Terwijl de kosten in de gezondheidszorg behoorlijk onder druk staan, lopen bij veel zorginstellingen de personeelskosten alleen maar op. Door een tekort aan personeel en hoog ziekteverzuim, lijkt een forse inzet van overuren en externe inhuur onvermijdelijk.

De vraag luidt dan ook: hoe kun je als zorginstelling de externe inhuur terugdringen, zonder dat de kwaliteit van de zorg hieronder lijdt?

Stap 1: Maak alle relevante informatie op één plek beschikbaar

Een voorwaarde om personeelskosten te drukken is beter inzicht creëren in je personeelscapaciteit. Pas als je weet waar de grootste tekorten zijn, kan je zien waar je moet bijsturen en op welke manier je personeel maximaal kunt inzetten.

Helaas wordt de informatie die nodig is om dat overzicht te krijgen meestal in verschillende systemen bijgehouden. De beschikbare uren voor cliëntenzorg (te berekenen uit de contracturen min verzuim en opleiding) is beschikbaar in het personeelssysteem. Het verwacht aantal uren dat je zorg moet leveren (te berekenen uit het aantal cliënten en de bezettingseis) staat in het ECD. Dat maakt het bijna onmogelijk om de vraag en het aanbod met elkaar te vergelijken. Om wél een goed overzicht te creëren voor de managers, is het dus noodzaak om alle relevante informatie op één plek beschikbaar te stellen.

Zo kunnen ze in één oogopslag alle relevante informatie over beschikbare uren zien, zoals verzuim, contracten en opleidingsuren. Ook de oorzaken die ten grondslag liggen van overuren en externe inhuur komen op deze manier aan het licht. En het wordt mogelijk om de beschikbare tijd direct te vergelijken met de benodigde uren voor de zorg.

Stap 2: Doe tactische aanpassingen om personeel beter in te zetten

Met de nieuw verkregen inzichten kun je vervolgens tactische aanpassingen doen en zo normen actief bewaken. Heb je bijvoorbeeld een team met opvallend veel reistijd, dan kun je proberen hun afspraken slimmer in te plannen. Of zie je slecht gevulde dagbestedingsgroepen, dan is het allicht mogelijk om die te combineren.

Bijsturen kan op de korte én iets langere termijn. Rivas zet bijvoorbeeld in op steeds meer digitaal, slimmer samenwerken en een betere inzet van data om de toenemende zorgvraag het hoofd te bieden. Door het gebruik van dashboards voor iedere rol, kan iedereen bijsturen op zijn of haar werkgebied. Verpleegkundigen zien de resultaten van hun acties en kunnen daar de zorg op aanpassen, teammanagers sturen direct op capaciteit en budget, en het bestuur gebruikt de informatie om bij te sturen op trends op de langere termijn.

Stap 3: Werk intern samen, zodat minder externe inhuur nodig is

Naast het creëren van één overzicht is het belangrijk dat teams onderling samenwerken om onnodige inhuur te voorkomen. Alliade doet dit onder andere door slim te schuiven met vast personeel, om zo te besparen op flex-medewerkers en PNIL.

Dit is mogelijk doordat er tijdig inzicht in de gaten in de roosters wordt gegeven. Managers overleggen binnen de organisatie met elkaar hoe ze onderling met medewerkers kunnen schuiven, zodat het rooster optimaal kan worden gevuld met eigen mensen.

Kortom, het is essentieel om meer inzicht te creëren in de beschikbare en benodigde capaciteit binnen zorginstellingen. Hiervoor moeten verschillende systemen worden samengebracht in één omgeving. Vervolgens kunnen managers gepaste actie ondernemen met betrekking tot het inzetten van personeel en het bewaken van normen. Om dit optimaal te doen, is het van belang dat er wordt samengewerkt.

ValueCare biedt mogelijkheden om verschillende systemen samen te brengen in overzichtelijke dashboards. Hiermee hebben bestuurders en managers direct zicht op alle relevante informatie en kunnen ze actief sturen op de inzet van personeel.

Meer weten over capaciteitsmanagement van ValueCare?