Ziekenhuis Gelderse Vallei (ZGV) is als een van de eerste ziekenhuizen in Nederland begonnen het administratieve werk te automatiseren. Dat heeft in een paar maanden al flinke tijdsbesparingen opgeleverd.

Martijn Hendriks, lid van de raad van bestuur bij ZGV vertelt: “In korte tijd is er al veel gelukt. We hebben nu 11 controles geautomatiseerd. Dat zijn 6000 kliks met gemiddeld 5 minuten per actie. De besparing is dus al 1000 uur in totaal en de inschatting van de ROI hebben we nu al gerealiseerd.”

De drempel om te beginnen met automatiseren was minder hoog dan veel ziekenhuizen verwachten. Martijn: “We zijn bewust met een proof of concept begonnen. Hiermee was de investering in tijd en geld te overzien. Tevens is het een mooie laagdrempelige manier om medewerkers mee te nemen in de veranderingen. En als de PoC niet succesvol was geweest had het ons niet veel gekost en zaten we niet op een eenrichtingsweg waar we niet meer terug konden”

Successen verder uitbouwen

De proof of concept was succesvol, dus nu zet ZGV door. Martijn: “Automatisering heeft heel veel potentie. Het sluit volledig aan bij onze visie waarin wij klaar willen zijn voor de toekomst waarin digitalisering een grote rol speelt. En we hebben ook financieel gekeken hoe we dingen slimmer kunnen inrichten. Nu we de eerste successen zien gaan we kijken hoe we die besparingen kunnen materialiseren. Het afwerken van al die acties gebeurt bij de secretariaten van de poli’s, dus er zijn nu veel kleine beetjes werk die bij verschillende mensen wegvallen. Maar we denken dat we daar nog meer werk kunnen automatiseren.”

Dat betekent nog meer controles automatiseren en kijken naar andere administratieve processen. Martijn: “We gaan de successen verder uitbouwen. En we zijn ook aan het kijken naar het gebruik van datamining in tekst. Door AI in te zetten op de verslaglegging kun je de verrichtingen automatisch uit het verslag halen. Dat gaat bijdragen aan het verbeteren van de registratie en kan de registratielast bij de verpleegkundigen en de artsen verlagen.”

Het werk naar een hoger niveau

De automatiseringsslag is tot nu toe goed geland bij de medewerkers. Martijn: “De zorgcontrol medewerkers zijn heel tevreden. Zij zien het niet als bedreiging, maar willen juist een stap maken naar minder repeterend werk en meer advisering. Hun werk wordt hierdoor ook interessanter en meer divers.”

De aanpak heeft een grote rol gespeeld bij die acceptatie. Martijn: “Klein beginnen en dan uitbouwen is zeker onderdeel van het succes. Eerst laten zien dat het werkt zorgt voor acceptatie bij de medewerkers. Sommige mensen hebben toch wat koudwatervrees of zijn minder vertrouwd met digitalisering. Maar we zien dat het team er echt wat mee doet.”

Minder handjes nodig

Martijn: “We hopen uiteindelijk minder handjes nodig te hebben. Deze oplossing kan echt een bijdrage leveren aan het oplossen van de personeelsproblemen. We moeten naar een hybride ziekenhuis, waar technologie een deel van de arbeid gaat vervangen. Dit is aan de administratieve kant een hele mooie oplossing.”

De mogelijkheden zijn eindeloos

Er zal de komende jaren nog flink verder geautomatiseerd worden bij ZGV. Martijn: “Samen met ValueCare werken we aan verdere automatisering van de registratie. We hopen ook te kunnen versnellen op andere dossiers met kansen voor automatisering. Het zou bijvoorbeeld mooi zijn om naast de registratie voor de zorgverzekeraars straks ook de kwaliteitssystemen automatisch te kunnen voeden. Dan is er minder tijd van verpleegkundigen nodig voor betere kwaliteitsverslagen. Volgens mij zijn de mogelijkheden eindeloos.”