een gedetailleerd implementatieplan op. Daar stond alles in: de technische werkzaamheden, de planning, de operationele risico’s, de testaanpak, en de redenen om over te stappen. Joan: “Er was ook tijdwinst door de overstap. Eerst deden we het functioneel beheer zelf, dat ligt nu bij ValueCare. De livegang meteen doen was daarom een voordeel.”

Risico’s

De risico’s dekten ze af met een grondig testplan. Joan: “We hebben laten zien dat we echt zouden kijken op detailniveau en elke afwijking gingen beoordelen. Zo was het altijd navolgbaar waarom we iets hadden goedgekeurd of afgekeurd.” Dat werkte. Verzekeraars waren niet erg blij met de plannen, maar ze begrepen het wel. En ze wilden het dus niet tegenhouden.

Joan: “We zijn in december begonnen met het project. We moesten toen in zes weken de HT regels live hebben. Dat hebben we uiteindelijk met één week vertraging gedaan. En we hebben paar controles in productie genomen waar nog wat verfijning op nodig was.”

Hard werken

Het was hard werken. Joan: “Het is gelukt door een hele grote inzet. Zowel aan onze kant als aan de kant van ValueCare. Na die zes weken waren we met de HT-controles live. Daarna hebben we nog twee maanden gewerkt aan de andere controles, waarna we ook decentraal live zijn gegaan met ValueCare. We zijn nu bezig met de dashboarding. Ook kijken we welke andere controles in de ValueCare bibliotheek we nog willen hebben.“

Frank Engbers, de consultant van ValueCare die Rivierenland hielp bij de overstap, was onder de indruk van hoe Joan en haar team het project aanpakten. “Ze hadden duidelijke doelen en strakke deadlines. Daardoor lukte het om een groot pakket aan controles in te voeren in korte tijd.”

Joan: “Ik denk dat dat ook te maken heeft met expertise. Het team heeft veel kennis. Zowel op de regels, als technische aspecten. Bij mij op de afdeling kan iedereen echt goed met Excel werken. We kunnen dus makkelijk de oude regels en de nieuwe ValueCare regels exporteren en vergelijken.”

Planning

Het team was goed voorbereid. Van een flink gedeelte van de controles had Joan al uitgezocht welke ze gebruikten en welke van ValueCare daarbij hoorden. Waar ze dat zelf niet in één keer kon vinden, zocht ze het samen met Frank uit. Daar kwam een gedetailleerde planning uit.

Joan had elke controle ingepland in een bepaalde week en aan een iemand in haar team toegekend. Daardoor was voor iedereen duidelijk welke controles hij of zij wanneer moest oppakken. Dat hield het tempo hoog en het zorgde ook een goede samenwerking in het team. Joan: “Als iemand wat tijd over had, dan werd er aangeboden om controles van andere over te nemen. Die collegialiteit heeft zeker meegespeeld bij het halen van de planning.”

De implementatie bij de andere afdelingen leverde niet veel problemen op. Joan; “Het werkt niet heel anders, het ziet er alleen anders uit. We hebben iedereen die met ValueCare ging werken van tevoren getraind en het positief gebracht. Dat scheelt een hoop. En we hebben gezorgd dat mensen niet hoefden te starten met een half af product. We zijn pas decentraal live gegaan toen we alle controles af hadden, zodat mensen niet in twee systemen hoefden te werken.”

Tegenvallers

Er waren ook tegenvallers bij de overstap. De planning was goed, maar niet perfect. Joan: “We hadden niet gedacht aan hoeveel we moesten hertesten. Soms ook een derde of vierde keer. En we hadden geen rekening gehouden met de tijdsbesteding aan de randverschijnselen, zoals het doen van de aansluiting van welke oude controle bij welke ValueCare-controle hoort. Daar heb ik samen met Frank veel tijd aan besteed. Maar ook de definitie van de OVP’s en de controle van de sluitregels.”

Joan is het meest tevreden over de samenwerking in het team. Maar als ze het nog eens over moest doen, zou ze meer tijd nemen om te testen. “Die zes weken, dat raad ik niemand aan. Iedereen heeft stinkend hard gewerkt om het te halen.”

First time right

Nu de overstap naar ValueCare compleet is en Horizontaal Toezicht is ingevoerd, staat het volgende project al op de planning. Joan: “Als Zorgregistratie is onze uitdaging op dit moment om first time right te realiseren. We hebben best hoge aantallen acties in zowel Hix als ValueCare. Dus wat we nu willen, is zorgen dat er minder instroom is. Het proces aan de voorkant verbeteren, zodat we een meer behapbaar aantal acties krijgen.”

De dashboards en rapportages helpen daarbij. Daardoor wordt zichtbaar of het aantal acties echt daalt na een training, het verbeteren van een proces of na andere maatregelen. Door het first time right project moet er minder instroom ontstaan in de werklijsten. Joan: “Dat levert niet alleen tijdsbesparing op bij de Zorgregistratie, maar bij iedereen. Als iedereen efficiënter werkt, kunnen we eerder factureren, en dat scheelt weer in de liquiditeit.”