Inger Snijders werkt als adviseur bedrijfsvoering voor de ziekenhuisapotheek van het Erasmus MC. Ze geeft onder andere leiding aan de toepassing van Robotic Process Automation (RPA) bij de Apotheek. Erasmus MC werkt samen met ValueCare bij de toepassing van RPA bij de Apotheek en de Zorgadministratie. Wij vroegen naar de aanleiding voor het project en haar ervaringen.

Repeterende processen

Het idee om RPA toe te passen bij de Apotheek ontstond na een presentatie over de mogelijkheden. “In eerste instantie was het idee om RPA in het zetten binnen de financiële functie. We wisten dat er een aantal repeterende processen waren die veel tijd kosten in de hoek van de order- en factuurverwerking. Die processen bleken goed te automatiseren met RPA. De allerbeste ideeën kwamen toen we de mogelijkheden van RPA met wat meer collega’s besproken in de organisatie. Vooral het idee om een robot de medicatiegegevens te laten ophalen bij het LSP heeft voor een enorme tijdbesparing en kwaliteitsverbetering gezorgd.” Voorheen was het secretariaat dagelijks bezig met gegevens ophalen, nu doet een robot het en kunnen we zelfs gegevens ophalen voor de spoedeisende hulp.

Leerpunten

De eerste ervaring met RPA heeft ook leerpunten opgeleverd. ”Hoewel het eenvoudig lijkt, is het organiseren van de IT-randvoorwaarden een hele klus in een grote organisatie. Het installeren van de software op zich is eenvoudig maar die software moet wel draaien op een machine, je hebt toegang nodig tot applicaties en vanzelfsprekend moet je ervoor zorgen dat de informatiebeveiliging goed is geregeld.”

Verbeterplannen

Het ontwerp van RPA-oplossingen is een leuk proces maar vergt ook aandacht. “Ieder proces dat we aanpakken analyseren we zorgvuldig, dan blijkt dat er vaak al veel verbeterd kan worden zonder automatisering. Je merkt dat medewerkers die lang met systemen werken op den duur blind worden voor verbetermogelijkheden. In het kader van RPA-implementatie komen de verbeterplannen dan weer op gang.” Voor de bouw van de robots werkt de apotheek samen met Valuecare. “De samenwerking loopt prima, we vullen elkaar goed aan.”

Change management

“Change management vergt ook aandacht. We gaan echt op een andere manier werken en hierin moeten we het team meenemen. Onze mensen willen en moeten de controle hebben over wat ze doen. Als je robots inzet werkt dat ook maar op een andere manier. Uiteindelijk zijn medewerkers erg blij wanneer de robot routinematig werk uithanden neemt.

Digitalisering

“We zijn binnen de apotheek nog niet uitgeautomatiseerd met RPA en we zien dat ook op andere plekken in het huis ideeën ontstaan. Erasmus MC werkt aan organisatiebrede RPA-infrastructuur en inbedding van de technologie. Bij de Apotheek en op veel andere plekken in de organisatie verwachten we dat RPA-rol zal blijven spelen bij verdere digitalisering van processen.”