Waar compliance, risicobeheersing en daily auditing in de ziekenhuizen ingeburgerde begrippen zijn, zijn dagelijkse controles in de VVT nog relatief nieuw. Pantein zorggroep nam dit jaar de controles van ValueCare in gebruik, zowel voor het Maasziekenhuis (Cure) als voor Thuiszorg & Zorgcentra (Care) binnen Pantein Zorggroep .

Jos Wannet, manager Finance & Control bij Pantein legt uit waarom: “We hebben bij Pantein verschillende financieringsstromen onder één paraplu. Medisch specialistische zorg aan de Cure kant en aan de Care kant onder andere langdurige zorg (WLZ), wijkverpleging vanuit de Zorgverzekeringswet en de WMO. Als Finance en Control ondersteunen we al die stromen bij beide zorgbedrijven. Het is mooi dat we nu de controles voor Cure en Care bij één leverancier hebben.”

Meer zorg tegen dezelfde kosten

Ook Pantein heeft te maken met een groeiende zorgvraag en krapte op de arbeidsmarkt. Jos: “Een van onze grootste uitdagingen is dat wij als organisatie de juiste zorg kunnen leveren. Het is lastig aan personeel te komen en door de vergrijzing in onze regio neemt de zorgvraag toe. Aan de andere kant heb je de druk van financiers op de tarieven. We willen zo doelmatig mogelijk zorg leveren, dus meer zorg leveren tegen dezelfde kosten of minder zorg tegen nog lagere kosten. Dat betekent dat we constant moeten vernieuwen. Doordat de tarieven van de zorg onder druk staan, moeten we ook als financiële afdeling de processen steeds efficiënter inregelen. Wat los van de externe druk, ook onze eigen doelstelling is.“

Naar integrale data-analyse

Aan de Care kant deed Pantein tot nu toe steekproeven op de zorgregistratie en facturatie, om een oordeel te vormen over de kwaliteit van de zorgregistratie en de risico’s. Dat is veel handmatig werk. Jos: “Je moet met de hand controles doen, af en toe het zorgdossier in, en dan de bevindingen terugkoppelen aan de zorgprofessional, die ze weer moet beoordelen. En dan moet je eventueel nog corrigeren. Dat is een heel administratief proces, terwijl het alleen nog maar steekproeven zijn en geen integrale controle.”

Om de processen beter te beheersen en het handwerk te beperken, wilde Pantein automatisch en integraal gaan controleren. Jos: “We hebben de ambitie uitgesproken: wij willen naar een integrale data-analyse. Daarom zijn we in gesprek gegaan met ValueCare over geautomatiseerde controles. Met ValueCare controleren we de volledige registratie en de volledige facturatie, dus integraal in plaats van alleen steekproeven. De workflow daarachter is ook geautomatiseerd, in plaats van met e-mails en excelletjes.”

Three lines of defence

Door dagelijks het registratieproces te bekijken en terug te leggen bij de first line, ontstaat er een leercurve. Er wordt steeds meer volledig en correct geregistreerd aan de bron. Jos: “We hebben nu werkelijk het three lines of defence model. Dat is mooi dat we met ValueCare deze laatste stap hebben weten te bereiken. Van handmatige steekproeven achteraf, naar een volledige geautomatiseerde controle gedurende het proces. Dat sluit aan bij onze visie om een volledige, juiste, en tijdige factuur te sturen naar de cliënt, zorgverzekeraar, of het zorgkantoor. Daarnaast wil ik ook constant het proces beheersen en verbeteren. De uitkomsten van ValueCare geven ons inzicht in welke onderdelen van de registratie of van het zorgproces wij moeten aanpassen.”

Administratieve lasten

Door het proces steeds meer te verbeteren, kunnen de administratieve lasten omlaag. Jos: “Het moet volgens mij de doelstelling zijn, dat je zorgpersoneel vooral zorg kunt laten leveren. Er is een tekort aan zorgpersoneel, dus we willen de mensen die de zorg leveren zo min mogelijk belasten met administratieve taken.”

Snel resultaat

Een van de eerste controles die Pantein in gebruik nam, leverde meteen een onverwacht resultaat op. Maartje den Hartog, zorgcontroller bij Pantein Care legt uit: “Uit de controle R45402 kwam naar boven dat we uren misten in de declaratie naar het zorgkantoor. Wij huren andere partijen in voor huishoudelijke hulp en dagbesteding. Die uren moeten we in ons ECD verwerken, zodat we ze kunnen factureren aan de financiers. Toen we de controle van ValueCare aanzetten, bleek dat die externe uren niet meegenomen waren in de facturering. Zonder de controle van ValueCare was dat niet naar boven gekomen en waren die uren dus ook niet gedeclareerd. Dat kunnen we nu gelukkig alsnog doen.”

Horizontaal Toezicht

Nadat de implementatie van ValueCare voor de Care al was begonnen, heeft Pantein besloten om ook voor het ziekenhuis over te stappen naar ValueCare. Pantein is in 2020 een project Horizontaal Toezicht (HT) gestart met een zeer ambitieuze planning. In eerste instantie was dat voor Jos Wannet een reden om de overstap naar ValueCare aan de Cure kant liever nog even uit te stellen. Maar een aantal collega’s raakte ervan overtuigd dat de overstap naar HT met ValueCare makkelijker zou gaan. Jos: “ValueCare faciliteert HT op een mooie wijze. Dit heeft ervoor gezorgd dat de afstemming met de zorgverzekeraar voor dit onderdeel op een soepele manier heeft plaatsgevonden.”

Kwalitatieve controles

Op dit moment gebruikt Pantein in ValueCare vooral compliance gerichte controles, maar daar ziet Jos in de toekomst verandering in komen: “Ik zie dat zorgverzekeraars en zorgkantoren steeds meer kwalitatieve controles gaan doen. Zij gaan ook wat vinden van het zorgdossier, hoe ziet het zorgplan eruit, en voldoet het zorgplan aan de vereisten. Dit zijn nu nog met name handmatige controles. Ik verwacht dat we ValueCare op termijn ook gaan inzetten voor dat soort kwalitatieve controles.”