Zoals veel zorginstellingen heeft ook Verslavingszorg Noord Nederland (VNN) te kampen met de krapte op de arbeidsmarkt. Maar de vraag naar verslavingszorg neemt niet af. VNN probeert het werk efficiënter te organiseren, zodat er voldoende tijd is voor cliëntgesprekken. Janneke Procee, directeur bedrijfsvoering bij VNN vond bij ValueCare een logische oplossing om slimmer te werken. 

Pilot

De digitale assistent van ValueCare is één van die manieren om efficiënter te werken. Daarmee deed VNN een geslaagde pilot van 3 maanden. De digitale assistent maakt automatisch verslagen van intakes en behandelgesprekken, zodat behandelaren minder tijd kwijt zijn aan administratie. Janneke: “Het is een oplossing die simpel werkt. Als je het één keer hebt gezien, dan kun je ermee werken. De behandelaren zijn er enthousiast over, dus we gaan de digitale assistent vanaf januari organisatie breed uitrollen.”

Tijdens de pilot met de digitale assistent hebben 15 behandelaren ermee gewerkt. In 3 maanden heeft VNN samen met ValueCare de techniek ingericht, de software getest en de pilot gedraaid. Janneke: “We zijn met twee behandelaren begonnen, die hebben het samen met het team van ValueCare opgebouwd. Ze werden goed door de consultant van ValueCare begeleid en konden daardoor snel aanpassen wat niet meteen goed werkte. Daarna hebben ze de digitale assistent gepromoot bij de rest van het team en zijn er 15 mensen mee aan de slag gegaan.”

Privacy

Janneke: “De behandelaren die in de pilot met de digitale assistent werkten, zijn erg enthousiast. Het levert ze tijd op en geeft meer rust tijdens de gesprekken. Er was voor de start wel wat huivering, vooral vanwege de privacy. Maar we hebben meteen een security analyse gedaan, met goede uitkomsten. Je moet even wennen aan het feit dat de assistent meeluistert, maar als mensen merken hoeveel baat ze erbij hebben zijn ze snel over dat ongemak heen. En cliënten nemen het een stuk makkelijker aan dan we hadden verwacht. Behandelaren hebben meer aandacht en focus tijdens het gesprek met cliënten. Dat is een groot voordeel.”

Tijdswinst

Dankzij de digitale assistent hebben behandelaren meer tijd voor de cliënt. De behandelaren bij VNN geven aan dat de digitale assistent een half uur bespaart per intake en 15 minuten per voortgangsgesprek. Janneke: “Er komt meer rust in het gesprek en er gaat minder tijd zitten in de verslaglegging. Die tijd hebben we vaak hard nodig in het hier en nu, maar kan ook helpen om afspraken beter te kunnen plannen of om de wachtlijst te verkorten.”

Daarnaast zijn de rapportages nu uniform. Janneke: “Collega’s die nog niet met de digitale assistent werken vragen soms ‘hoe kom je aan zo’n mooi verslag’? Het valt ze echt op.” En er bleek nog een voordeel te zijn, dat niemand bij VNN verwacht had. Janneke: “Je kunt de cliënt meteen laten meekijken in het door de digitale assistent gegenereerde verslag. Dat geeft extra commitment op de acties die ze zelf na de afspraak moeten doen. Daar zit een onverwacht voordeel.”

Uitrol

Nu de pilot zo succesvol is, start VNN met de uitrol door de hele organisatie. Janneke: “Daar nemen we een aantal kwartalen de tijd voor. We pakken het eerst in kleine groepen op, zodat we mensen een demo kunnen geven en ze het zelf ook kunnen testen. Daarna gaan we steeds meer per team uitrollen.” 

Er wordt ook al gewerkt aan nieuwe functionaliteit in de digitale assistent. Janneke: “Zodra je ermee werkt, heb je ook nieuwe ideeën over wat nog meer handig zou zijn. Er wordt bijvoorbeeld al gewerkt aan een samenvatting van de laatste paar gesprekken, die behandelaren kunnen gebruiken in hun voorbereiding. En aan het afhandelen van de registratie binnen het EPD. Dat zou ook fantastisch zijn. We zetten zo de weg open om het werk echt beter te maken voor behandelaren. We kunnen de administratieve lasten voor hen verlichten , waardoor er meer tijd en aandacht voor de cliënten ontstaat. Daar doen we het tenslotte voor.”