Nadat Medisch Centrum Leeuwarden (MCL) in 2016 was overgegaan op een nieuw EPD, vond Liesbeth van Asperen, teamleider van de zorgadministratie, het hoog tijd om ook de controles in externe tools aan te pakken.

Valse positieven

Liesbeth: “We hadden wel een externe tool om juistheid, tijdigheid en volledigheid van de DBC- en verrichtingenregistratie te garanderen, maar dat was het eigenlijk steeds net niet.; we hadden heel veel valse positieven. We waren constant posten aan het controleren die eigenlijk goed waren.” Er waren weinig mogelijkheden om de controles aan te passen op de specifieke registratie binnen het MCL. En dus bleven we elke maand steeds dezelfde issues controleren, goedkeuren en aangeven waarom het goed was. Ontzetten frustrerend. Daarnaast vonden de medewerkers het ook niet fijn om in die tool te werken.

MCL besloot dus op zoek te gaan naar een nieuwe tool om te helpen bij de juiste, tijdige en volledige DBC- en verrichtingenregistratie. Na een uitgebreid selectietraject, waarbij alle mogelijke leveranciers de revue passeerden, bleven er twee opties over.

Liesbeth: “We hebben uiteindelijk gekozen voor ValueCare. Dat was vanwege de gebruiksvriendelijkheid en de ondersteuning bij de vragen die we hadden. Daarnaast is ValueCare ook een betrouwbare partij, waarvan verzekeraars weten ‘als de ZCD controles in ValueCare zijn gedaan, dan kloppen de controles en rapportages’. Daar kwam nog bij dat we uiteindelijk onze artsen willen gaan overtuigen om met de controletool te gaan werken. Dus we wilden ook een partij hebben die in artsenland een goede naam heeft. En dat heeft Valuecare.”

Drie successen

Als Liesbeth nu terugkijkt op de overstap naar ValueCare, ziet ze drie grote successen.

Het eerste succes was de implementatie. De druk op de overgang was vrij hoog. MCL wilde in september het contract met ValueCare afronden en meteen de techniek klaarzetten, zodat ze in oktober konden beginnen. Liesbeth: “We wilden het ZCD dat jaar meteen in ValueCare doen, omdat wij geen vertrouwen meer hadden in die andere partij. Maar de technische implementatie bleek vanuit onze kant heel stroperig te zijn, dus zijn we op 6 december pas live gegaan.”

Met een freezedatum half januari, betekende dat, dat er maar een maand was om alle mensen op te leiden, de ZCD controles aan te zetten en alle posten te verwerken. Dat leek praktisch onmogelijk, maar het lukte.

Liesbeth: “Ik sta er nog steeds versteld van dat we dat in een maand hebben geregeld. Het was echt een topprestatie. De samenwerking met Paula van ValueCare was heel goed. Ze kwam één of twee keer per week naar Leeuwarden en dan zaten we samen te werken in mijn kantoor. Paula kon altijd een collega in Utrecht bellen, die dan meteen dingen kon aanpassen. Dat heeft heel goed gewerkt.”

Horizontaal Toezicht

Het tweede succes kwam vorig jaar, bij de overgang naar Horizontaal Toezicht (HT). Liesbeth: “Wij wilden in januari 2021 over, maar daarvoor moesten we nog wel in het control framework de registratie van bepaalde risico's uitdichten. Uiteindelijk hebben we ook toen weer in een maand tijd bijna 80 controles aangezet, om die risico's die vanuit het control framework naar bovenkwamen te dichten.” Ook hierin verliep de samenwerking tussen medewerkers van het MCL en medewerkers van ValueCare soepel.

Volledigheidscontroles

Het derde succes is het opbouwen van de volledigheidscontroles. Liesbeth: “We hebben nu regelmatig een ‘focusdag’, waarop een paar van mijn mensen zijn vrij gepland en er zijn twee mensen beschikbaar van ValueCare. Dan gaan we 's ochtends controles die wij in test hebben analyseren, kijken we waar we nog vals positieven hebben en wat we willen aanscherpen. Dat bespreken we 's middags met het team van ValueCare. En dan staat het in de volgende release aan.”

Zo heeft MCL samen met ValueCare in korte tijd een stuk of 15 controles aangezet. Terwijl die volledigheidscontroles complexer zijn dan de HT controles en die voor Handreiking.

“Weer een halve ton binnengehaald”

Het team van MCL is heel blij met ValueCare. Dat komt door de goede samenwerking, maar ook door het resultaat dat ze zien. Liesbeth: “Je ziet het resultaat van het werk wat je hebt gedaan, en je ziet ook het geldbedrag dat er tegenover staat als je het goed doet. Dan zegt iemand; ‘Ik heb weer een halve ton binnengehaald.’ Dat vinden ze leuk om te zien.”

Veel medewerkers vinden het leuk om samen met ValueCare nieuwe controles te bouwen. Ze hebben dan direct invloed op de kwaliteit van de controles die ze zelf moeten uitvoeren en dat geeft energie. En het levert flinke verbeteringen op, in de processen en in de financiële gezondheid.

Liesbeth: “Het meest zichtbare resultaat is het aantal controles dat we in productie hebben. En een daling in het aantal constateringen. We hebben nu meer controles, maar minder constateringen. Daardoor zitten we in een proces van constante verbeteringen, in plaats van een eeuwige loop van steeds dezelfde constateringen oplossen.”

Zonder externen

Er is altijd wel wat nieuws om te doen. Maar omdat ze nu de processen op orde hebben en kunnen analyseren waar het niet goed gaat, kan het MCL team steeds optimaliseren. Liesbeth: “We hebben nu tijd om de projecten die op ons afkomen, vanuit MCL en vanuit de overheid, op te pakken zonder steeds externen in te huren.”

De volgende stap is om ValueCare ook bij de artsen te introduceren, zodat zij ook inzicht krijgen in waar ze onder-registreren of niet goed registreren. Al is het alleen maar om die dashboards te zien en om zichzelf te kunnen vergelijken met anderen.

Liesbeth: “In de volledigheidscontroles zagen we bijvoorbeeld dat er medebehandelingen werden geregistreerd, maar dat er geen andere verrichting bij was geregistreerd. Dat is gek. We zijn toen met de betreffende vakgroep in gesprek te gaan en die zeiden meteen ‘wij willen dat lijstje wel even zien’. Vanaf nu wordt de uitgevoerde verrichting er ook bij geregistreerd. Dat betekent een goede afleiding naar de juiste declaratiecode zonder dat de Zorgadministratie iets handmatig moet invoeren. Win-win.”

Toekomst

De komende maanden worden er opnieuw focusdagen ingepland, zodat ook andere volledigheidscontroles in productie gezet kunnen worden. Daarnaast is Liesbeth samen met Bram van ValueCare aan de slag gegaan met het maken van een nieuw dashboard. Dat dashboard helpt Liesbeth bij de productiebesturing van zowel de controles in ValueCare, als controles in het ZIS dat het MCL wordt gebruikt.