Rechtmatigheidsverantwoording is een uitgelezen kans om de kwaliteit van de interne bedrijfsvoering te verbeteren. Onder meer door kritisch te kijken naar het moment waarop risico’s in beeld komen zodra ze zich voordoen. Is dat in jouw gemeente vrijwel direct of zit daar een langere periode tussen?

Kies je voor rechtmatigheidsverantwoording van ValueCare, dan kies je ook voor directe feedback. En dat betekent dat medewerkers direct een seintje krijgen zodra een risico zich aandient. In dit artikel laat ik je zien wat de voordelen zijn van directe feedback en hoe dat precies werkt.

Wat is directe feedback?

Directe feedback betekent bij ValueCare dat er bij 100% controles binnen 24 uur - en niet bijvoorbeeld pas aan het einde van het jaar - een signaal wordt afgegeven zodra een risico zich voordoet. Dit signaal wordt neergelegd bij de verantwoordelijk medewerker(s) of afdeling.

Voor onze steekproef module betekent dat er met enige regelmaat een automatische trekking plaatsvindt. Ook deze wordt automatisch neergelegd bij de juiste medewerker(s). Uiteraard vraagt deze melding om een vooraf vastgelegde registratie.

De voordelen van direct feedback.

De kwaliteit van de interne beheersing stijgt vrijwel per direct als medewerkers snel kunnen ingrijpen zodra een risico zich voordoet. Dat komt omdat medewerkers, afdelingen en organisaties dankzij deze directe feedback risico’s écht kunnen beheersen.

Dankzij directe feedback kunnen medewerkers snel optreden en voorkomen dat risico’s uitgroeien tot onbeheersbare uitgaven. Met alle vervelende gevolgen voor de inwoners die het betreft en de organisatie zelf. Een voorbeeld hiervan is het besluit om zorg toe te kennen aan een inwoner die - na een automatische 100% controle - toch niet in juiste gemeente woonachtig blijkt te zijn.

Ook niet onbelangrijk: dankzij directe feedback blijft de professional echt in control. Ze kunnen eventuele eerder genomen besluiten indien nodig direct bijsturen.

Zo werkt directe feedback en de 100% controles:

Bij onze 100% controles voeren wij iedere 24 uur slimme checks uit op de onderliggende datasets. Zodra een afwijking wordt geconstateerd, treedt - volledig geautomatiseerd én conform 3 lines - de volgende workflow in werking:

• Vroeg in het proces krijgt de verantwoordelijke medewerker/manager/team op de werkvloer - de eerste lijn - een melding. Op basis hiervan kan direct actie worden ondernomen en wordt een eventuele fout direct hersteld. Dankzij deze manier van werken beschikt de eerste lijn echt over tooling waarmee ze de primaire verantwoordelijkheid voor een correcte uitvoering van individuele processen ook kan dragen. 
• Via handige overzichten in het ValueCare portaal wordt Planning & Control - de tweede lijn - optimaal gefaciliteerd in haar rol: ondersteunen van de eerste lijn en toetsen of de vastgelegde beheersmaatregelen ook echt worden uitgevoerd. 
• Op basis van actuele managementinformatie kan Interne Audit - de derde lijn - onder meer audits verzorgen en advies geven aan het bestuur. Dankzij deze transparante manier van werken is de onafhankelijkheid van deze derde lijn maximaal.

Zo werkt directe feedback (geautomatiseerde) steekproef:

Waar mogelijk doen we 100% controle, daar waar dat niet mogelijk is wordt een steekproef uitgevoerd. Dit gebeurt niet meer handmatig aan het einde van het jaar. Wij zorgen voor een geheel geautomatiseerde steekproeftrekking die periodiek (bijvoorbeeld per maand of kwartaal) plaatsvindt. Hierbij worden ook de vragen en het (centraal) vastleggen volledig ondersteund. Hierdoor beschikt jouw organisatie ook meteen over de onderbouwing van het jaarrekeningtraject met een goede audit-trail.

Meer weten over rechtmatigheidsverantwoording en directe feedback?

Download dan hieronder ons stappenplan. In het stappenplan lees je onze bewezen aanpak om binnen 60 dagen een stevige basis te leggen voor rechtmatigheidsverantwoording. Vol met praktische tips en voorbeelden.