Kwadrant begon zeven jaar geleden aan een pittige klus: de financiële productieverantwoording zó inrichten dat het bestuur weer rustig kon slapen. Dat is inmiddels meer dan gelukt. Kwadrant is nu een voorloper in de langdurige zorg, in control en daarmee een betrouwbare partij voor de verzekeraar.

Manager Risico & Compliance André de Wit blikt terug op de weg van hoog risicoprofiel naar branche‑breed voorbeeld en legt uit welke rol ValueCare daarin speelde.

Accountantsverklaring

In 2018 luidde de externe accountant de noodklok: er waren zulke grote risico’s in de productieverantwoording dat er een controleverklaring met beperking werd afgegeven. Dit was al snel in beeld bij het nieuw aangetreden bestuur, dat besloot dat er snel een structurele oplossing moest komen. Kwadrant wilde écht in control komen op de productieverantwoording.

Productieverantwoording met ValueCare

De toenmalige manager Finance & Control had al goede ervaringen met ValueCare. André: “Hij wist dat de software in korte tijd de grootste risico’s zichtbaar kon maken. En ValueCare bleek de enige die al dagelijkse, geautomatiseerde controles bood én die had laten certificeren volgens de ISAE‑standaard. Dat gaf de doorslag.”

Top-down implementatie

De invoering verliep projectmatig. Er kwam een stuurgroep met bestuur, IT, Finance & Control, Risk & Compliance en een consultant van ValueCare, plus een projectgroep uit zorgadministratie en AO/IC. “Het was, gegeven de urgente van het vraagstuk, echt een top‑down beslissing,” herinnert De Wit zich. “Dat hielp om tempo te maken, maar betekende ook dat we later bewust naar borging in de lijn moesten werken.” Toen de basis stond, transformeerde de structuur: de stuurgroep werd de risicocommissie en de projectgroep groeide uit tot beheergroep. 

Snel in control

Het eerste doel in de implementatie was om zo snel mogelijk in control te komen. Dat deed Kwadrant door goed te kijken welke controles de grootste impact hadden. André: “Aan alle controles zijn bedragen gehangen. Dat maakt het meteen tastbaar.” 

Daarnaast moest de interne controle functie beter en daarmee de druk van de accountant omlaag: minder uren, minder kosten. Tot slot was het doel om meteen een duurzaam raamwerk neer te zetten dat later ook voor andere risicodomeinen bruikbaar zou zijn. “Ons hoofddoel was niet besparen op accountantskosten, maar écht in control zijn. Doe je de dingen in één keer goed dan is besparing een logisch effect,” nuanceert De Wit.

Van grootste risico naar visitekaartje

Die aanpak wierp snel vruchten af. André: “We waren de eerste ouderenzorginstelling waar de accountant daadwerkelijk op dit soort controles durfde te steunen.” De productieverantwoording verdween daarmee van de lijst met toprisico’s. Met minder mensen worden nu méér reviews gedaan, óók op het kwaliteitskader, NEN 7510 en andere compliance‑onderwerpen. De zorg draait efficiënter, de accountant heeft minder werk en de factuur valt lager uit. 

Intussen gebruiken collega‑organisaties het normenkader dat Kwadrant samen met een aantal collega-instellingen en ValueCare opstelde één‑op‑één als vertrekpunt. André: “We hebben een sterk kennisnetwerk met een aantal andere grotere ouderenzorginstellingen. Daarmee kijken we elk jaar wat de belangrijkste risico’s en controles zijn. En we zien dat 9 van de 10 altijd overlappen. Een pakket als ValueCare werkt heel goed als je als sector zoekt naar standaardisatie. Dan profiteer je van schaal, kun je met minder mensen meer doen en als je doet wat je zegt, groeit het vertrouwen van de accountant vanzelf.”

Verder kijken naar kwaliteit van zorg

Met de financiële kolom op orde kijkt Kwadrant verder. “Als je met ValueCare een geautomatiseerd raamwerk voor productieverantwoording kunt bouwen, waarom dan niet voor kwaliteit van zorg?” Samen met ValueCare ontwikkelt de organisatie nu een proeftuin voor geautomatiseerde kwaliteitscontroles, mogelijk verrijkt met AI. De Wit ziet kansen voor landelijke opschaling—net zoals bij het normenkader voor de financiële productieverantwoording.