Nadat het Canisius Wilhelmina Ziekenhuis (CWZ) in 2020 overging op Horizontaal Toezicht (HT) vond de afdeling Zorgcontrol het tijd om meer te gaan focussen op het verbeteren van de registratie aan de bron. Hans de Boer is manager Zorgcontrol bij CWZ en zag kansen.

Hans: “Wij zijn een opleidingsziekenhuis, dus er lopen hier altijd tientallen A(N)IO’s rond. Dat zorgt voor een extra uitdaging voor afdeling Zorgcontrol omdat deze collega’s op de hoogte moeten zijn van de regels omtrent de registratie. Nu we over zijn op HT, willen we de tooling op een andere manier gaan gebruiken. We zijn meer aan het monitoren en verbeteren aan de bron, in plaats van achteraf te corrigeren”.

Voorop in Horizontaal Toezicht

Dat zorgde ervoor dat ze ook opnieuw gingen kijken naar de keuze voor een leverancier. CWZ heeft in het verleden met verschillende soorten tooling gewerkt voor de controles, dus er was wel vergelijkingsmateriaal voorhanden. CWZ kwam bij ValueCare terecht vanwege de mogelijkheden voor Horizontaal Toezicht. Hans: “ValueCare loopt voorop in HT. En de technische eisen leken ook goed aan te sluiten. Verder is het ook fijn dat ValueCare het beheer doet. We waren een beetje bang dat we daardoor flexibiliteit zouden inleveren, maar we zijn er achter gekomen dat ValueCare toch best wat maatwerk kan leveren.”

Alle controles getest in een aantal weken

De implementatie van de ValueCare tooling was na wat aanloopproblemen met de ICT snel geregeld. Hans: “De samenwerking tijdens het implementatietraject en de snelheid waarmee we dat gedaan hebben, daar ben ik heel blij mee. Vaak zijn dat toch slepende trajecten die zo een jaar of langer duren. Maar door het goed te scopen en voor te bereiden hebben we het nu heel snel gedaan. Het testen van de controles duurde maar een aantal weken”.

Goede voorbereiding en genoeg testcapaciteit

Dat was natuurlijk alleen mogelijk met een goede voorbereiding en genoeg testcapaciteit. Hans: “Het kan alleen zo snel met een hele goede voorbereiding en door de mensen echt vrij te maken. Dit was mogelijk doordat wij reeds werken met een scrumteam voor Horizontaal Toezicht. De testwerkzaamheden werden uitgevoerd door dit team. We hebben de implementatie met de consultants van ValueCare goed voorbereid, in een paar weken tijd hebben we drie keer online samengezeten. We hebben een team van 10 mensen twee middagen per week vrijgemaakt om te testen. Die waren ook goed voorbereid, we hebben ervoor gezorgd dat iedereen zich goed had ingelezen op Normenkaderzorg.”

Elisa Jansen was als projectleider vanuit CWZ verantwoordelijk voor die snelle implementatie. Elisa: “Als projectleider was ik een paar weken met niks anders bezig dan de implementatie van ValueCare, van s ’ochtends vroeg tot s ’avonds laat. De focus was daardoor heel groot. Tijdens de middagen dat wij aan het testen waren, sloten de consultants van ValueCare vaak aan. Daardoor waren de lijnen heel kort, je begrijpt elkaar heel snel. En op de achtergrond hebben de dataspecialisten van ValueCare ook keihard gewerkt. De hele implementatie heeft online plaatsgevonden. We hebben ontzettend goed samengewerkt o.a. met online inloopspreekuren.”

Minder vals positieve meldingen

Tijdens de implementatie moesten alle controles uit het oude systeem worden overgezet en getest. Alles wat al was ingeregeld in het control framework voor HT moest immer blijven werken. Maar CWZ wilde ook meteen wat verbeteringen doorvoeren. Elisa: “We hadden al wat onderwerpen op de plank liggen, controles die we graag wilden maar die we nog niet hadden gebouwd. Die hebben we meteen meegenomen bij de implementatie van ValueCare. En waar het kon, hebben we de controles ook meteen verbeterd zodat we nog beter op de risico’s kunnen sturen en minder vals positieve meldingen krijgen. Dat scheelt nu tijd in de verwerking.”

Hans: “Als ziekenhuis vinden we het heel belangrijk dat we controles aanzetten die zaken signaleren waar we ook echt iets aan hebben. Niet zoveel mogelijk signaleren en daarna wel kijken wat we ermee doen. Kwalitatief is het een goede implementatie geweest. Wat er staat is ook echt goed, we hoeven er niet meer aan te sleutelen”.

Nu de focus op volledigheid en innovatie

De afgelopen jaren lag de focus voor CWZ vooral op rechtmatigheidscontroles. Maar nu die live staan in ValueCare, gaan Hans en Elisa de focus verleggen naar het opsporen van onder-registratie. Hans: “Controleren op volledigheid deden we eerder maar marginaal. De aandacht lag altijd bij rechtmatigheid. Ik ben heel benieuwd wat we gaan vinden met de volledigheidscontroles. Daarvoor moeten we goed monitoren, maar de tooling van ValueCare maakt de financiële opbrengsten goed zichtbaar.”

Hans: “Verder willen we voorop lopen als het gaat om innoveren. Ik geloof dat ValueCare daar een goede partij voor is”.