Pantein is gestart met een AI controle op feitelijke levering van ongeplande zorg. Daarbij wordt de verslaglegging met een AI model automatisch en 100% gecontroleerd op rechtmatigheid. Lijncontroles en steekproeven zijn dus niet meer nodig.  

Martien Wolf, interne controle functionaris bij Pantein, vertelt: “We moeten als zorginstelling voldoen aan de regels van de NZA en aan onze contractuele afspraken. En wij willen dat proces beheersen. We werken al een paar jaar met de controles van ValueCare en kunnen sommige risico’s al integraal controleren. Dat wilden we verbreden, zodat we steeds minder steekproeven hebben.”

Aan de slag met AI

Pantein wilde aan de slag met AI, maar zonder daar meteen een groot project van te maken waarvoor zorgverleners en controllers wekenlang van hun werk gehouden zouden worden. Daarom kozen ze ervoor met één controle te beginnen: die voor feitelijke levering van ongeplande zorg. 

Martien: “We willen kwalitatief goede zorg leveren, én daar de juiste vergoeding voor ontvangen. Dus controleren we of de registratie juist en volledig is. Dat kunnen we nu voor ongeplande zorgmomenten automatisch uit de rapportages destilleren. We hebben ervoor gekozen om met ongeplande zorg te beginnen omdat dat relatief klein is. Het komt niet zo veel voor, maar er staat wel een hoger tarief tegenover. Die controle deden we al steekproefsgewijs, maar nu kan het integraal. Steekproeven geven toch minder zekerheid.”

Maartje den Hartog, zorgcontroller Care, vult aan: “We wilden aan de slag met AI, maar wel onder voorwaarden. Privacy en veiligheid zijn voor ons heel belangrijk. En onze ervaringen met ValueCare zijn heel goed, dus dit was een mooie mogelijkheid om samen met hen iets te ontwikkelen. 

Implementatie in één week

De implementatie van de nieuwe controle viel erg mee. Maartje: “Het was voor ons nieuw om zo’n AI controle te ontwikkelen, dus we wisten niet wat we konden verwachten. Maar het ging heel snel. Het team van ValueCare is een paar dagen op bezoek geweest. Wij hebben wel input geleverd, maar het gros van het werk heeft ValueCare gedaan.”

Martien: “We hebben het vooraf goed doorgesproken en afgebakend. Daardoor konden we een goede start maken. Het kosten een ons een paar uurtjes in de voorbereiding, daarna kon ValueCare aan de slag. De ontwikkelweek duurde van maandag tot donderdag en op de tweede dag kregen we de eerste resultaten al te zien. We konden dus snel terugkoppeling geven en echt meedenken. Het ging snel en goed.” 

Meteen aan de slag met de testresultaten

Pantein is nu aan het testen met de nieuwe controle. En de eerste resultaten zijn veelbelovend. Martien: “Er is meteen een goede betrouwbaarheid en de eerste inzichten zijn positief. Er zijn nog een paar dingen die we willen verfijnen, daar gaat ValueCare nog mee aan de slag. Daarna gaan we de controle uitrollen naar alle medewerkers.” 

Maartje: “Er komen al best veel bevindingen uit de controle, dus dat pakken we ook op met de zorg. Het wordt zo steeds inzichtelijker waar we de zorg kunnen ondersteunen. En dit gaat sneller dan steekproeven of lijncontroles. Het scheelt ons wel tijd.” 

Martien: “We verwachten met deze controle ook een leereffect te bereiken. Dat mensen steeds sneller zien: als ik het zo rapporteer dan klopt het. Daardoor wordt het proces steeds efficiënter. We hoeven minder achteraf recht te zetten. En we hebben meer zekerheid nu, dat we voldoen aan de wet- en regelgeving.”

Meer meedenken en ondersteunen

Van het uitrollen van de controle naar hun collega’s verwachten Martien en Maartje geen problemen. Maartje: We zijn in 2021 gestart met ValueCare en die implementatie ging zo goed als vlekkeloos. De zorg heeft ValueCare goed ontvangen en werkt er ook goed mee. Dus ik verwacht dat de implementatie van deze nieuwe controle ook goed zal verlopen.”

Op de afdeling zorgcontrol verwachten ze ook enthousiasme. Martien: “Je krijgt met dit soort controles meer tijd beschikbaar om echt ondersteuning te bieden aan de zorg. Meer waardevolle adviezen geven en minder tijd besteden aan steekproeven.” Maartje: “Nu we minder tijd nodig hebben voor steekproeven, kunnen we meer diepgaande analyses maken. We kunnen meer sturen, bij welk team gaat het goed en waar niet. En we kunnen de mensen bij wie het niet goed loopt gericht gaan helpen of opleiden. Met de steekproef weet je nooit waar het wel of niet goed gaat, maar nu kunnen we dat wel zien. Daar ben je voor als zorgcontrol, om mee te denken en te ondersteunen.  Dat is ook het leukere werk.”

Nieuwe AI controles

Martien en Maartje kijken ook al vooruit. Als deze controle straks draait, willen ze kijken naar nieuwe AI controles om toe te voegen. Martien: “De eerste inzichten zijn heel positief. Dus we kijken ook naar andere opties voor AI. Dezelfde controle doen op volledigheid, dat is de eerstvolgende stap. Wat als ongeplande zorg wel gerapporteerd is, maar niet geregistreerd? En we kijken ook vooruit, naar wat deze technologie kan doen om het proces voor zorgverleners verder te verlichten. Daar verwachten we nog veel meer mogelijkheden.”