Radar begon in 2022 met ValueCare om de volledigheid van de facturatie te verbeteren en de transparantie binnen de organisatie te vergroten. In eerste instantie kreeg volledigheid voorrang: ‘euro’s boven water halen’. Toen de volledigheidscontroles goed draaiden, ging de zorgadministratie aan de slag met controles om de dossiers beter op orde te houden en de administratieve lasten te verlagen. En afgelopen herfst was het tijd voor de volgende stap: de uitrol van ValueCare naar 600 medewerkers. 

Heel krachtig

Yvonne Heuvelmans, medewerker zorgadministratie bij Radar was daar nauw bij betrokken. Yvonne: “We willen met ValueCare gemiste omzet terughalen en transparanter maken wat er wel goed en minder goed gaat. Met ValueCare kun je makkelijker zien wat de risico’s zijn, welke dossiers wel en niet op orde zijn en de hele organisatie krijgt meer overzicht. Het is ook makkelijk te gebruiken voor alle medewerkers. ValueCare pusht de berichten en het is voor managers veel duidelijker wat nog open staat en waar ze op moeten sturen.”

De decentrale uitrol van ValueCare moet ervoor zorgen dat de hele organisatie meer inzicht krijgt in wat er wel en niet goed gaat. En dat het makkelijker wordt om werk over te dragen. Yvonne: “Veel medewerkers hadden alles in hun hoofd zitten of maakten een eigen Excel lijstje. Als er iemand weggaat of uitvalt gaat er daardoor een hoop kennis verloren. Nu is het transparanter.”

Zorgadministratie in de lead

Bij de uitrol van ValueCare naar de zorgmedewerkers nam de zorgadministratie de lead. Yvonne: “Zoiets gaat niet vanzelf, er moeten een paar voorlopers zijn. Sommige medewerkers waren meteen enthousiast en zagen het echt als uitkomst. Anderen hadden wat meer weerstand tegen de verandering en wilden niet meteen hun eigen lijstjes loslaten.”

Maar de respons is erg goed. Yvonne: “Onze communicatieafdeling heeft interviews gedaan bij de medewerkers en daar kwamen mooie quotes uit. Mensen vinden het fijn dat het nu overzichtelijk is wat ze moeten doen. De medewerkers hebben alle belangrijke informatie in één beeld, in plaats van alles in aparte Excel sheets, meerdere dashboards én in het hoofd. Nu werken ze vanuit één overzicht. Ze hebben het gevoel dat ze meer in control zijn. Toen ValueCare er op een dag even uitlag, kreeg ik meteen vragen. Mensen misten hun actielijst.” 

Kortere lijntjes

Behalve meer overzicht voor de medewerkers, zijn ook de lijntjes naar de zorgadministratie korter geworden. Yvonne: “Dat was voor ons ook een doel. Eerder waren de lijnen van de zorgadministratie naar de medewerkers te lang. Nu is er via ValueCare een nieuwe brug geslagen. Wij proberen er echt te zijn voor de medewerkers en ze te ondersteunen bij vragen of problemen. De communicatie is daardoor verbeterd. En dat zorgde ook weer voor een betere uitrol. Twee vliegen in één klap dus.”

Minder fouten

Radar ziet nu ook dat het aantal registratiefouten vermindert. Yvonne: “Wij zagen vroeger meer fouten in de mutaties van de zorgverleners. Dat is voor ons een groot voordeel met declareren. En we zien dat signaleringen sneller opgelost worden en dat er meer dossiers op orde zijn. Eigenlijk heeft de uitrol van ValueCare veel teweeggebracht in een korte tijd. De organisatie is transparanter geworden en de aansturing gaat op een overzichtelijke manier, van manager tot SGB’er tot zorgadministratie. Dat is wel het unieke van ValueCare.”

Het gaat dus goed. Maar dat betekent niet dat Yvonne nu klaar is. “Het kan nog naar een hoger niveau getrokken worden. We willen de lijntjes nog korter maken. En de dagelijkse aansturing kan nog steeds beter, dan gaan de openstaande signaleringen verder omlaag. Er zijn signaleringen op het financiële stuk, waar we nog meer aandacht aan kunnen geven. Als die verder zakken, hangen daar ook weer financiële voordelen aan.”